Temat: Prokurent

Witam,
poproszę o pomoc i odpowiedź na pytanie - czy prokurent posiadający prokurę samoistną powinien mieć dodatkowe pełnomocnictwo do reprezentowania spółki w zakresie powierzania danych osobowych, podpisywania umów zawierających tego typu zapisy, czy powinien mieć odrębne upoważnienie do nadawania upoważnień pracownikom do przetwarzania danych osobowych.

Będę bardzo wdzięczna za odpowiedź. Na jednym ze szkoleń spotkałam się z odpowiedzią twierdzącą na powyższe pytania, lecz dziś poproszono mnie o podanie podstawy prawnej i niestety poległam...

Pozdrawiam
Anna

Temat: Prokurent

W zasadzie sama sobie już dałaś odpowiedź - poległaś na znalezieniu podstawy prawnej.

Moim zdaniem, prokurent (z definicji) posiada samoistne/ustawowe upoważnienie takie samo jak kierownik jednostki (prezes spółki, dyrektor). Gdyby GIODO twierdził inaczej, to musiałby wskazać przepis prawa.

ps.
Czy na szkoleniu podali podstawę prawną ?

Temat: Prokurent

Anna Ś.:
Witam,
poproszę o pomoc i odpowiedź na pytanie - czy prokurent posiadający prokurę samoistną powinien mieć dodatkowe pełnomocnictwo do reprezentowania spółki w zakresie powierzania danych osobowych, podpisywania umów zawierających tego typu zapisy, czy powinien mieć odrębne upoważnienie do nadawania upoważnień pracownikom do przetwarzania danych osobowych.

Będę bardzo wdzięczna za odpowiedź. Na jednym ze szkoleń spotkałam się z odpowiedzią twierdzącą na powyższe pytania, lecz dziś poproszono mnie o podanie podstawy prawnej i niestety poległam...

Pozdrawiam
Anna

Jaki typ organizacji? (szukamy przepisów szczególnych)

I tak nieco naprowadzając, że to nie będzie łatwe zadanie. reprezentacja a prowadzenie spraw to dwie różne rzeczy.

Temat: Prokurent

Spółka jest spółką z o.o. zarządzaną przez prezesa zarządu.

Temat: Prokurent

Do spółek z o.o. odnosi się kodeks spółek handlowych. Tam w art. 373§3 zawarto odesłanie do przepisów o prokurze (kodeks cywilny). Ten zaś stanowi:
Art. 109 ze zn.1. [Prokura]
§ 1. Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Tak więc prokurent ma z mocy ustawy prawo do reprezentowania jak i prowadzenia spółki. Skoro ustawodawca nadał prokurentowi uprawnienia do prowadzenia przedsiębiorstwa, to nie można tego uprawnienia ograniczać decyzją przedsiębiorcy (nadawanie upoważnień jest elementem prowadzenia przedsiębiorstwa).

Temat: Prokurent

Oj... ;-) To rozdział o akcyjnych, a tu mamy Sp z o.o. I chyba nieco zamieszania... Art 205 KSH

Standardowym rozwiązaniem w sp. z o.o. jest regulamin zarządu, ważne aby wynikał z umowy spółki.

Precyzuje wewnętrzne zasady funkcjonowania zarządu, np wskazując konkretnych członków i ich zakres odpowiedzialności. Rozwiązanie mające na celu wskazanie w kolegialnym organie zarządzającym osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych - to temat jednego z wyroków SA (albo nawet WSA), na podstawie którego wiele zarządów dopracowało się właśnie regulaminów. W skrócie chodziło o to, że odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów UODO ma w tle odpowiedzialność karną, która jest personalna (przypisana osobie).

Przy czym akurat prokurent + prezes to raczej nie jest organ kolegialny ;-) Niemniej warto to też uregulować - wskazując co kto robi, żeby sobie nie wchodzili w drogę.

Podobne regulacje obejmują np. kodeks pracy.

