Temat: Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze firmy

Witam,
mam uprzejme zapytanie do Was-specjalistow w tej dziedzinie o miejsce audytu wewnetrznego w strukturze spolki o profilu produkcyjnym (zatrudnienie pond 500 osob, działy: produkcja, hr, logistyka, transport, finanse&ksiegowosc)

Według mnie audyt i kontrola wewnetrzna winna podlegac bezposrednio dyrektorowi generalnemu - jednak jest to duzy obszar i nie mam do konca pomyslu jak go wdrozyc.

Mysle tez o stworzeniu pewnych sekcji - zespolow kontrolujacych z kazdego działu po jednej osobie, jednak obawiam sie ze bedzie to zbyt kosztowne dla firmy, a co najwazniejsze musi byc tutaj niezaleznosc, obiektywizm.

Nie mam doswiadczenia w korporacjach, strukturach org.
zaproponowano bym pomyslala o wdrozeniu kontroli wewnetrznej/ audytu wew. -

Na te chwile jestem kierownikiem ksiegowosci, tak wiec wydaje mi sie ze przeprowadzanie kontrloli finansowej przez moja osobe , przelozony - dyrektor finansowy jest pewnym konfliktem (moze sie zrodzic).

bede wdzieczna za komentarze.

Temat: Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze firmy

Nie wiem, czy mogę się wypowiadać jako specjalista, ale postaram się wyrazić swoją opinię (szczególnie, że opisany profil firmy jakoś podobny do mojej). :-)

Po pierwsze wspomniana komórka powinna moim zdaniem podlegać dyrektorowi generalnemu (zakładam, że to jest najwyższy szczebel zarządzania). Zapewni to odpowiednią niezależność, ale też nada odpowiednią rangę i wskaże niejako zakres odpowiedzialności audytu (nie wspominając już o tym, że będzie to zgodne z najlepszymi praktykami).

Podległość dyrektorowi finansowemu może być odbierana przez współpracowników jako pośrednie zawężenie zainteresowań audytora do kwestii finansowych, a z drugiej strony może też ograniczać jego niezależność (dyrektor może wskazywać jako ryzykowne wszelkie inne obszary niż finansowe).

Podległość dyrektorowi generalnemu jest więc najlepszym rozwiązaniem, ale trzeba uwzględnić specyfikę firmy (np. jeśli tę rolę pełni obcokrajowiec, przebywający w spółce tylko 4 razy w roku, to raczej szukałbym innego rozwiązania).

Odnośnie wspomnianych sekcji nie do końca rozumiem, czy mają to być osoby nadal pracujące w działach, czy przesunięte do audytu? Niezależnie od przyjętego rozwiązania wydaje mi się to zbyt rozbudowanym systemem, jak na firmę z 500 osobami na pokładzie (szczególnie na początek). Po pierwsze zgadzam się, że byłoby to dość kosztowne, a po drugie mało efektywne - pewnie wszystkie obszary byłyby badane gruntownie (coś te osoby musiałby robić), niezależnie od ich znaczenia dla firmy i potencjalnych ryzyk w nich występujących, a przecież nie o to chodzi.

W przypadku pracy w poszczególnych działach trudno jest mówić o niezależności, ale nawet w przypadku przejścia do nowej komórki audytu/kontroli zalecane byłoby, aby nie badać obszarów, za które było się wcześniej odpowiedzialnym (standardy audytu mówią tu o okresie roku - to też tak a propos potencjalnego konfliktu w kontroli finansowej). Potencjalnym rozwiązaniem takiego konfliktu jest zatrudnienie kogoś z zewnątrz do przeprowadzenia audytu tego konkretnego obszaru. Oczywiście sama organizacja komórki, zespołu, proces planowania też zabierze sporo czasu, więc może nie będzie to konieczne.

Na początek proponowałbym więc ostrożność i oszczędność w budowaniu zespołu audytorskiego, tak aby wpierw wzmocnić kompetencje, wypracować pewną praktykę, pokazać w praktyce korzyści i wartość dodaną, a dopiero później myśleć o rozszerzaniu zespołu. W przeciwnym razie może się okazać, że grono audytorów będzie za duże, wskaźniki efektywności niskie, a w celu "wypełnienia" czasu audyt będzie zajmował się niekoniecznie tym, czy faktycznie powinien. Może to negatywnie wpłynąć na ocenę audytu przez osoby zarządzające i samych audytowanych i "spalić" ideę audytu na samym wstępie. Lepiej dmuchać na zimne, a złe lub tylko niewłaściwe pierwsze wrażenie będzie później bardzo trudno zmienić.

