Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Intryguje mnie wiele kwestii związanych z budżetem zadaniowym, ale w tym wątku chciałbym skupić się na jednym – kategorii wydatku.

Obecne budżetowanie w jednostkach sektora finansów publicznych (JSFP) oparte jest na metodzie kasowej. Plany i ich wykonanie jest oparte na wartości poniesionych wydatków.
Oficjalne materiały, firmowane przez MF operują kategorią wydatku. Na przykład w materiałach
http://www.mf.gov.pl/_files_/budzet_zadaniowy/e-szkole... podana jest definicja prof. A. Schicka, w której mowa jest o WYDATKACH.
„Budżetowanie zadaniowe – metoda budżetowania, w której wydatki ujmuje się w zadania, (…)”
„Budżetowanie zadaniowe – metoda planowania wydatków,(…)”
To samo jest w przepisach prawa.
Ustawa finansach publicznych, w art. 3 mówi, że „Finanse publiczne obejmują procesy związane z gromadzeniem środków publicznych oraz ich rozdysponowywaniem, w szczególności: (…) 2) wydatkowanie środków publicznych”.
W rozporządzeniu w „sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa” w § 3 mowa jest o „odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych podatkowych i niepodatkowych dochodów i wydatków budżetu państwa”
Nie mogą to być więc konta kosztów (zespół 4 i 5).

W praktyce JSFP sprawozdania z wykonania budżetu (Rb) sporządzane są w oparciu o dwie metody. Bezpośrednią - opartą na obrotach Ma konta księgowego 130 rachunek bankowy.
Pośrednią – opartą na korekcie kosztów zaewidencjonowanych na kontach zespołu 4 o różnicę zmiany wartości zobowiązań. Co jest rozwiązaniem nieprawidłowym, ale tolerowanym przez NIK i Izby Rozrachunkowe.

Jak to powinno być w przypadku sprawozdawczości budżetu zadaniowego? We wszystkich dostępnych materiałach do jakich zdołałem dotrzeć mowa jest tylko o rozwiązaniach opartych na doświadczeniach firm komercyjnych – czyli budżetowaniu kosztów. Nawet szkolenia reklamowane w tej grupie organizowane przez Polska Akademia Rachunkowości S.A. (10-06-2011) w programie szkoleń będą dotyczyć kosztów w kontekście budżetu zadaniowego (Istota rachunku kosztów, rachunek kalkulacyjny kosztów, metody kalkulacji kosztów).

Nie rozwijam na razie wątku. Zadam ogólne pytanie.
Jak ewidencjonować i rozliczać według metody kasowej wydatki w układzie budżetu zadaniowego na potrzeby sprawozdawczości budżetowej?

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

To ja rozwinę wątek - a co ze sprawozdawczością budżetową przy zadaniach mających finansowanie z wielu źródeł?

Zadania publiczne realizowane przez różne podmioty finansowane są z różnych źródeł. Dla uzyskania informacji o zakresie realizacji poszczególnych zadań, stopnia wykorzystania środków publicznych oraz sporządzenia zbiorczych informacji o przebiegu wykonywania budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego, konieczne jest stosowanie określonych kryteriów klasyfikacyjnych.

Jednostki organizacyjne jednostek sektora finansów publicznych oraz jednostki przez nie nadzorowane sporządzają sprawozdania RB-WS, które przekazują w terminie do dnia 31 marca po upływie okresu sprawozdawczego właściwej jednostce, która sporządzi sprawozdanie łączne/zbiorcze.

Jednostka sektora finansów publicznych sporządza sprawozdanie z wydatków poniesionych z krajowych środków publicznych będących w dyspozycji jednostki na realizację celu (projektu, działania, zadania).

Krajowe środki publiczne będące w dyspozycji jednostki, to;

•środki budżetowe,
•środki własne,
•dotacje,
•pożyczki,
•kredyty,
•inne, np. z emisji papierów wartościowych, przychody z prywatyzacji, darowizny.

Do krajowych środków publicznych nie zalicza się środków pochodzących z UE, np. środków funduszy przedakcesyjnych - PHARE, ISPA i SAPARD, środków funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Inicjatyw Wspólnotowych, Europejskiego Funduszu Rybackiego, Europejskiego Funduszu Rolniczego Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz środków poakcesyjnych - Transistion Facility, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz Szwajcarskiego Mechanizmu Finansowego.