W związku z tym, aby odpowiedzieć sobie samej na zadane pytanie - poszukaj rozwiązań precyzujących zakresy działania członków zarządu.

I co ważne bo problem może rodzić kwestia ograniczania prokurenta. KC zna dwie zasady ograniczenia - prokurę łączną i oddziałową, ale... to chodzi o coś nieco innego, co ma tez miejsce przy zarządach (KSH).

Otóż z punktu widzenia prawa - co do zasady ani członek zarządu spółki prawa handlowego ani prokurent nie mogą być ograniczani w zakresie swojej reprezentacji. Nie ma w wyciągach z KRS informacji, że np. Jan Kowalski to odpowiada za sprawy kadrowe, a Franek Dolas za sprawy IT, a Piotr Nowak za sprawy związane z logistyką i zaopatrzeniem. I ten pierwszy może podpisywać umowy o pracę, a ten drugi kontrakty z IT, za to trzeci umowy leasingu.

To wynika właśnie z regulaminu zarządu, bo formalnie dla strony tej spółki zarówno Janek jak i Franek dysponują odpowiednią reprezentacją spółki do tego aby wziąć sobie po Ferrari w leasing. Mimo, że to jest domena Piotra. Co ciekawe - z punktu widzenia firmy leasingowej i ogólnie KC - te umowy będą ważne. I to jest to, co dotyczy też prokurenta.

Art 109(1) - par 2 mówi o ograniczeniu PROKURY w stosunku do osób TRZECICH.
Dokładnie ten sam zakres ma art 204 par 3 - w stosunku do członków zarządu sp z o.o. a wyjaśniłem na przykładzie leasingu.

Reasumując. Ograniczenie prawa do reprezentacji wobec osób trzecich oznacza, że jeśli prokurent jest prokurent, to jeśli podpisze umowę o powierzeniu danych osobowych - to ta umowa będzie ważna. To ten skutek u osób trzecich

Ale jeśli w organizacji ustalono i przyjęto, że ADO będzie reprezentowany przez konkretnego członka zarządu (lub prezesa) - to ten członek odpowiada za ochronę danych osobowych. I jeśli prokurent wyjdzie poza swoje kompetencje, to może odpowiadać przed przedsiębiorcą. A jeśli naruszy wewnętrzne zasady ochrony danych osobowych, skutkujące odpowiedzialnością karną - to jego też się "ogarnie", wskazując jako tego, który nabroił.

Innymi słowy - ... to zależy ;-) Czyli ulubione stwierdzenie konsultantów. Dodam tylko, że to w interesie właściciela lub właścicieli spółki jest posprzątanie w tym zakresie i wprowadzenie regulacji oraz ich egzekwowanie, bo w ostatecznym rozrachunku może im się oberwać.

Temat: Prokurent

Grzegorz K.:

Innymi słowy - ... to zależy ;-)

Mam inne zdanie. Odpowiadając na pytania Anny:
1. Do podpisywania umów z osobami trzecimi - nie musi wręcz nie może mieć, gdyż takie uprawnienie wynika z przepisu prawa, a ten zakazuje ograniczanie zakresu prokury.

2. Do nadawania upoważnień pracownikom Spółki, również nie musi mieć. Przepis o prokurze działowej jest fakultatywny (nie obowiązkowy). Dopiero gdyby Zarząd chciał ograniczyć prokurę w tym zakresie (mało logiczne), to musiałby podjąć działania. Raz jeszcze - jeśli Zarząd milczy, to sam fakt udzielenia prokury jest wystarczający do nadawania upoważnień pracownikom.

Czyli ulubione stwierdzenie konsultantów.

Jeśli konsultant odpowiada nieprecyzyjnie, to przestaje być dobrym konsultantem.Ten post został edytowany przez Autora dnia 27.06.17 o godzinie 07:03

Temat: Prokurent

Cóż, jak dla mnie zostąło wszystko wyjaśnione, poza jednym.

Uprawnienie to nadaje właściciel lub właściciele spółki - nie ustawodawca. Ustawodawca zakreślił tylko zakres wykonywania reprezentacji - w sposób identyczny zarówno co do członków zarządu sp. z o.o. i prokurenta.