Temat: Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze firmy

Monika F.:
Witam,
mam uprzejme zapytanie do Was-specjalistow w tej dziedzinie o miejsce audytu wewnetrznego w strukturze spolki o profilu produkcyjnym (zatrudnienie pond 500 osob, działy: produkcja, hr, logistyka, transport, finanse&ksiegowosc)

Według mnie audyt i kontrola wewnetrzna winna podlegac bezposrednio dyrektorowi generalnemu - jednak jest to duzy obszar i nie mam do konca pomyslu jak go wdrozyc.

Mysle tez o stworzeniu pewnych sekcji - zespolow kontrolujacych z kazdego działu po jednej osobie, jednak obawiam sie ze bedzie to zbyt kosztowne dla firmy, a co najwazniejsze musi byc tutaj niezaleznosc, obiektywizm.

Nie mam doswiadczenia w korporacjach, strukturach org.
zaproponowano bym pomyslala o wdrozeniu kontroli wewnetrznej/ audytu wew. -

Na te chwile jestem kierownikiem ksiegowosci, tak wiec wydaje mi sie ze przeprowadzanie kontrloli finansowej przez moja osobe , przelozony - dyrektor finansowy jest pewnym konfliktem (moze sie zrodzic).

bede wdzieczna za komentarze.

Droga Moniko,
Mysle, ze na poczatek warto zastanowic sie nad konceptem systemu kontroli. Sugeruje zatem abys zapoznala sie z "COSO Framework" (znajdziesz opracowania w internecie po tym hasle).
Generalnie, w duzym uproszczeniu:
1) za kontrole wewnetrzna odpowiada kazdy pracownik a w szczegolnosci management,
2) audyt wewnetrzny monitoruje czy system kontroli dziala poprawnie.
Jesli przyjmiemy takie podejscie, wystarczy w zupelnosci jeden audytor lub dwoch w poczatkowej fazie (3 lata?).
Zazdroszcze wyzwania :-))

Temat: Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze firmy

Bardzo dziękuję za wartościowe dla mnie wypowiedzi.
rzeczywiscie wyzwanie duze i straznie mnie ciagnie do jego realizacji z poczatkiem roku.
Jednak najwazniejsze to czego mnie brakuje w tym zakresie to po prostu doswiadczenie jako audytor.
Pracuje w spolce od poczatku i na te chwile znam obszary gdzie brakuje kontroli wewnetrznej , sa luki lub ona w ogole nie funkcjonuje.
Jednak tak jak piszesz Zdzisławie, kontrola wew. jest jakby podsystemem audytu, a ja bez doswiadczenia obawiam sie ze nie bede w stanie profesjonalnie wykonac swoich obowiazkow.
obszary ksiegowe ok, lecz logistyczne nie bardzo by dokonac ich weryfikacji.

zatrudniac audytora i byc pod jego skrzydlami? hmm.. chyba zamkne sobie droge do kariery ;))

dziekuje rowniez Piotrowi za wypowiedz. Rzeczywiscie ostrożność i oszczędność w budowaniu zespołu audytorskiego, to podstawa. Bez wykazania wartosci dodanej nikt z zarzadu mnie tego nie zaakceptuje.

czlonek Zarzadu to osoba fizyczna - Polak wiec stały kontakt na szczescie w pracy i mozliwosc komunikacji na stałe;)

Nie uwazacie ze byloby "nieetyczne" podejmowac sie powolania nowego dzialu pod dyr generalnym nie majac na te chwile doswiadczenie w tym zakresioe ni szerokiej wiedzy? zdobywanie szkolen w trakcie ?

a moze tymczasowo kontrola wewnetrzna pod dyr generalnym a z czasem dzial audytu ewentualnie rozbudowany o osobe do pomocy?

jak wspomnialam znane sa nam obszay zagrozen i niedciagniec z racji przeprowadzonego w zeszlym roku audytu zewnetznego zwiazanego z badaniem spr.finansowego (pwc)-stad mysle o wykorzystaniu tego raportu do poprawy funkcjonowania firmy.
nawet jesli nie posiadam wystarczajacej wiedzy na temat np logistycznych rozwiazan mysle ze kadra zarzadzajaca musialaby mnie wspomoc. choc jezeli w tych obszarach sa brzydko mowiac "przekrety" to wiadomym jest iz to ja musze je wykryc i tu jakby kolko sie zamyka.
na te chwile twardy orzech do zgryzienia;)) ale bede myslec ;)

pozdrawiam !

