Temat: 3 krok 5S w biurze

Drodzy forumowicze: proszę podrzućcie pomysły na 3 krok 5S w biurze. Mam wątpliwości, bowiem w większości biur czystością zajmują się... "ekipy konserwatorów powierzchni płaskich" i trudno tu mówić o harmonogramach czyszczenia. Moje myślenie kieruje się więc bardziej na "inspekcję". Przychodzi mi do głowy np.regularna troska o defragmentyzację dysków w komputerach o ile sprawy nie załatwia jakiś programik. Ale co jeszcze?

Temat: 3 krok 5S w biurze

Grażyna, tu nie chodzi tylko o sprzątanie jako takie, ale sprzątanie po sobie stanowiska pracy...

Może rozwiązaniem jest tzw. polityka czystego biurka, stosowana w pewnym banku z którym współpracuję... Jeśli ktoś zostawi coś na swoim biurku, to jest to absolutnie wyrzucane - niezależnie od tego czy są to notatki, czy też papiery wartościowe na okaziciela na milion dolarów...

Po kilku takich sprzątaniach biurka są czyściutkie - nawet, gdy pracownik wychodzi tylko na kawę... wchodzi w nawyk.

:)

Temat: 3 krok 5S w biurze

Pomysł genialny:), natomiast czy to nie 1 krok? Usuwanie rzeczy zbędnych?

Temat: 3 krok 5S w biurze

Mirek rzeczywiście pomysł świetny, nawiązuje bardziej do samodyscypliny - co jest najtrudniejsze do "wdrożenia".
Co do 3 kroku to u nas zajmujemy się w tym kroku m.in. analizą przepływu pracy oraz pomiarami obciążenia pracą taki a'la work sampling.
Standardy czyszczenia są opracowane bo tak jak zauważyłaś robią to firmy zewnętrzne. Ale myślę że można się skupić na cyklicznym sprzątaniu szafek, biurek które nie są czyszczone przez te firmy.
Może się również okazać iż trzeba zwrócić uwagę na elementy które do tej pory nie były czyszczone, a wymagają czyszczenia i skutkuje to potrzebą zmiany standardu czyszczenia np kratki wentylacyjne :).

Temat: 3 krok 5S w biurze

Kochani,

po co wałkowane jest non stop temat 5S w biurze?

Osobiście nie widzę bezpośredniego przełożenia na zwiększenie konkurencyjności firmy. Zdaję sobie sprawę, że jako osoba zajmująca się LEAN MANAGEMENT mogę zostać posądzony o bluźnierstwo, ale z naszego doświadczenia wynika, że 5S in office to straszny demotywator dla ludzi. W najbardziej softowej wersji ludzie "nabijają się" z oklejania i sprzątania biurek. W innych przypadkach ludzie myślą nawet o zmianie pracy w myśl zasady "5 lat studiów, 8 lat w Bankowości i nagle każą mi opisać gdzie mam myszkę i klawiaturę jakbym nie wiedział".

Moim zdaniem wdrożenie 5S w biurze jest robione na siłę, jako działanie zastępcze. Większość osób na początku wchodzi do biura i myśli "Wow, wszyscy tutaj pracują pilnie. Co mogę zmienić? Nie widać marnotrawstwa" Po chwili jednak przychodzi ulga bo pojawia się pokusa posprzątania biurek i oklejenia ich. Można jeszcze pewnie wprowadzić audyty 5S i mamy załatwione. Osobiście widziałem takie wdrożenie w jednej z insytuacji finansowych. Efekt: pracownicy nawet wiedzą, gdzie jest wyłącznik światła :) (Doskonale opisany: WYŁĄCZNIK ŚWIATŁA), ale nikt nie wie jak wygląda proces, ile jest marnotrawstwa, jaki jest % Value added, jaki jest wskaźnik Complete & Accurate, itp. Jeżeli ktoś dalej wierzy w 5S, proponuję spróbować zbudować do tego Business Case i policzyć ile to da, a następnie przekonać zarząd do wdrożenia tego.