W celu wyodrębnienia wydatków strukturalnych z wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym, jednostka powinna prowadzić dodatkową ewidencję wydatków strukturalnych - odpowiednio do przepisów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont i przepisów w sprawie zasad gospodarki finansowej. Można rozbudować ewidencję analityczną lub stworzyć rejestry pozabilansowe

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

OK. Niech Rb-WS będzie przykładem do rozwinięcia mojego pytania: Jak ewidencjonować i rozliczać według metody kasowej wydatki w układzie budżetu zadaniowego na potrzeby sprawozdawczości budżetowej?

Choć nie jest to wypowiedź związana z budżetem zadaniowym, to pokazuje problem z bałaganem pojęciowym – w określaniu wydatkiem czegoś, co w rzeczywistość jest kosztem.

Można tu posłużyć się przykładem.
W artykule „Wydatki strukturalne oraz zasady sporządzania sprawozdania Rb-WS” Rachunkowość Budżetowa nr 3/2009 INFOR, Pani Sylwia Stonoga prezentuje jak można uporządkować i ujednolić zasady ewidencji wydatków ponoszonych na cele strukturalne. (http://g.infor.pl/zalaczniki/i40/do_pobrania/Strony_od... )
Na stronie 22 opisane są operacje gospodarcze, a na stronie 23 przedstawione zostały schematy księgowań. W artykule takie operacje jak:
3. Przyjęto do biblioteki zakupione książki
8. Sporządzono listę płac
9. Naliczono składki płacone przez pracodawcę
Jednostka budżetowa otrzymała fakturę za materiały i roboty budowlane
są oznaczone jako (zakwalifikowano do wydatków strukturalnych)

PROBLEM W TYM, ŻE ZADADNA Z TYCH OPERACJI ZALICZONYCH DO WYDADKÓW STRUKTURALNYCH NIE JEST WYDATKIEM!

WYDATKIEM w ujęciu ekonomicznym jest każdy rozchód pieniędzy w formie gotówkowej lub bezgotówkowej, którego celem jest zlikwidowanie zobowiązań finansowych. Zaksięgowanie faktury, listy płac, naliczenie składek jest rejestracją zobowiązania i ewentualnie kosztu. Na pewno nie wydatku!

Jeżeli sprawozdanie zostanie sporządzone w oparciu o taką ewidencję, a płatność za fakturę, wynagrodzenie (choćby jednego pracownika), naliczone składki będzie w innym okresie sprawozdawczym, to sprawozdanie będzie błędne lub będzie wymagało ręcznej korekty w oparciu o analizę konta rachunku bankowego.

Czy ktoś potrafi to wyjaśnić? Czemu w budżetówce nikomu nie przeszkadza taki kogel-mogel?

Czy Ministerstwo Finansów RP nie jest zaniepokojone, że sprawozdania z wykonania wydatków budżetu Państwa jest być może sprawozdaniem z poniesionych kosztów?

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Piotr K.:
Czy ktoś potrafi to wyjaśnić? Czemu w budżetówce nikomu nie przeszkadza taki kogel-mogel?

Czy Ministerstwo Finansów RP nie jest zaniepokojone, że sprawozdania z wykonania wydatków budżetu Państwa jest być może sprawozdaniem z poniesionych kosztów?

Z tego co wiem wyjaśnienie jest proste - księgowe w budżetówce księgują na dany okres do 25 danego miesiąca przyjmując jako rule of thumb, że późniejsze pójdą w następny miesiąc.

Ja myślałem, że Pan w ogóle kwestionuje możliwość sprawozdania z wykonania budżetu zadaniowego bo jeśli: "w § 3 mowa jest o „odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych podatkowych i niepodatkowych dochodów i wydatków budżetu państwa" to rzadko który podmiot ma plan kont w pełni dostosowany do ewidencji zdarzeń na każde zdanie i podzadanie.

