GoldenLine
Zaloguj się
Agnieszka K.

Agnieszka K. Dyrektor Projektów
Szkoleniowych ARK
Consulting

Temat: Procedury w sekretariacie

Procedury - z jednej strony ułatwiają nam pracę, bo porządkują wszelkiego rodzaju procesy w firmie /każdy wie co i kiedy powinien zrobić/, z drugiej strony - przeszkadzają jeżeli stosujemy je niekonsekwentnie /od przypadku do przypadku, a niektóre osoby w firmie są "zwolnione" z ich przestrzegania/ lub zbyt automatycznie i sztywno /dosłownie, bezrefleksyjnie/.

Jak to jest u Was? Czy macie procedury dot. pracy w sekretariacie? Jak jest z ich przestrzeganiem przez Was i innych pracowników /niektóre procedury dot. pracownika sekretariatu dot. równiez innych jak np. procedura przyjmowania i wysyłania korespondencji/?

No i czy są w ogóle potrzebne?

Zapraszam do dyskusji...
Link do wypowiedziLink
Anna Ł.

Anna Ł. Kierownik Biura
Zarządu / Asystentka
Prezesa Zarządu

Temat: Procedury w sekretariacie

ja bardzo sobie chwalę szczególnie dwie nasze procedury dotyczące obiegu dokumentów i rozliczania zaliczek. Długo nad nimi pracowaliśmy. Były wprowadzane poprawki i zmiany. Procedury były pisane od nowa wielokrotnie. Ale teraz gdy mają już właściwy kształt wiele ułatwiają - zwłaszcza przy wdrażaniu kogoś nowego.
Pewnie że zdarza się, że ktoś bezmyślnie lub automatycznie stosuje się do procedur, ktoś nie stosuje ich wcale. Nie wszystkie sytuacje da się w procedurze przewidzieć, czasem codzienność przynosi zaskoczenie, ale jest się czym podeprzeć. Procedury porządkują sekretariat, biuro, firmę.
Jeżeli tylko nie jest ich tysiące i wszyscy się do nich stosują to nie ma w nich nic złego :)
Link do wypowiedziLink
Katarzyna Wojdat

Katarzyna Wojdat Recruitment
Consultant

Temat: Procedury w sekretariacie

Procedury mogą pomagać lub utrudniać życie. Oczywiście są potrzebne, uważam jednak, że powinny być wprowadzane po uzgodnieniu z pracownikami, których mają obowiązywać. W końcu to oni najlepiej wiedzą co jest dobrze, a co przydałoby się poprawić. Najgorsze z kolei są takie procedury, które wprowadza się na wzór np. innej firmy, które niekoniecznie sprawdzą się w naszym przypadku.
Link do wypowiedziLink
Anna Gabler

Anna Gabler Sales Department

Temat: Procedury w sekretariacie

Mądre procedury usprawniają funkcjonowanie firmy.
Nie ma natomiast sensu wprowadzać procedur jeśli są one łamane lub ich przestrzeganie dotyczy tylko części pracowników. Podzielam pogląd koleżanki, że procedury powinny być współtworzone przez pracowników, których mają one dotyczyć. Dialog jest wskazany w każdej sytuacji związanej z funkcjonowaniem firmy.
Jak u Was wygląda obieg dokumentacji? Czy rejestrujecie pisma, jeśli tak to czy korzystacie z konwencjonalnej formy - papierowej czy może jakiejś elektronicznej?

pozdrawiam w tłusty czwartek,
Ania
Link do wypowiedziLink
Anna Ł.

Anna Ł. Kierownik Biura
Zarządu / Asystentka
Prezesa Zarządu

Temat: Procedury w sekretariacie

Pisma rejestrujemy w najprostszy z możliwych sposobów: w excelu, w dwóch oddzielnych katalogach: faktury i pisma. Z pismami standardowo: data wpływu, data pisma, temat czy opis sprawy i nazwisko pracownika, który dokument otrzymał. Każdy dział ma osobę odpowiedzialną za odbiór korespondencji - czasem jest to szef działu czasem asystent.(jedyny minus, że nie kwituje on odbioru i raz na jakiś czas zdarzają się poszukiwania pisma, ale na szczęście rzadko). Z fakturami podobnie: data wpływu, data fv, nr fv, opis towaru czy usługi i nazwisko pracownika, który fv dostaje do opisania. Na opis pracownik ma dwa dni. Potem fv wraca na sekretariat, dziewczyny zaznaczają w tabeli, że po opisaniu został zwrócony i przekazują fv do księgowości.
Droga fv czy pisma jest prosta, maksymalnie skrócona - nie mamy dekretacji (z czym spotkałam się w innych firmach), to dziewczyny w sekretariacie decydują gdzie idzie pismo czy fv - jak dotąd działa do całkiem sprawnie.

Mam nadzieje, że opisałam to czytelnie i jasno :)
Link do wypowiedziLink
Katarzyna Wojdat

Katarzyna Wojdat Recruitment
Consultant

Temat: Procedury w sekretariacie

Tak samo - jak Anna. Ufff, na szczęście faktury przekazuję od razu do księgowości, rejestruję tylko pisma.
Link do wypowiedziLink
Magdalena Krasnowska

Magdalena Krasnowska Specjalista ds.
administracyjnych,
Arkady Wrocławskie
S.A.

Temat: Procedury w sekretariacie

U mnie standardowa rejestracja pism + faktur. Na szczęście jest program do tego, który pamięta numerację i nie "zginie" jak kiedyś plik z całodzienną korespondencją wpisany w arkusz Excela.
Ale to co najważniejsze - każdy dokument jest skanowany - tego wymaga program, ale wcześniej też tak było. Ile razy szukało się pisma po pół roku? Roku? ;-) A tak zawsze mamy skan.
Link do wypowiedziLink
Justyna Machudera

Justyna Machudera Sekretarka,
Kancelaria Adwokacka
w Warszawie,
asystentka

Temat: Procedury w sekretariacie

Procedury, procedury, hmm nie ukrywam, że przy podjęciu pracy - miałam z tym mały problem, bowiem żadnych takich nie było. Rejestrowana była korespondencja przychodząca i wychodząca, ale nie w jakiś specjalny sposób - książka korespondencyjna - była wystarczającym narzędziem pracy. Na całe szczęście nic nie mogło zginąć :), bowiem od razu było to podkładane do akt danej sprawy, a następnie przekazane wg. właściwości do konkretnej osoby. Jedynie dokumenty księgowe miały swój własny sposób życia i po dokonaniu płatności, czekały na zbiorcze przekazanie do księgowości. Czasy się jednak zmieniły i do pomocy mam program - do obsługi biura :)
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy


Następna dyskusja:

Savoir vivre w sekretariacie




Wyślij zaproszenie do
Anuluj