Temat: osoby kontaktowe ze strony kontrahentów, a obowiązek...
Po kolei. Mam taką propozycję dla Państwa, w sumie poradę zawodową. Całkiem za free, chyba, że w końcu wyskoczymy gdzieś na browara.
Nie zaczynajcie analizy procesu i przypisania podstaw od danych osobowych. Bo one są tylko "narzędziem" do właściwego wykonania konkretnych procesów w organizacji, czy ich etapów. Zacznijcie od tego, co czego to coś jest realizowane, a danymi zajmijcie wtedy, kiedy wystąpią.
W typowym procesie biznesowym jak tutaj jeden chce coś sprzedać, a drugi coś kupić. Jeden ma interes w tym (ciekawe prawda?) i drugi też. Jeśli nie wskażą z jednej strony sprzedażowca z drugiej zakupowca, to nie dojdzie do sprzedaży. Przy czym spotkałem się ostatnio z klientem, który nie stosuje imiennych maili, a lata wszystko na sales@...
To rozważenie wyżej jest istotne (użycie słowa "rozważenie" przeze mnie tutaj - też), aby właściwie przypisać podstawę prawną.
Teraz co do sprzeciwu. Różnic między zgodą a sprzeciwem jest sporo, najważniejsze:
1. Zgoda jest praktycznie bezwzględna. Odwoła i już. KONIEC!
2. Osoba ma mieć możliwość odwołać zgodę również prosto jak jej udzieliła. Jak spełnić ten wymóg?
Co do sprzeciwu. Bezwzględny zakaz przetwarzania dotyczy TYLKO I WYŁĄCZNIE sprzeciwu do wykorzystywania danych osobowych używanych do marketingu bezpośredniego. Do celów umów przetwarzałbym dalej, bo na początku tego posta rozważyłem i wykazuję... i teraz nieco edukacji. Wykazuję to, do czego jestem zobowiązany art 21 ust 1 RODO - zdanie drugie.
Mało tego, takie rozważenie jak wyżej, daje podstawę do natychmiastowej odpowiedzi na żądanie osoby która chce wykonać swoje prawa z art 18 (ograniczenia przetwarzania, konkretnie 18.1.d - do czasu stwierdzenia czyja racja jest "najmojsza"). I oczywiście moja jest najmojsza, bo przecież ja tego pracownika zatrudniłem do sprzedaży/kupna, wiedział na co się godzi. Jedyne co to ograniczam dane do imienia i nazwiska i inny danych identyfikujących i kontaktowych (kategorie danych dla podpowiedzi).
I już na koniec. Jak najbardziej osoba ma prawo być poinformowana, więc obowiązek informacyjny bezwzględnie do spełnienia. Przykład z życia
Jan Kowalski pracował w firmie AmberGold. I teraz chce być doradcą finansowym (brokerem) indywidualnym. Ma prawo do tego, aby zapomnieć, że był od obsługi klienta w tej konkretnej firmie? OCZYWIŚCIE. Mało tego, brak realizacji tego obowiązku oznacza bardzo poważne naruszenie prawa tejże osoby. I skutki życiowe.
Porada nr 2 - czyli ćwiczenie jakie robię na każdym szkoleniu dla IOD. Opis procesu w Excelku - kolumny to to co wylistowane. A w wierszach konkretne, pojedyncze kroki. :
1. Etap (krótka nazwa - np nawiązanie relacji)
2. Forma (mail - tu ważne z USUDE i Prawo Telekom, kontakt osobisty, etc)
3. Cel - ale PROCESU!!! (kroku tego procesu). Czyli jak wyżej, nawiązanie relacji handlowej. Obowiązek informacyjny spełniamy przy pierwszym kontakcie, zaraz po wprowadzeniu do zbioru. Bo biorąc wizytówkę, nie zawsze wiem, czy go do zbioru wprowadzę. To na inny raz ;-) To w sumie też powiązane, bo to jest 2 etap procesu - nazywa się wstępny kontakt. I maile czy rozmowy zaczynają się mniej więcej "cześć Zdzisiek, pochlaliśmy na konferencji (dane o nałogach nie są już wrażliwe) i mówiłeś, że masz fajne .... coś tam". W ramach tego maila można podpiąć treść informacji.
4. Zakres danych
5. Kategorie osób
6. Kategorie danych
7. Podstawa.. Dopiero tutaj. Ale rozbite na zwykłe, 6.1, 6.1.c - do wpisania konkret przepisu (bo tak trzeba, podstawą nie jest 6.1.c RODO, tylko np ustawa o ubezpieczeniu społecznym), 6.1.f - konkretnie opisany, bo to musi być w obowiązku informacyjnym.
Dalsze kolumny daruję. Ręczę, że wiele się wyjaśni po zrozumieniu procesów firmowych. I znów powtórzę słowa sprzed już ponad roku.
RODO ułoży firmy... Bo wymusza zrozumienie swoich procesów i dokładne zidentyfikowanie, gdzie, jakie dane, do czego i jak są przetwarzane.
пропозиції роботи