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Zdawało mi się, że sporo wiem o rachunkowości – zarówno w zakresie metod i zasad rachunkowości opracowanych w teorii, jak też tych usankcjonowanych przepisami prawa bilansowego (ustawa o rachunkowości, MSSF, szczególne zasady w rozporządzeniach). Okazuje się, że miałem rację… Zdawało mi się…. Nic nie wiedziałem o regule rachunkowości rule of tumb (reguła oparta na doświadczeniu?). Można prosić o jakąś literaturę opisującą tą regułę od strony teorii rachunkowości, jakieś akty prawne….

Może popełniłem błąd nie precyzując wprost swojej tezy w pierwszej wypowiedzi tego wątku. Po prostu nie mieści mi się w głowie, że rachunkowość prowadzona przez jednostki budżetowe może tak dalece odbiegać od podstawowych zasad i znaczenia kategorii ekonomicznych, którymi ta rachunkowość się posługuje. Mam nadzieję, że tylko czegoś nie wiem… i na tym forum zostanę wyprowadzony ze świata mroku.

Rachunkowość podmiotu (komercyjnego, budżetowego) powinna być tak skonstruowana, aby możliwe było sporządzenie na jej podstawie wszystkich wymaganych sprawozdań (budżetowych, finansowych, zarządczych). Każde pozycja sprawozdania powinna mieć odpowiadające pozycjom tego sprawozdania konto lub grupę kont bilansowych (ostatecznie obrotom na tych kontach), a operacje na nich powinny być ujmowane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Jeżeli sprawozdanie dotyczy wydatków, to struktura kont księgowych, których przedmiotem ewidencji są środki pieniężne powinna zapewniać informację o zmianach ich wartości (wpływach lub wydatkach).
Jeżeli ewidencja księgowa nie jest zbudowana w powyższy sposób, to oznacza, że nie jest ewidencją rachunkową. Tak też można, ale nie powinno się wtedy mówić, że sprawozdawczości oparta jest na ewidencji księgowej. Zgadzam się, że ”rzadko który podmiot ma plan kont w pełni dostosowany do ewidencji zdarzeń na każde zdanie i podzadanie”. Nie może być inaczej, skoro obecna ewidencja bilansowa nie jest dostosowana do sprawozdawczości budżetowej (Rb-WS). Oznacza to, że jednostki te nie mają możliwości sporządzania sprawozdań w oparciu o ewidencję rachunkową z wykonania wydatków budżetowych również w układzie zadaniowym.

Czy ktoś się ze mną nie zgadza? Proszę o konkretne argumenty.

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Piotr K.:

Rachunkowość podmiotu (komercyjnego, budżetowego) powinna być tak skonstruowana, aby możliwe było sporządzenie na jej podstawie wszystkich wymaganych sprawozdań (budżetowych, finansowych, zarządczych). Każde pozycja sprawozdania powinna mieć odpowiadające pozycjom tego sprawozdania konto lub grupę kont bilansowych (ostatecznie obrotom na tych kontach), a operacje na nich powinny być ujmowane zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Jeżeli sprawozdanie dotyczy wydatków, to struktura kont księgowych, których przedmiotem ewidencji są środki pieniężne powinna zapewniać informację o zmianach ich wartości (wpływach lub wydatkach).
(...)

W zupełności się z tym zgadzam. ... i ufam, że w jednostkach budżetowych tak jest. Na pewno tak jest w jednostkach, z którymi ja mam do czynienia.
Jeśli chodzi o wspomniane wyżej porady w zakresie księgowania wydatków strukturalnych, to jestem zdania, że pani Stonoga chyba ostatnio za dużo pisze i zaczyna popełniać błędy polegające na niedoprecyzowaniu omawianych zagadnień. Tak często jest, że jeżeli nam jest coś wiadome, to uważamy, że innym też.
W sprawozdaniu o wydatkach strukturalnych Rb-WS pokazujemy dane o WYDATKACH, nie żadnych kosztach, planach,... Owszem, widzę możliwość księgowania wydatków chociażby wynagrodzeń, czy pochodnych na podstawie list płac, ale tylko pod warunkiem:
1) ze taka możliwość zostanie dopuszczona w wewnętrznych regulacjach jednostki w zakresie klasyfikacji zdarzeń gospodarczych
2) wspomniane naliczenie będzie miało odzwierciedlenie w wydatkach, czyli pieniądzach, które faktycznie wypłyną z rachunku.
Z uwagi na to, że wydatki strukturalne możemy księgować chociażby na koniec kwartału, a sprawozdanie sporządzamy po zakończonym roku, konieczna jest weryfikacja owych "naliczeń" z faktycznie poniesionymi wydatkami i naniesienie ewentualnych korekt, by zapisy na koncie odzwierciedlały stan rzeczywisty, a dane w sprawozdaniu wynikały z ewidencji księgowej.
Wszystko zgodnie z nadrzędnymi zasadami rachunkowości: zasadą rzetelnego obrazu, zasadą istotności.
Dobrym rozwiązaniem w zakresie wydatków strukturalnych jest rozszerzenie konta 130 (Rachunek bieżący)o dodatkowy poziom analityki w zakresie wydatków strukturalnych i księgowanie tych wydatków na podst. wyciągu bankowego.