Temat: Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze firmy

zatrudniac audytora i byc pod jego skrzydlami? hmm.. chyba zamkne sobie droge do kariery ;))

Monika, zatrudnij konsultanta - audytora, najlepiej praktyka z doswiadczeniem w polskich firmach. Mysle, ze 3-6 miesiecy wystarczyloby, zaleznie od skomplikowania i poziomu uporzadkowania biznesu.
No i kariera nie ucierpi:)))

Temat: Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze firmy

Moze lepiej nawiazac wspolprace z zewnetrzna firma, ktora pokieruje i dokladnie okresli dzialania w tym zakresie by moc dalej dzialac samodzielnie?
takie jednorazowe zlecenie - tylko czy ono da wymierne korzysci...
Obecnie poza watkiem audytu zastanawiam sie nad moim miejscem w pracy;)
nasz zespol obejmuje gl.ksiegowego, zastepce, i mnie kierownika.
Niedlugo wracam do pracy - zastanawiam sie nad moja rola w firmie stad te "pomysly" ;). Moze po prostu kontrolowac dokumentacje ksiegowa z procedurami, wprowadzac nowe procedury , ulepszac , wprowadzac zmiany...
zastanawiam sie nad optymalizacja kosztow (nazewnictwa stanowiska jeszcze nie obmyslilam;)) cos w rodzaju Lean-a , ktory funkconuje u nas - tylko na dłuższa metę pomysły sie skoncza, baaa pytanie czy uda sie je sprzedac i wdrozyc;)
gdzie jeszcze w firmie moze byc miejsce dla osoby z finansów?

Temat: Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze firmy

Co do optymalizacji kosztów i miejsca dla osoby z finansów to samo się nasuwa wdrożenie controllingu (w myśl zasady - "dobre budżetowanie to wyzwanie" - o ile oczywiście jeszcze czegoś takiego nie macie). Zresztą jest to chyba jedna z dwóch (obok audytu wewnętrznego właśnie) najczęściej wybieranych dróg rozwoju zawodowego osób z finansów / księgowości.

Co do współpracy z firmą zewnętrzną czy też doświadczonym audytorem-freelancerem, to faktycznie może być "niezła szkoła". W zależności od zakresu w grą wchodzić: szkolenia, wspólne zbudowanie planu audytu, przygotowanie dokumentów niezbędnych do pracy, przeprowadzenie pierwszych zadań.

Odnośnie kwestii zasadniczej, czyli kontroli wewnętrznej to (w dużym skrócie) kontrola wewnętrzna jest procesem przebiegającym w całej firmie, który ma zapewnić, że organizacja będzie realizowała swoje cele. Najwyższe kierownictwo odpowiada za ustanowienie tych celów (nie tylko finansowych) i nadanie odpowiedniego "tonu z góry". Średni szczebel kierownictwa powinien przełożyć cele strategiczne na cele operacyjne i ustanowić odpowiednie mechanizmy kontrolne tam, gdzie jest to konieczne do monitorowania realizacji celów. Z kolei pracownicy (wszyscy w firmie) "robią swoje" czyli m.in. realizują czynności kontrolne wpisane w ich codzienne działania. Audyt wewnętrzny jest jej elementem i odpowiada w systemie za monitoring, czy wszystkie powyższe elementy występują, czy zostały sensownie zaplanowane i efektywnie działają.

To też nie jest tak, że audytor wewnętrzny ma być specjalistą w każdej dziedzinie, bo tego się po prostu nie da zrobić (choć oczywiście wiedza z analizowanego obszaru się przydaje). Ja to nazywam, że audytor ma przede wszystkim "knuć" czyli myśleć, jakie są słabości ustanowionego systemu kontroli wewnętrznej, na jakie zagrożenia firma nie jest przygotowana, a jakich szans nie wykorzystuje czyli jakich mechanizmów brakuje, czego nie analizuje się w firmie, jakie kontrole należy wprowadzić, jakie ulepszyć, a jakie zlikwidować, bo są niepotrzebne. I dotyczyć to może zarówno kwestii logistycznych, księgowych, jak i np. jakościowych. Bo moim zdaniem podstawową kompetencją audytora jest zdrowy rozsądek i umiejętność zadawanie odpowiednich pytań.

