Temat: rozliczenie czasu pracy kierowcy

Witam
Jako iż jestem mało doświadczony w tym temacie a potrzeba jest załatwienia sprawy profesjonalnie poproszę o poradę. Sprawa wygląda tak :

W firmie jest kierowca wewnętrzny a zarazem człowiek od wszystkiego muszę go rozliczyć godzinowo a zarazem z przejechanych kilometrów tzn : gdy jeździ po towar bądź z towarem samochodem dostawczym . Mam książkę do ewidencji przebiegu pojazdu i tam zapisane ilość stan licznika oraz daty tankowania ( jestem to później w stanie zweryfikować na koniec miesiąca z FV ). Sytuacja się komplikuje gdy zaczyna wykonywać pozostałe zlecone zadania nie przez mnie a inne osoby na telefon. Wykonuje je w firmie samochodem osobowym i działa to na zasadzie poinformuje mnie to ja zapisze to w arkuszu jego zadań tego dnia bądź zapomni i powstają nieścisłości. Mam pomysł żeby stworzyć mu arkusz i w wersji papierowej żeby nosił przy sobie i uzupełniał i zdawał na koniec dnia jednakże czy mieliście takie sytuacje i czy to się sprawdza ? Jeśli macie inne pomysły chętnie przeczytam ponieważ chcę poprawić ten element komunikacyjno sprawozdawczy między Logistyką a kierowcą wewnętrznym.

Z Góry dziękuję za pomoc