Co do wcześniejszej dyskusji - ja nie widzę wszystkiego tak czarno, jak moi przedmówcy. Każda jednostka dostosowuje sobie plan kont do własnych potrzeb.
Rozporządzenie daje nam wzorcowy wykaz kont. Mamy konta kosztów, wydatków, planu, zaangażowania, mamy możliwość dostosowania do własnych potrzeb ksiąg pomocniczych. Musimy wiedzieć tylko jakie dane chcemy z ewidencji księgowej "wyciągnąć".
Zatem - w czym problem?
Czy ja czegoś nie rozumiem?

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Wydaje mi się, że szczegółowa sprawozdawczość z wykonania budżetu zadaniowego wymagałaby pełnego odwzorowania takiego budżetu w planie kont.

Jest to dość trudne gdyż układ takiego budżetu zmienia się co roku (producentom systemów FK zjeżyłoby to pewnie włosy na głowie gdyż oznaczałoby liczbę kont w iloczynie kartezjańskim wszystkich zadań i podzadań z rodzajami kosztów) dlatego też nie dziwi mnie dopuszczanie przez NIK i Izby Obrachunkowe takich form sprawozdawczości na około.

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Bożena Kot:

Zatem - w czym problem?
Czy ja czegoś nie rozumiem?

Pani Bożena zgrabnie broni Panią Stonogę, choć uważam, że błędy merytoryczne w artykule są nie do obronienia.
Nie ważne. Wolę uczyć się na błędach (najlepiej cudzych), aby samemu ich nie popełniać i energię poświęcić na szukanie dobrych rozwiązań. Istotne, że zaproponowane przez Panią Bożenę podejście tych błędów nie zawiera.
Przede wszystkim, cieszy mnie, że nazywa Pani wydatkami to, co jest rzeczywiście wydatkiem (operacją wydatku). Teraz możemy się spierać, które rozwiązanie jest lepsze lub gorsze, ale przynajmniej możemy mieć pewność, że rozmawiamy o tym samym. Może miałem pecha, ale ostatnio bardzo często zdarzało mi w rozmowy z księgowymi na ten temat, jak ślepego z głuchym.

Wracając do Przedstawionego przez Panią rozwiązania. Jak napisałem - według mnie jest ono poprawne, ale nie uważam go za rozwiązanie dobre. Zgodziliśmy się, że ewidencja powinna być prowadzona na kontach bilansowych z wykorzystaniem metody podwójnego zapisu. W tym rozwiązaniu wykorzystywane są konta pozabilansowe – czyli zapis pojedynczy. To powoduje, że traci się funkcję kontrolną jaką spełnia zapis podwój. Jeżeli chcemy sprawdzić czy na 130, rzeczywiście wydatek został poniesiony, to jak będzie to weryfikowane? Palcowanie operacja po operacji? Trochę to pracochłonne i łatwo coś przeoczyć.
Przypomnę, ze ten wątek dotyczy wydatku, kosztu i BUDZETU ZADANIOWEGO. Zatem, jak za pomocą tego rozwiązania można obsłużyć ewidencję w układzie budżetu zadaniowego? Tam będzie (jest) potrzeba alokacji wydatków (rozliczenia wydatków). Nie widzę możliwości skutecznej kontroli rozliczonych wydatków tego na kontach pozabilansowych.
Bliższa mi jest koncepcja oparta na rozbudowie konta 130. Choć poszedłbym znacznie dalej, tak aby możliwe było rozliczanie wydatków pośrednich.