Obawiam się, że zeszłoroczny audyt zewnętrzny PWC też nakierowany był na kwestie finansowe i kontrolę wewnętrzną w tym obszarze, a w audycie wewnętrznym nie tylko o to chodzi. Poza tym biorąc pod uwagę Twoje dotychczasowe doświadczenie w firmie, nie zaczynałbym od tego obszaru (ryzkiem jest brak pełnego obiektywizmu, ale też możliwość posądzenia o niedostrzeganie lub wręcz celowe akceptowanie niedociągnięć, żeby teraz "się wykazać").

Zachęcam też do dyskusji i wymiany doświadczeń z audytorami "na żywo", np. podczas spotkań Wielkopolskiego Koła IIA Polska (skoro jesteś z Poznania). Co prawda najbliższe spotkanie - 27 września - będzie bardziej dotyczyło systemów zarządzania (konkretnie ISO 27tys.), ale może kiedyś przyjdzie Ci oceniać ustanowiony system bezpieczeństwa informacji w firmie. No i zawsze można podyskutować po zaplanowanej prezentacji. Więcej informacji na stronach IIA Polska.Piotr Hans edytował(a) ten post dnia 13.09.10 o godzinie 18:08

Temat: Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze firmy

Witaj Piotrze,
dziękuję za poświecony czas. Jestem pod wrażeniem Twojego doświadczenia, ale przede wszystkim wiedzy;)tylko pozazdrościć ;)
kontunujac: controlling jest - to działka już zamknięta;) raportowanie przebiega zgodnie z zasadami Grupy. Choć w tej działce znajduje się fakturowanie - sprzedaż więc w mojej głowie nasuwa się propozycja wydzielenia tego stanowiska, tym bardziej ze sa do tego zasoby - jest osoba ktora moze to robic, a koledzy z controllingu ciągle "siedza po godzinach" ;/
Mamy wspolnego szefa - na pewno milo byloby ich odciazyc;)
Co do spotkan IIA - chetnie bede korzystac,dziekuje za propozycje bede sledzic na biezaco spotkania na stronie.
w kwestii - tu cytat: "możliwość posądzenia o niedostrzeganie lub wręcz celowe akceptowanie niedociągnięć, żeby teraz "się wykazać" - na te chwile wszystkie obszary finansowe zostaly zweryfikowane (pwc - fakt tylko aspekty finansowe). Wiemy gdzie sa niedociagnięcia,co trzeba poprawiac,co kontrolowac,lecz moze zaczac to wdrazac, usprawniac - ale to duza działka, fakt...

naswietliles mi kwestie audytu jako calosci - zgadzam sie ze to nie tylko finanse ( nie rozwinelam swoich poprzednich mysli;) - moze w takim wypadku, zajac sie tylko kontrola wewnetrzna finansow - byloby to odrebne stanowisko dla mnie moze Finance Internal Control (podleganie pod Dyr Generalnego juz raczej nie pod Dyr finansowego).moglabym wdrozyc miesieczne kontrolne listy dla kazdego pracownika, weryfikowac ich ksiegowania,zgodnosc z przepisami(vat/cit), analiza wprowadzanie dokumentow prostych - podstawy (polecenie ksiegowan) itp.

nie przyblizylam dlaczego o tym mysle...;))

jestem po urlopie macierzynskim,wracam do pracy w nowym roku. mamy gl.ksiegowego,zatrudnionego krotko przed moim odejsciem. zespol przeszedl pod nowe skrzydla z racji mojej dluuuzszej nieobecnosci;)
stad padla propozycja bym zastanowila sie - co bym chciala robic,wiele zadan przejac gl.ksiegowy,spolka musiala funkcjonowac.

stad takie zastanowienia..a moze zupelnie inny dzial w ktorym przejawiaja sie finanse , lecz tu...brak mi kreatywnosci, ale nie spoczne ;))
milego dnia!

Temat: Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze firmy

ps.czy warto sie pchac w te szeregi skoro jest gl.ksiegowy :P