Zamiast tego proponuję zrobić mapy procesów i myślenie process thinking zamiast silos thinking. Od kilku lat robimy projekty w firmach usługowych i nigdy nawet nie przeszło nam przez myśl opowiadania Klientom np. w bankach co to jest 5S. Już sobie wyobrażam RM, analityków lub ryzyko, kiedy prosimy ich o posprzątanie biurek i opisanie ich. Kupa śmiechu i strata autorytetu to chyba najdelikatniejsza konsekwencja.

Jeśli już ktoś bardzo chce pracować nad przejrzystością procesów biurowych to proponuję rozwiązanie kompromisowe. My to nazywamy VISUAL OFFICE (autorska nazwa leanpassion to LEAN LIGHT :). Różnica polega na tym,że zamiast typowej organizacji indywidualnych stanowisk pracy, skupiamy się przede wszystkim na 3 elementach VISUAL OFFICE:

1. WIZUALNE TABLICE: tablice z celami, wynikami, matrycami kompetencji, KPI's i rozwiązaniami pozwalającymi monitorować proces w sposób ciągły (tzw performance management). Całość tworzy tzw. 3 minutes Management

2. WIZUALNE PROCESY: jasne i przejrzyste procedury procesów, zdefiniowani właściciele procesów, katalog procesowy zapewniający aktualizację procedur, pracownicy stosujący ten sam standard procesowania, szkolenia i rozwój w kierunku multikompetencji, itp.

3. WIZUALNI MANAGEROWIE: Managerowie i liderzy przebywający w GEMBA (po polsku na SPACE :)), czyli przeciwdziałanie management by mails i liderzy dostępni dla pracowników w min. 60% czasu.

Od ponad 5 lat pracujemy z firmami usługowymi i z naszego doświadczenia wynika, że największym błędem jest wdrażanie rozwiązań z produkcji 1:1. Usługi i procesy biurowe to inna bajka. Więszkość firm, z którymi pracujemy nie ma np pomierzonych i opisanych procesów.... i tu namówienie pracowników do pomiarów i zbierania danych należy uznać za bardzo duży sukces. Ale to chyba nie na temat :)

Przepraszam za długi i emocjonaly list. Zależało mi na tym, żeby forumowicze nie ograniczali się do postrzegania LEAN IN OFFCIE / SERVICE jako posprzątania biurka i opisania długopisów. LEAN jest to eliminacja marnotrawstwa. Należy je znaleźć i narzędzia przyjdą same. Czy to będzie 5S w biurze? Wątpie, ale może ja nie dorosłem jeszcze do tematu 5S in office :)

Jeśli kogoś uraziłem to z góry przepraszam. Nie to było intencją autora tego postu. Po prostu od dłuższego czasu czytam tu i ówdzie o sukcesach 5S in office i w końcu nie wytrzymałem. Ja uważam, że to jest narzędzie "na siłę".

Pozdrawiam serdecznie,

Radek

BTW: Jednocześnie uważam ze 5S w procesach produkcyjnych to MUST

Temat: 3 krok 5S w biurze

A ja mam zupełnie inne doświadczenia. Oczywiście jestem przeciwnikiem opisywanie wszystkiego co nas otacza, bo można opisać włącznik światła, miejsce na kwiatka na parapecie i nogi pod biurkiem tylko po co? Natomiast u mnie w firmie 5S w biurze to była absolutna konieczność, bo był burdel na kółkach. O ile na produkcji panował jakikolwiek ład o tyle w biurze tylko na pierwszy rzut oka było dobrze. Zaczęło się od tego, że potrzebowałam sprawdzić numer zamówienia na papierowym zamówieniu klienta, bo wydawało mi się, że w systemie jest błędnie wprowadzone... nie było jeszcze nikogo w biurze więc sama się zabrałam do szukania. Zajęło mi to jakieś pół godziny. Było w tak opisanym segregatorze, że w życiu by mi nie przyszło do głowy, że tam je znajdę. Potem się "wgryzłam" w to, co tam się dzieje i włosy mi dęba stanęły. Stare cenniki nie wycofane razem z nowymi (bo każdy wie, który obowiązuje), tony niepotrzebnych papierów, starych ofert sprzed kilku lat zupełnie nieaktualnych i takie tam. Po pierwszym S w naszym biurze powstała wielka kupa niepotrzebnych rzeczy na środku podłogi. Na początku podchodzili do 5S jak do jeża, ale potem sami zajarzyli, że im to tylko ułatwi pracę.
Zgadzam się z Tobą, że nie należy wdrażać rozwiązań produkcyjnych 1:1 (trzeba trochę nagiąć do tego, co nam potrzebne), ale nie zgadzam się, że w biurze nie ma marnotrawstwa. Jest milion przykładów na to jak można marnotrawić czas i pieniądze z powodu źle zorganizowanego stanowiska i samej pracy, jak wszędzie, z resztą.
ufff... też mi dużo tego wyszło :) W każdym razie ja jestem jak najbardziej za 5S w biurze :)