Andrzej O.:
Wydaje mi się, że szczegółowa sprawozdawczość z wykonania budżetu zadaniowego wymagałaby pełnego odwzorowania takiego budżetu w planie kont.

Jest to dość trudne gdyż układ takiego budżetu zmienia się co roku (producentom systemów FK zjeżyłoby to pewnie włosy na głowie gdyż oznaczałoby liczbę kont w iloczynie kartezjańskim wszystkich zadań i podzadań z rodzajami kosztów) dlatego też nie dziwi mnie dopuszczanie przez NIK i Izby Obrachunkowe takich form sprawozdawczości na około.

Problem dużej ilości kont (analitycznych) może być ewentualnie problemem dla księgowych i wynikać z braku umiejętności wykorzystania funkcjonalności ich systemu informatycznego. Nie powinien być problemem dla producentów FK. Chyba, że nie potrafią stworzyć odpowiedniej funkcjonalności.
Podstawą jest automatyzacja procesu dekretacji oraz rozliczania wartości na kontach księgowych. Jeżeli do tego istnieje funkcjonalność umożliwiająca filtrowanie z dobrze zaprojektowanej struktury kont księgowych, to nie ma znaczenia, czy kont jest kilkadziesiąt, czy kilkadziesiąt tysięcy (no, przy takiej ilości problem jest w mocy obliczeniowej :-)). Zresztą ten iloczyn kartezjański nie da takiej astronomicznej ilości kilkudziesięciu tysięcy kont, choćby dlatego, że nie wszystkie kombinacje wystąpią. Sprawdzone w praktyce :-)Piotr K. edytował(a) ten post dnia 16.06.11 o godzinie 22:01

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Piotr K.:
Bliższa mi jest koncepcja oparta na rozbudowie konta 130. Choć poszedłbym znacznie dalej, tak aby możliwe było rozliczanie wydatków pośrednich.

Czyli proponuje Pan rozbudowę o analityki związane z budżetem zadaniowym i podwójną dekretację (rodzajową i na grupę 5 oraz na zadania)?

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Andrzej O.:

Czyli proponuje Pan rozbudowę o analityki związane z budżetem zadaniowym i podwójną dekretację (rodzajową i na grupę 5 oraz na zadania)?

Jeżeli "(rodzajową i na grupę 5 oraz na zadania)" oznacza konta zespołu 4 i 5 planu kont, to NIE. To są konta do grupowania i rozliczania kosztów, nie wydatków.

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Piotr K.:

Andrzej O.:

Czyli proponuje Pan rozbudowę o analityki związane z budżetem zadaniowym i podwójną dekretację (rodzajową i na grupę 5 oraz na zadania)?

Jeżeli "(rodzajową i na grupę 5 oraz na zadania)" oznacza konta zespołu 4 i 5 planu kont, to NIE. To są konta do grupowania i rozliczania kosztów, nie wydatków.

Fakt, muszę się przyzwyczaić do metody kasowej i memoriałowej.

Ale wracając - zakłada Pan, że najlepiej rozbudować konto 130 rachunku bankowego, żeby dekretować wydatki bezpośrednio na zadania i na kategorie wg klasyfikacji budżetowej?
Pytam, bo w firmach prywatnych często stosowanym rozwiązaniem jest pozostawienie w księgowości układu rodzajowego (i grupą 5 odpowiadającą strukturze organizacyjnej) i korzystanie z rachunkowości zarządczej do alokacji kosztów na inne kategorie (np. działania lub projekty) - tu często stosuje się wymiary księgowe (jeśli system fk na to pozwala), które umożliwiają koszt zadekretowany na rodzaj i MPK przypisać dodatkowo do projektu, szczególnie jeśli jest kosztem bezpośrednim w projekcie.Andrzej O. edytował(a) ten post dnia 17.06.11 o godzinie 18:36

