Temat: Podstawowe zasady inwentaryzacji czyli małe vademecum

Inwentaryzacja to czynność przeprowadzania spisu z natury (remanentu)

Słowo inwentaryzacja pochodzi od łacińskiego słowa inventarium – służący do odnalezienia, zaś spis – od słowa invenire – znaleźć, odkryć. Remanent z łacińskiego remanere oznacza pozostawać i odnosi się ilości rzeczy będących w danym miejscu i czasie.
Słowa inwentaryzacja, spis z natury i remanent stosuje się zamiennie.

Inwentaryzacja w szerokim znaczeniu to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych danej firmy i rozliczenia w stosunku do stanu ewidencyjnego w danym czasie. Inwentaryzacja jest jedną z dziedzin rachunkowości, często jest jednak przeprowadzana na zlecenie działu administracji lub IT, który prowadzi ewidencje i zarządzanie środkami trwałymi.

Cel
Główny celem inwentaryzacji jest stwierdzenie obecności składnika majątkowego w firmie oraz korekta kosztów firmy o wartość tych składników majątkowych, które nie zostały jeszcze wykorzystane w prowadzonej działalności. Wybór metody i sposobu przeprowadzenia (metoda ręczna lub komputerowa) zależy od potrzeb i możliwości firmy.


Zakres:
Inwentaryzacja pełna - obejmuje wszystkie składniki majątkowe;
Inwentaryzacja wyrywkowa – obejmuje wybrane składniki majątkowe;

Powtarzalność:
Inwentaryzacja systematyczna (cykliczna) – powtarza się w z góry określonych odstępach czasu;
Inwentaryzacja doraźna – przeprowadzana w razie potrzeby jak np zmiana osoby odpowiedzialnej materialnie, wystąpienie zdarzenia losowego, powstanie lub postawienie w stan upadłości firmy;

Tryb przeprowadzania:
Inwentaryzacja okresowa – przeprowadzana w wyznaczonym wcześniej terminie;
Inwentaryzacja ciągła – przeprowadzana według planu w okresie stałym;

Metody inwentaryzacji:
Spis z natury – metoda podstawowa i najważniejsza, najczęściej stosowana w celu ustalenia faktycznego stanu składników majątkowych firmy. Dotyczy tylko składników mierzalnych i policzalnych i jest dowodowo niepodważalna. Dotyczy składników majątkowych własnych oraz obcych znajdujących się na terenie jednostki;

Pośrednia uproszczona – metoda polegająca na spisywaniu składników majątkowych w pewnym przybliżeniu, kiedy nie można przeprowadzić spisu z natury z różnych względów np. brak dostępu lub pomiar techniczny jest niewykonalny. Metoda ta dokonywana jest poprzez obmiar, szacunek, próbę reprezentatywną, ocenę ekspertów, porównanie do podobnych składników;

Potwierdzenia sald – dwustronne potwierdzenie stanów księgowych aktywów i pasywów pomiędzy kontrahentami, wierzycielami, dłużnikami dla należności w formie pisemnej;
Weryfikacji – metoda polegająca na porównywaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych;

Terminy:
Raz w ciągu 4 lat - środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym;
Raz na dwa lata - materiały , towary, produkty gotowe, półprodukty – objęte ewidencją ilościowo-wartościową, znajdujących się w strzeżonych składowiskach;
Raz do roku – składniki aktywów, poza inwentaryzowanymi na ostatni dzień roku obrotowego – nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia następnego roku;
Na ostatni dzień roku obrotowego – aktywa pieniężne, papiery wartościowe (akcje, obligacje, bony itp.) produkcja w toku, materiały i towary odpisywane w koszty w dniu zakupu, produkty gotowe zaliczane w momencie wytworzenia do kosztu wytworzenia sprzedanych produktów;

Inwentaryzacja pozwala uporzadkować posiadany majątek i właściwie nim zarządzać, często też wskazuje miejsce nadużyć i złego gospodarowania. Dobrze prowadzona ewidencja środków trwałych umozliwia szybką i nisko kosztową inwentaryzację.

Przeciętnie na przeprowadzenie dobrego spisu z natury a także jego rozliczenie trzeba zaplanować około 2 miesięcy pracy, jednak przy dużych przedsiębiorstwach prace moga trwać nawet pół roku.

Z praktyki wiem, że dobrze przeprowadzona i rozliczona inwentaryzacja w firmie, otwiera nowy rodział w jej działalności.