Temat: 3 krok 5S w biurze

Mirek Jasiński:

Czy dotyczy to środka dnia i back office, czy też czasu po zakończeniu pracy? Jeśli to pierwsze, to pomysł jest zwyczajnie bezsensowny. Po to są biurka, żeby na nich rozkładać materiały na których się pracuje a nie po to, żeby ładnie wyglądały na potrzeby obsesji szefa. Oczywiście nie powinny na nich zalegać niejawne dokumenty i to miesiącami...

Temat: 3 krok 5S w biurze

Zgadzam się z Tobą, że nie należy wdrażać rozwiązań produkcyjnych 1:1 (trzeba trochę nagiąć do tego, co nam potrzebne), ale nie zgadzam się, że w biurze nie ma marnotrawstwa.

Ale ja właśnie twierdzę, że w biurze jest masa marnotrawstwa. Dużo więcej niż na produkcji. Natomiast 5S niekoniecznie jest rozwiązaniem, od którego bym zaczął. Zadam 3 podstawowe pytania. Czy macie jakieś przykłady 7 rodzajów marnotrawstwa w swoim dziale, czy są mapy strumienia wartości. Ile trwa lead time dla podstawowych procesów.

Pozdrawiam miło, serdecznie i bardzo sympatycznie

Radek

P.S.
Ważne mieć swoje zdanie. Brawo :)

Temat: 3 krok 5S w biurze

Z moich doświadczeń - chyba jeszcze nie tak licznych na terenie usług jak Radka:)- wynika,że pierwsze 2 kroki 5S + utrzymanie tak(dobry pomysł Mirka!), ale raczej nie na samym początku usprawniania lecz jako jedno z możliwych narzędzi wspierających.

Przykład z życia - na 7 procesów Lean-owanych firmie usługowej, tylko w jednym konieczne było 5S. Był to dział zajmujący się wysyłką poczty dla całej firmy i... przypominał nieco produkcję.

Akcja wyglądała dokładnie tak, jak to opisuje Ewa i pociągnęła za sobą sporą zmianę layoutu biura.

Kolejna uwaga - warto 5S-ować nie tylko rzeczy fizyczne; ale zajrzeć także do komputerów. Niepotrzebne kopie, niejednolite formularze, rożne nazwy dla tych samych rzeczy, długi czas dotarcie do pliku, setki niepotrzebnych maili na skrzynkach - wielkie pole do popisu dla 5S.

Zgadzam się z Radkiem, że trzeba się 3 razy zastanowić zanim zdecydujemy się na pola odkładcze na biurkach i oznakowanie wyłączników światła. Grozi ośmieszeniem. Ale już biurka na produkcji; kiedy korzysta z nich kilku brygadzistów - czemu nie.

I jeszcze jedno - kiedy już zdecydujecie się na 5S w biurze - sięgnijcie po wiedzę z Zarządzania czasem. Przepięknie koreluje z "duchem 5S". Polecam "Organizację czasu" Jeffrey-a J. Mayer-a. Kiedy pierwszy raz to czytałam - myślałam że to książka o 5S w biurze:).

Pozdrawiam
Grażyna

Temat: 3 krok 5S w biurze

Moim zdaniem w sferze administracji na dzień dzisiejszy można spokojnie mówić o "magic touch", czego się nie ruszy od razu widać poprawę.