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Mam w związku z tym pytanie - jak zwykle skonstruowana jest grupa kont 4 w jednostkach budżetowych - czy jest ona tożsama z układem klasyfikacji budżetowych dla wydatków czy też w jednostki budżetowe dostosowują sobie układ kont grupy 4 pod swoje własne potrzeby?Andrzej O. edytował(a) ten post dnia 19.06.11 o godzinie 10:31

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Spotkałem obie sytuacje, klasycznie analitykę na 4 do klasyfikacji budżetowej, ale także pewnego rodzaju hybrydy z indywidualnym podziałem kont do których dodatkowo dopinana jest podziałka budżetowa, zaciemnia to troszkę obraz, ale przy odpowiednio skonfigurowanych raportach można dobrze zobrazować koszty.
Pozdrawiam

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Mariusz Stasiak vel Stasek:
Spotkałem obie sytuacje, klasycznie analitykę na 4 do klasyfikacji budżetowej, ale także pewnego rodzaju hybrydy z indywidualnym podziałem kont do których dodatkowo dopinana jest podziałka budżetowa, zaciemnia to troszkę obraz, ale przy odpowiednio skonfigurowanych raportach można dobrze zobrazować koszty.
Pozdrawiam

1. W tym wątku zwracam uwagę, że sprawozdawczość budżetowa dotyczy wydatków, a nie kosztów. Zatem możliwość „dobrego zobrazowania kosztów” nie ma wielkiej wartości.
2. Znam innego dostawcę oprogramowania dla JST, który sprawozdawczość budżetową (wydatki) opiera na raportach wykorzystujących relacyjność danych gromadzonych w bazie danych. Chodzi o relację miedzy zapisem na 4kach (koszty) i zobowiązaniach na 2kach (rozrachunki) oraz zobowiązań na 2kach (rozrachunkach) i przelewami bankowymi na 1kach (wydatki). Raport wyciągany SQLem zawiera wykaz zarejestrowanych kosztów z wyłączeniem, tych których nie można powiązań w przelewem (nie zostały zapłacone). Rozwiązanie ma dwie podstawowe wady:
a. Jeżeli użytkownik (księgowa) zarejestruje przelew bez powiązania (na poziomie bazy danych)z rozrachunkami, to taka pozycja będzie w raporcie „po wsze czasy” pokazywana jako niezapłacona. Taka sytuacja będzie miała miejsce na przykład przy sporządzeniu „ręcznie” przelewu, a nie wygenerowania z pozycji rozrachunkowej w systemie płatności,
b. Podstawowym narzędziem dla księgowego powinno być konto księgowe, a nie tabela bazodanowa i występujące między nimi relacje. Zastosowanie powinny mieć metody rachunkowości, a nie informatyki.
Zapis na koncie umożliwia miedzy innymi kontrolę historii całego procesu obliczeniowego od poszczególnych operacji do pozycji na sprawozdaniu. Oparcie się na raporcie bezpośrednio z bazy danych takich możliwości nie daje – chyba, że księgowa ma możliwość samodzielnego przeglądania danych na poziomie tabel bazodanowych z wykorzystaniem SQLa.
3. To rozwiązanie „pewnego rodzaju hybrydy” nie zwiera rozwiązania alokacji wydatków. Jak na 4kach będą rozliczane i weryfikowane „wydatki pośrednie”?

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Piotr K.:

1. W tym wątku zwracam uwagę, że sprawozdawczość budżetowa dotyczy wydatków, a nie kosztów. Zatem możliwość „dobrego zobrazowania kosztów” nie ma wielkiej wartości.

Nie bardzo rozumiem co ta uwaga ma za znaczenie w przypadku pytania Pana Andrzeja?

2. Znam innego dostawcę oprogramowania dla JST, który sprawozdawczość budżetową (wydatki) opiera na raportach wykorzystujących relacyjność danych gromadzonych w bazie danych.

Wypowiedź moja nie dotyczyła systemu, ale odpowiedzi na pytanie z jakimi rodzajami podziału 4-ek się spotkałem w jednostkach budżetowych.

>Chodzi o relację miedzy zapisem na 4kach (koszty) i

zobowiązaniach na 2kach (rozrachunki) oraz zobowiązań na 2kach (rozrachunkach) i przelewami bankowymi na 1kach (wydatki). Raport wyciągany SQLem zawiera wykaz zarejestrowanych kosztów z wyłączeniem, tych których nie można powiązań w przelewem (nie zostały zapłacone).

