Temat: Dowód dostawy a korekta faktury

Cześć
Pracuję w centrum dystrybucyjnym z branży FMCG. Pracujemy obecnie nad usprawnieniem procesu przebiegu dokumentów przy dostawie towaru. Wszystko jest ok kiedy klient w całości przyjmuje dostawę. Problem pojawia się w momencie, gdy klient nie przyjmuje kartonów z powodu uszkodzeń, błędów itp. Wtedy należy oczywiście wystawić fakturę korygującą. W tym momencie po skompletowaniu zamówienia i wysłaniu samochodu z automatu zamyka się zlecenie - do zlecenia automatycznie generowana jest faktura VAT i wysyłana jest do klienta drogą elektroniczną bądź fizyczną. Jeśli zamówienie jest kompletne to klient dokonuje płatności i wszystko gra. W momencie wykrycia błędu rozbieżności zaznaczane są na liście przewozowym i dokumencie DW. W takim przypadku należy klientowi wysłać fakturę korygującą na podstawie zapisków z DW. Problem w tym, że kierowca nie zawsze wraca bezpośrednio do naszego DC i obieg tych dokumentów trwa zbyt długo. Dodatkowo trzeba unieważnić poprzednią fakturę i wystawić nową fakturę korygującą z nową datą i jednocześnie z nowym terminem płatności. Zależy nam na tym, aby zminimalizować liczbę faktur tylko do jednej oraz skrócić czas obiegu dokumentów. Mam już na to pewne pomysły.

Chciałbym dowiedzieć się jak wygląda to w innych centrach dystrybucyjnych. W miarę możliwości proszę o opisanie całego procesu, tj. jakie dokumenty posiada przy sobie kierowca, kiedy są one generowane, kiedy i w jaki sposób klient dostaje fakturę, w jaki sposób przebiega komunikacja między kierowcą a administracją DC, jak przekazywane są informacje o błędnej dostawie. Z chęcią przeczytałbym o tym jakiś artykuł bądź książkę, ponieważ pozycje, po które sięgnąłem nie wyczerpują tematu. Będę wdzięczny za pomoc, opisanie tematu, polecenie literatury. Dzięki i pozdrawiam :)

Temat: Dowód dostawy a korekta faktury

Witam
A może trzeba zmienić warunki współpracy w firmami przewozowymi,które wożą dla Was towar.
My np. potwierdzone dokumenty dostajemy w formie skanów na specjalną skrzynkę (oryginały przychodzą później pocztą)
Są przecież jeszcze telefony, sms-y, fax-y..
A może spróbuj porozumieć się z odbiorcami, którzy przecież przy niezgodnej dostawie powinni wystawiać protokół różnic/rozbieżności - niech oni wam taki skanują i wysyłają...
Niestety problem z przewoźnikami jest i zawsze będzie - no chyba, że znajdziesz solidnego, z którym podpiszesz "przemyślaną" umowę....
Jeżeli już rozwiązałeś problem to podziel się proszę, w jaki sposób to zrobiłeś i jakie są efekty.

Pozdrawiam