GoldenLine
Zaloguj się
Dorian Jateowicz

Dorian Jateowicz Specjalista
Logistyk, urząd

Temat: Korespondencja

W ramach mapowania procesów pracownik sekretariatu wykazał proces: obsługa korespondencji.
Do tej pory był zbiór korespondencja w ramach którego prowadzono rejestr korespondencji oraz stosowano wewnętrznie elektroniczny obieg dokumentów.

Jako podstawę prawną wykazali ustawę o narodowym zasobie archiwalnym w art. 6 ust.2. Oczywiście na podstawie tego artykułu mamy wydane stosowne przepisy. Czy to wystarczy ?
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: Korespondencja

Rozjaśnij... sekretariat ma swój zbiór pt. korespondencja? A co w nim macie?
Link do wypowiedziLink
Dorian Jateowicz

Dorian Jateowicz Specjalista
Logistyk, urząd

Temat: Korespondencja

Grzegorz K.:
Rozjaśnij... sekretariat ma swój zbiór pt. korespondencja? A co w nim macie?

Tak określili, a po inwentaryzacji wykazali proces obsługa korespondencji w ramach którego prowadzą rejestr korespondencji i stosują elektroniczny obieg dokumentów.
Link do wypowiedziLink
Paweł G.

Paweł G. IOD, podmiot danych

Temat: Korespondencja

Dorian J.:
po inwentaryzacji wykazali proces obsługa korespondencji w ramach którego prowadzą rejestr korespondencji i stosują elektroniczny obieg dokumentów.
Coś mi tu nie gra. W jakim sensie ten elektroniczny obieg dokumentów? Macie EZD, czy stosujecie system tradycyjny jednak?
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: Korespondencja

Dorian J.:
Grzegorz K.:
Rozjaśnij... sekretariat ma swój zbiór pt. korespondencja? A co w nim macie?

Tak określili, a po inwentaryzacji wykazali proces obsługa korespondencji w ramach którego prowadzą rejestr korespondencji i stosują elektroniczny obieg dokumentów.

Oni sobie mogą określać co chcą. Pytanie czy naprawdę rejestr korespondencji jest odrębnym zbiorem? Co do niego wpada?
Link do wypowiedziLink
Dorian Jateowicz

Dorian Jateowicz Specjalista
Logistyk, urząd

Temat: Korespondencja

Paweł G.:
Dorian J.:
po inwentaryzacji wykazali proces obsługa korespondencji w ramach którego prowadzą rejestr korespondencji i stosują elektroniczny obieg dokumentów.
Coś mi tu nie gra. W jakim sensie ten elektroniczny obieg dokumentów? Macie EZD, czy stosujecie system tradycyjny jednak?

Mamy rejestr korespondencji(forma papierowa) i w celu usprawnienia pracy stosujemy elektroniczny obieg dokumentów wewnątrz naszej jednostki.
Link do wypowiedziLink
Dorian Jateowicz

Dorian Jateowicz Specjalista
Logistyk, urząd

Temat: Korespondencja

Grzegorz K.:
Dorian J.:
Grzegorz K.:
Rozjaśnij... sekretariat ma swój zbiór pt. korespondencja? A co w nim macie?

Tak określili, a po inwentaryzacji wykazali proces obsługa korespondencji w ramach którego prowadzą rejestr korespondencji i stosują elektroniczny obieg dokumentów.

Oni sobie mogą określać co chcą. Pytanie czy naprawdę rejestr korespondencji jest odrębnym zbiorem? Co do niego wpada?
Standardowo - wpływające i wychodząca dokumentacja.
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: Korespondencja

Ale to tak standardowo w urzędzie po prostu sobie przyjmujecie korespondencję i wysyłacie? Znaczy jesteście operatorem pocztowym? ;-) I to jest cel główny przetwarzania danych w tychże procesach?