A konsultant udzieli jasnej i spójnej odpowiedzi, jeśli:
1. Dostanie wgląd w dokumenty ustanawiające, w tym umowę spółki
2. Dokumenty organizacyjne -w tym regulamin zarządu i regulamin firmy
3. Dodatkowe informacje mające wpływ na konkretną sytuację
i z reguły pobierze za to wynagrodzenie

Forum służy wymianie poglądów, co do zasady w ograniczonym zakresie (poufność wielu informacji) co powoduje, że odpowiedzi NIGDY nie będą precyzyjne. Zły konsultant, to taki, który na podstawie szczątkowych informacji wyraża się autorytarnie.

Temat: Prokurent

Bardzo dziękuję wszystkim za owocną dyskusję!
Problem chyba się rozwiązał. I to w bardzo prosty sposób. Zarządzenie wewnętrzne w sprawie wykonania obowiązków wynikających z UODO w jasny sposób wskazało, że funkcję ADO pełni prezes zarządu spółki. Ponadto w definicjach zawartych w Polityce Bezpieczeństwa potwierdzono niejako, że ADO jest prezes zarządu jako osoba odpowiedzialna za całokształt zagadnień związanych z przetwarzaniem danych osobowych w administrowanych przez nią zbiorach.
Uważam więc, że regulacje wewnętrzne wymuszają niejako konieczność nadania prokurentowi właściwego pełnomocnictwa.

Temat: Prokurent

Anna Ś.:
Bardzo dziękuję wszystkim za owocną dyskusję!
Problem chyba się rozwiązał. I to w bardzo prosty sposób. Zarządzenie wewnętrzne w sprawie wykonania obowiązków wynikających z UODO w jasny sposób wskazało, że funkcję ADO pełni prezes zarządu spółki. Ponadto w definicjach zawartych w Polityce Bezpieczeństwa potwierdzono niejako, że ADO jest prezes zarządu jako osoba odpowiedzialna za całokształt zagadnień związanych z przetwarzaniem danych osobowych w administrowanych przez nią zbiorach.
Uważam więc, że regulacje wewnętrzne wymuszają niejako konieczność nadania prokurentowi właściwego pełnomocnictwa.

Na podstawie tak przedstawionej sytuacji, nadal uważam, że nie ma potrzeby nadawania prokurentowi samoistnemu pełnomocnictw. Tak w stosunku do zawierania umów z osobami trzecimi (nadanie upoważnienia nie ma mocy prawnej ze względu na przepis k.c.), jak i wobec pracowników (wobec braku reakcji negatywnej zarządu, przyjmuje się zakres określony k.c.).

Temat: Prokurent

Anna Ś.:
Bardzo dziękuję wszystkim za owocną dyskusję!
Problem chyba się rozwiązał. I to w bardzo prosty sposób. Zarządzenie wewnętrzne w sprawie wykonania obowiązków wynikających z UODO w jasny sposób wskazało, że funkcję ADO pełni prezes zarządu spółki. Ponadto w definicjach zawartych w Polityce Bezpieczeństwa potwierdzono niejako, że ADO jest prezes zarządu jako osoba odpowiedzialna za całokształt zagadnień związanych z przetwarzaniem danych osobowych w administrowanych przez nią zbiorach.
Uważam więc, że regulacje wewnętrzne wymuszają niejako konieczność nadania prokurentowi właściwego pełnomocnictwa.

Jakbyś miała problemy jeszcze z dyskusją w firmie - to nawet na tym forum (w którymś z wątków) jest orzeczenie o którym pisałem. W skrócie - chodzi w nim właśnie o to, żeby wśród osób zarządzających (choć z prokurentem to tak nie do końca precyzyjnie) wskazać osobę, która wykonuje czynności w zakresie ochrony danych osobowych w imieniu ADO.

Bo pamiętamy, że w tym przypadku ADO to spółka z o.o.