>Rozwiązanie ma dwie podstawowe wady:

a. Jeżeli użytkownik (księgowa) zarejestruje przelew bez powiązania (na poziomie bazy danych)z rozrachunkami, to taka pozycja będzie w raporcie „po wsze czasy” pokazywana jako niezapłacona. Taka sytuacja będzie miała miejsce na przykład przy sporządzeniu „ręcznie” przelewu, a nie wygenerowania z pozycji rozrachunkowej w systemie płatności,

Ma Pan rację, taka sytuacja może mieć miejsce, ale tylko w przypadku działań ręcznych, jakikolwiek system zautomatyzowany przy dekretacji dokumentów źródłowych przy powiązaniu z systemem bankowym do takiej sytuacji nie dopuści.
Wprowadzenie systemów informatycznych przeważnie ma za zasadę wyeliminowanie ręcznej pracy.

b. Podstawowym narzędziem dla księgowego powinno być konto księgowe, a nie tabela bazodanowa i występujące między nimi relacje. Zastosowanie powinny mieć metody rachunkowości, a nie informatyki.

Zgadzam się.

Zapis na koncie umożliwia miedzy innymi kontrolę historii całego procesu obliczeniowego od poszczególnych operacji do pozycji na sprawozdaniu. Oparcie się na raporcie bezpośrednio z bazy danych takich możliwości nie daje – chyba, że księgowa ma możliwość samodzielnego przeglądania danych na poziomie tabel bazodanowych z wykorzystaniem SQLa.

Nie koniecznie, ale nie będę się zagłębiał, bo będzie to OT.

3. To rozwiązanie „pewnego rodzaju hybrydy” nie zwiera rozwiązania alokacji wydatków. Jak na 4kach będą rozliczane i weryfikowane „wydatki pośrednie”?

Przypisane do dokumentu źródłowego, który jest powiązany z 4-kami. Sam Pan to z resztą w skrócie opisał. Do dokumentu źródłowego można przypisać wiele atrybutów.

Mam nadzieję, że choć trochę udało mi się uzasadnić moją wcześniejszą wypowiedź, choć zaznaczam, że chciałem Panu Andrzejowi odpowiedzieć na pytanie.
Pozdrawiam i miłego wieczoruMariusz Stasiak vel Stasek edytował(a) ten post dnia 30.06.11 o godzinie 20:35

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

PS Polecam, aby ktoś jeszcze wypowiedział się w temacie konstrukcji 4-rek, szczególnie księgowych z JB

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Sprawozdawczość budżetowa dotyczy wydatków, więc nie powinna być oparta na zespole 4 i 5tym. Na tych kontach ewidencja dotyczy kosztów. Konta w tych zespołach kont zostały rozbudowane na potrzeby części sprawozdania finansowego jakim jest rachunek zysków i strat (wyników). W przypadku dotychczasowej sprawozdawczości tzw. tradycyjnej (działy, rozdziały, paragrafy) możliwe było stosowanie różnych zabiegów opartych na kontach pozabilansowych lub możliwościach technicznych systemów informatycznych. Nie są to rozwiązania dobre, ale działają (umożliwiają sporządzenie sprawozdań z wydatków), więc są powszechnie stosowane.

W przypadku rozwiązań na potrzeby budżetowania zadaniowego to już nie wystarczy. Szukanie rozwiązań przez pytanie „jak zwykle skonstruowana jest grupa kont 4” nie ma sensu – to ślepa uliczka. Jest rozwiązaniem karkołomnym: zaewidencjonować koszty wyłącznie na kontach 4 i 5, następnie dokonać ich rozliczenia (alokacji na działania), a potem jeszcze ustalić jaka część z tego kosztu była wydatkiem.

Proponuje odłożyć zespół 4 i 5 ad acta. Budżet zadaniowy wymaga zupełnie nowego podejścia. Skłaniam się do rozwiązań w obszarze zespołu 1go planu kont, co chyba już zauważył Pan Andrzej („zakłada Pan, że najlepiej rozbudować konto 130 rachunku bankowego, żeby dekretować wydatki bezpośrednio na zadania i na kategorie wg klasyfikacji budżetowej?”).

