Temat: Obciążanie za narażenie na niepotrzebne wydatki

Witam Państwa.
Z góry przepraszam, może moje pytanie nie jest do końca księgowe, ale szukałam pomocy w necie i zaprowadziło mnie na forum księgowości. Oto moje pytanie: jaki dokument powinien wystawić Zarząd wspólnoty, aby obciążyć Administratora, z którym ma popisaną umowę, za narażenie wspólnotę na niepotrzebne koszty? Dodam, że Administrator bez wiedzy Zarządu zlecił wykonanie usługi firmie zewnętrznej, usługa została wykonana wspólnota obciążona fakturą, którą musi zapłacić. Jednak jest koszt nieuzasadniony, a zgodnie z umową którą obowiązuje Administratora, ponosi on odpowiedzialność za wszystkie szkody powstałe w skutek nienależytego wykonania usług. Będę wdzięczna za każdą opinię.