Naturalnie, podejście do kolegów z biur jest bardzo ważne, z szacunkiem, SMARTnie i na spokojnie opierając się o przykłady, inaczej można dostać z każdej strony salwą - całe szczęście, że śmiechu (to też hartuje).

Czy słyszeliście albo widzieliście?:
Komputer włącza się i wyłącza łącznie przez 7-10min;
Aplikacje są gotowe do pracy po 2-3min;
Szukanie po dyskach lokalnych/sieciowych danych, prezentacji, poczty, 2-10min;
Przeszukiwanie zapaćkanych baz danych 5-15min;
Dobieranie odpowiednich danych do raportów 30-300min;
Chodzenie, szukanie, przenoszenie papierów z jednego końca korytarza w drugi;

Powyższe przykłady, które są wynikiem SYFU, przeciążenia systemów (brak defragmentacji, zapchane TEMPy, w autostarcie 100 apli, mylące nazwy plików, 123 wersje tego samego raportu) i braku standardów np. lokalizacji, kosztują firmę całkiem duże pieniądze przy wypłacie nadgodzin i nagłych interwencjach w projektach można łatwo wszystko policzyć...aczkolwiek pewnie wszystko jest kwestią odpowiedniej interpretacji :-)

Czyżby słynne niemieckie "Ja, Ordnung muss sein. Ohne Ordnung ist Chaos. Ohne Ordnung ist alles nichts."
predestynowało naszych zachodnich kolegów do wyższych celów ?Mariusz Szymocha edytował(a) ten post dnia 30.06.10 o godzinie 16:13

Temat: 3 krok 5S w biurze

Mariusz Szymocha:
Moim zdaniem w sferze administracji na dzień dzisiejszy można spokojnie mówić o "magic touch", czego się nie ruszy od razu widać poprawę.

Czy słyszeliście albo widzieliście?:
Komputer włącza się i wyłącza łącznie przez 7-10min;
Aplikacje są gotowe do pracy po 2-3min;
Szukanie po dyskach lokalnych/sieciowych danych, prezentacji, poczty, 2-10min;
Przeszukiwanie zapaćkanych baz danych 5-15min;
Dobieranie odpowiednich danych do raportów 30-300min;
Chodzenie, szukanie, przenoszenie papierów z jednego końca korytarza w drugi;

Raczej tego, że informatyk jest do luftu, a pracownicy nie mają szkoleń z praktycznego używania komputera, bo przecież się na tym powinni znać.

Jasne, że standaryzacja ułatwia szukanie, ale już z tym zakazem biegania po biurze bym nie przesadzał. Odrobina ruchu może być zdrowsza niż GG.

Temat: 3 krok 5S w biurze

Proponuję pozaglądać do szaf – zwłaszcza tych z których korzysta kilka osób, mamy szafę w której stoją dokumenty z których wszyscy korzystają, co więcej są tam dokumenty z różnych lat, dotychczas stały w różnych segregatorach, roczniki były pomieszane a ponadto była tam zbiór wszystkiego z ostatnich kilku lat. Przed 5S wyszukiwanie potrafiło zając nawet 5 minut – teraz nawet nie mierzymy bo to kwestia wyciągnięcia ręki. Moim zdaniem przyczyną bałaganu w szafach są drzwi - bałagan zawsze można zamknąć, po 5S szafy nikt nie zamyka.

Co do biurek, zgadzam się z ideą „czystego biurka” ale to bardziej system bezpieczeństwa informacji (ISO 27000), pozatym biurko jest trochę odzwierciedleniem typu osobowości właściciela – biurko wzrokowca wygląda jak sterta papierów ale jest w stanie odnaleźć każdy w przeciągu pół minuty (dostępność zachowana).

Fajnym pomysłem na 5S mogą być papiery rozwieszana na wszelkich tablicach, ścianach, szafach – zrobiłem w moim biurze doświadczenie: na ścianie i tablicy było przywieszone 20 kartek A4 z różnymi wydrukami w ciągu miesiąca zabrałem połowę – do tej pory a minęły już 3 miesiące nikt tego braku nie zauważył – wniosek: były niepotrzebne.