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Piotr K.:
Proponuje odłożyć zespół 4 i 5 ad acta. Budżet zadaniowy wymaga zupełnie nowego podejścia. Skłaniam się do rozwiązań w obszarze zespołu 1go planu kont, co chyba już zauważył Pan Andrzej („zakłada Pan, że najlepiej rozbudować konto 130 rachunku bankowego, żeby dekretować wydatki bezpośrednio na zadania i na kategorie wg klasyfikacji budżetowej?”).

Dziękuję.
Ale zauważę, że pozostanie duża część wydatków nie mogąca być bezpośrednio przypisana do zadań. A nawet może to być przeważająca większość wydatków (np. wynagrodzenia) (przyjmijmy taki prosty przykład: wydatek może być bardzo precyzyjny np. jako przelew do konkretnej osoby. Osoba ta bierze udział w trzech zadaniach, każde mierzone innym miernikiem - jak zostanie podzielony ten wydatek?)

W przypadku rozwiązań na potrzeby budżetowania zadaniowego to już nie wystarczy. Szukanie rozwiązań przez pytanie „jak zwykle skonstruowana jest grupa kont 4” nie ma sensu – to ślepa uliczka. Jest rozwiązaniem karkołomnym: zaewidencjonować koszty wyłącznie na kontach 4 i 5, następnie dokonać ich rozliczenia (alokacji na działania), a potem jeszcze ustalić jaka część z tego kosztu była wydatkiem.

Trochę nie do końca dobrze się Pan domyśla jaki był mój zamysł :)Andrzej O. edytował(a) ten post dnia 01.07.11 o godzinie 09:31

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Cała magia budżetu zadaniowego polega na tym, że nie mamy ograniczeń co do jego precyzyjności, oczywiście wszystko powinno mieć ograniczenia ze względu na zdrowy rozsądek. W przypadku przelewu dla osoby (rozumiem że chodzi o wynagrodzenie za pracę) we wzorcowej sytuacji powinniśmy określić jak zaangażowana jest ta osoba w realizację poszczególnego zadania w sposób bezpośredni i oczywiście jeżeli występuje w sposób pośredni. Wiąże się to z tzn. wycenianiem zadań, którego temat był już poruszony tu na forum. Osobiście uważam, że mało który samorząd będzie posuwał się do tak daleko idących szczegółowości. Czy do celów zadaniowych ktoś użyje kont zespołu 4 i 5, wątpię. Tu raczej jeżeli dobrze rozumiem zamysły Pana Piotra to księgowi będą posługiwać się tak jak do tej pory kontami 13x. Spotkałem się już z takim podejściem w budżetówce, a z analityką na zadania na 4 i 5 nie, może w firmach gdzie księgowość jest prowadzona na koszty i nie ma RB-tek.

Temat: Kategorie wydatek i koszt, a budżet zadaniowy

Piotr K.:
Proponuje odłożyć zespół 4 i 5 ad acta. Budżet zadaniowy wymaga zupełnie nowego podejścia. Skłaniam się do rozwiązań w obszarze zespołu 1go planu kont, co chyba już zauważył Pan Andrzej („zakłada Pan, że najlepiej rozbudować konto 130 rachunku bankowego, żeby dekretować wydatki bezpośrednio na zadania i na kategorie wg klasyfikacji budżetowej?”).

Tutaj powstaje pytanie - o ile np. paragrafy "Świadczeń dla osób fizycznych" będzie można ewidencjonować w całości bezpośrednio na zadania to już z "Wydatków bieżących" może... 10%? Co z całą grupą wydatków nieprzypisanych do zadań? Co więcej - nie będą one sparowane z kosztami (takie rzeczy to tylko w zaawansowanych rozwiązaniach dla cashflow) w związku z tym nie będą przypisane do MPK. To niewiarygodnie utrudni sensowną alokację.

Jak słyszę, że jednostki budżetowe chcą tę sprawę opanować na poziomie systemu fk... to życzę powodzenia i długich weekendów... albo przewiduję użycie bardzo niewiarygodnych kluczy podziałowych.