Temat: Znaczenie sprawnej komunikacji w zespole

Nawet osoba posiadająca ogromną wiedzę merytoryczną i spore doświadczenie w wykonywaniu swojego zawodu, może zaprzepaścić działanie całego zespołu poprzez braki w umiejętnościach komunikacji. Lider zespołu, ale nie tylko on, powinien posiadać zdolność sprawnego komunikowania się z pozostałymi osobami, które razem z nim pracują nad powodzeniem danego przedsięwzięcia. Sprawne przekazywanie informacji, delegowanie zadań i przyznawanie określonego zakresu kompetencji znacznie ułatwia pracę. Z drugiej strony, osoba niepotrafiąca lub nie posiadająca określonych umiejętności może skutecznie spowalniać przebieg pracy nad danym projektem, ze względu na brak odpowiedniej komunikacji między członkami zespołu.
Niestety, często wiedza merytoryczna nie idzie w parze z umiejętnościami komunikacyjnymi menadżera. To z kolei, może być przyczyną załamania się nawet najlepszych systemów zarządzania. Co można zrobić, aby poprawić tą sytuację?

Scenariusze

Technik poprawiających umiejętności w komunikowaniu jest dosyć dużo. Każda wpływa na jakiś inny aspekt ludzkich zdolności odczytywania intencji zawartych w słowach, gestach, zachowaniu, intonacji głosu i innych metodach przekazywania informacji przez ludzi. Jedną z nich jest ćwiczenie polegające na tworzeniu różnych scenariuszy będących rozwiązaniami jakiegoś problemu. Celem takiego ćwiczenia jest wyrobienie zwyczaju rozwiązywania konfliktu w oparciu o porównywanie scenariuszy skrajnych tj. scenariusza zdarzeń tylko pozytywnych ze scenariuszem zdarzeń tylko negatywnych, odnoszących się w obu przypadkach do tego samego problemu. Przypuśćmy że w miejscu pracy powstaje konflikt oparty na braku konkretnego rozdzielenia zakresu kompetencji między dwie osoby w wyniku czego dane zadanie nie zostało wykonane. Każda z dwóch osób, z powodu braku klarowności przy podzieleniu zakresu pracy, uważała, że zadanie ma wykonać ktoś inny. Powstaje wtedy między dwójką osób konflikt, który należy jakoś załagodzić. Ponadto, praca musi zostać wykonana – kto w końcu jest za to odpowiedzialny? Osoba, która pragnie ćwiczyć swoje umiejętności w komunikowaniu się, powinna w tym momencie wymyśleć kilka różnych rozwiązań danego problemu. Jak postąpić, aby zminimalizować rezultaty konfliktu? W jaki sposób ustalić, kto zawinił i jakie ma ponieść konsekwencje? Jest to doskonały sposób rozwijania w sobie zdolności radzenia sobie z powstającymi problemami w bardziej elastyczny i twórczy sposób. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu i treningowi w momencie powstania prawdziwego konfliktu szybciej i efektywniej będziemy potrafili zająć się kłopotliwą sytuacją zanim wymknie się spod kontroli.

Porównanie alternatyw

Innym ćwiczeniem pozwalającym zwiększyć nasze zdolności w porozumiewaniu się i rozwiązywaniu trudnych problemów jest ćwiczenie polegające na porównywaniu różnych alternatyw. Ćwiczenie odbywa się w grupie osób, podzielonych na dwa zespoły. Jeden z tych zespołów składa się z osób którym przedstawia się problem, który ich zdaniem jest nie do rozwiązania. Druga grupa natomiast składa się z osób, które taki problem w przeszłości już miały i wiedzą jak sobie z nim poradzić. W czasie dyskusji obu grup jedna z osób rysuje na tablicy związki przyczynowo skutkowe pomiędzy rozpatrywanymi przez uczestników elementami szukanego rozwiązania. Ćwiczenie ma za zadanie pokazać możliwości zwiększenia zdolności porozumiewania się z innymi dzięki myśleniu obrazem całego problemu i nieograniczaniu się do zwyczajowego myślenia fragmentarycznego.

Asertywność pomaga

Innym bardzo pomocnym elementem wpływającym na polepszenie się jakości komunikacji w naszej firmie lub innym miejscu, na jakim nam zależy, to sztuka postępowania w sposób asertywny. Asertywność powinna przejawiać się w każdym typie relacji w których wchodzimy w kontakt z innymi osobami. Sztuka bycia osobą asertywną nie ogranicza się wyłącznie do zdolności oddzielania od siebie różnych wpływów – zarówno tych dobrych, jak i tych złych. Myślę w tym momencie raczej o asertywności jako o zdolności do przejawiania określonych postaw, wymaganych przez kontekst sytuacji w taki sposób, aby otoczenie nie miało żadnych wątpliwości co do tego, jakie w danej sprawie przyjmujemy stanowisko. Chodzi zatem o umiejętność przyjęcia każdej wymaganej postawy i odseparowanie własnych uczuć i emocji od przedmiotu sprawy – nie możemy podlegać wpływom z zewnątrz w momencie podjęcia ważnej decyzji czy wahać się z jej podjęciem ze względów np. personalnych innych pracowników. Asertywność oznacza pewien rodzaj stanowczości, konsekwencji i przedstawianie swoją osobą naturalnego autorytetu.

Te i inne elementy polepszające nasze zdolności w komunikowaniu się wpływają na jakość przebiegu i efektu prac zespołowych. Czemu? Sprawniejsze przekazywanie informacji i jasne rozdzielanie kompetencji przy delegowaniu zadań przekłada się na mniej straconego czasu, który normalnie poświęcony by został wyjaśnianiu różnych niedomówień. Lepsze przydzielanie kompetencji i odczytywanie reakcji ludzi pozwala ocenić, czy postąpiliśmy dobrze, powierzając dane zadanie tej czy innej osobie. Być może nie wiemy o tym, że nasi pracownicy nie są w naszym towarzystwie otwarci i szczerzy. Zatem, chociaż znamy ich już jakiś czas i wspólnie pracujemy, nie wiemy tak na prawdę, w jakich dziedzinach posiadają te osoby naturalne talenty i predyspozycje do szybszej i wydajniejszej pracy. Otwartość i komunikatywność z naszej strony a także sztuka pozyskiwania zaufania i wzbudzanie w pracownikach chęci do działania, pozwala nam ich lepiej poznać, co w konsekwencji później ułatwi nam dobranie odpowiedniej osoby do danego rodzaju zadania. To również bezpośrednio przekłada się na jakość pracy i skrócenie czasu, jaki poświęcają te osoby na zakończenie zadania.

Temat: Znaczenie sprawnej komunikacji w zespole

Sprawna komunikacja przede wszystkim może zapobiec konfliktom i nie należy nad nią pracować dopiero wtedy, kiedy "boli". :)