A poważnie, czy to nie jest tak, że większość korespondencji wchodzącej rozpoczyna realizację procesu, za który ktoś odpowiada oraz kończy pewien etap (wysyłka)?
Link do wypowiedziLink
Dorian Jateowicz

Dorian Jateowicz Specjalista
Logistyk, urząd

Temat: Korespondencja

Grzegorz K.:
Ale to tak standardowo w urzędzie po prostu sobie przyjmujecie korespondencję i wysyłacie? Znaczy jesteście operatorem pocztowym? ;-) I to jest cel główny przetwarzania danych w tychże procesach?

A poważnie, czy to nie jest tak, że większość korespondencji wchodzącej rozpoczyna realizację procesu, za który ktoś odpowiada oraz kończy pewien etap (wysyłka)?

Rozumiem, czyli proces obsługa korespondencji nie powinna być wykazywana.
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: Korespondencja

To nie jest proces moim zdaniem, tylko etap procesu merytorycznego, występujący w każdym z merytorycznych (głównych). Z dwoma odejściami:
1. Przyjmujecie - bo wasze i leci do komórki merytorycznej
2. Przekazujecie do innego (lub odmawiacie wszczęcia) - bo nie wasze.

Ale sam w sobie jak dla mnie nie jest samodzielnym, istniejącym bytem, w którym jesteśmy w stanie wskazać cele i zakres danych osobowych. Bo w zależności od sprawy zarówno cel jak i zakres będą inne. np pozwolenie na budowę wygląda zupełnie inaczej niż wydanie prawa jazdy.

I przecież informujecie, zę dane przetwarzacie do rozpatrzenia wniosku o pozwolenie na budowę, czy do wydania prawa jazdy, a nie do obsługi korespondencji.

Druga rzecz. Nie wyobrażam sobie, aby sekretariat czy biuro podawcze, którego działaniem jest tylko obsługa poczty do tych procesów merytorycznych, były w stanie określić wszystkie cele, zakres, podstawy przetwarzania danych w urzędzie, a przecież je przetwarzają i właśnie w zakresie procesów merytorycznych (głównych).

Mało tego, dość trudno aby sami sobie określili dane osobowe jakie są niezbędne do tych procesów, tak aby zrealizować zasadę minimalizacji danych. Bo to też jest zależne od tego, do czego wpada wniosek.

Myślę, że dużo lepszym rozwiązaniem jest identyfikacja procesów od samego początku do samego końca. Wpływ pisma (niezależnie od formy) jest takim początkiem, a niszczenie końcem (lub archiwizacja, jeśli A, bo jeśli jakiekolwiek B to i tak końcem będzie niszczenie).
Link do wypowiedziLink
Kinga Karda

Kinga Karda SPECJALISTA DS.
CONTROLLINGU, organ
publiczny

Temat: Korespondencja

Grzegorz K.:
To nie jest proces moim zdaniem, tylko etap procesu merytorycznego, występujący w każdym z merytorycznych (głównych). Z dwoma odejściami:
1. Przyjmujecie - bo wasze i leci do komórki merytorycznej
2. Przekazujecie do innego (lub odmawiacie wszczęcia) - bo nie wasze.
......

Ciekawe i twórcze podejście :-)Ten post został edytowany przez Autora dnia 18.07.18 o godzinie 10:36
Link do wypowiedziLink
Dorian Jateowicz

Dorian Jateowicz Specjalista
Logistyk, urząd

Temat: Korespondencja

Grzegorz K.:
To nie jest proces moim zdaniem, tylko etap procesu merytorycznego, występujący w każdym z merytorycznych (głównych). Z dwoma odejściami:
1. Przyjmujecie - bo wasze i leci do komórki merytorycznej
2. Przekazujecie do innego (lub odmawiacie wszczęcia) - bo nie wasze.

Ale sam w sobie jak dla mnie nie jest samodzielnym, istniejącym bytem, w którym jesteśmy w stanie wskazać cele i zakres danych osobowych. Bo w zależności od sprawy zarówno cel jak i zakres będą inne. np pozwolenie na budowę wygląda zupełnie inaczej niż wydanie prawa jazdy.

I przecież informujecie, zę dane przetwarzacie do rozpatrzenia wniosku o pozwolenie na budowę, czy do wydania prawa jazdy, a nie do obsługi korespondencji.

Druga rzecz. Nie wyobrażam sobie, aby sekretariat czy biuro podawcze, którego działaniem jest tylko obsługa poczty do tych procesów merytorycznych, były w stanie określić wszystkie cele, zakres, podstawy przetwarzania danych w urzędzie, a przecież je przetwarzają i właśnie w zakresie procesów merytorycznych (głównych).

Mało tego, dość trudno aby sami sobie określili dane osobowe jakie są niezbędne do tych procesów, tak aby zrealizować zasadę minimalizacji danych. Bo to też jest zależne od tego, do czego wpada wniosek.

Myślę, że dużo lepszym rozwiązaniem jest identyfikacja procesów od samego początku do samego końca. Wpływ pisma (niezależnie od formy) jest takim początkiem, a niszczenie końcem (lub archiwizacja, jeśli A, bo jeśli jakiekolwiek B to i tak końcem będzie niszczenie).


Dzięki. O co mi dokładnie chodzi, nie wiem co wpisać w rejestr czynności przetwarzania, bo mamy ten rejestr korespondencji wychodzącej i przychodzącej i jako czynność wpiszę: ewidencjonowanie danych dotyczących korespondencji listownej.

Zmylili mnie troszkę tą obsługą korespondencji
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: Korespondencja

Kinga K.:
Grzegorz K.:
To nie jest proces moim zdaniem, tylko etap procesu merytorycznego, występujący w każdym z merytorycznych (głównych). Z dwoma odejściami:
1. Przyjmujecie - bo wasze i leci do komórki merytorycznej
2. Przekazujecie do innego (lub odmawiacie wszczęcia) - bo nie wasze.
......

Ciekawe i twórcze podejście :-)

Ja zawsze tak. ;-) W sensie procesowo, a nie działowo. Bo co będzie jeśli nagle organizacja wpadnie na pomysł, że od jutra każdy dział sam sobie przyjmuje i wysyła pisma? ;-)
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: Korespondencja

Nie, no w RCPD to OK. Obsługa może być. Zrozumiałem że macie to jako odrębny zbiór danych osobowych, taki sobie po prostu byt i do niego się jakoś opisujecie. Sorry ;-)

Obsługa chyba jednak lepiej brzmi. Bo schowasz pod to otwieranie, rejestrację, przekazywanie, np skan (nadawanie biegu). I tu do podpięcia mechanizmy nadzoru nad rzetelnością i poufnością.
Link do wypowiedziLink
Paulina S.

Paulina S. Inspektor ochrony
danych

Temat: Korespondencja

W kwestii podstawy prawnej sugerowałabym rozważyć dodanie Rozporządzenia PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej i może KPA.
Link do wypowiedziLink
Dorian Jateowicz

Dorian Jateowicz Specjalista
Logistyk, urząd

Temat: Korespondencja

Grzegorz K.:
Nie, no w RCPD to OK. Obsługa może być. Zrozumiałem że macie to jako odrębny zbiór danych osobowych, taki sobie po prostu byt i do niego się jakoś opisujecie. Sorry ;-)

Obsługa chyba jednak lepiej brzmi. Bo schowasz pod to otwieranie, rejestrację, przekazywanie, np skan (nadawanie biegu). I tu do podpięcia mechanizmy nadzoru nad rzetelnością i poufnością.

U nas to tak rozwiązano, że połączono wykaz zbiorów z RCPD tzn. Do każdego zbioru wyszczególnione są czynności.

Sięgnąłem do starej dokumentacji i widzę, że przez lata rejestr korespondencji był zbiorem danych.
Dlatego w ramach tego zbioru wykazali ewidencjonowanie/obsługę korespondencji.
Link do wypowiedziLink
Dorian Jateowicz

Dorian Jateowicz Specjalista
Logistyk, urząd

Temat: Korespondencja

Paulina S.:
W kwestii podstawy prawnej sugerowałabym rozważyć dodanie Rozporządzenia PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej i może KPA.

Wiesz co, nas obowiązuje Art 6 ust 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Moi przelozeni w porozumieniu z Dyr. Archiwów Panstwowych wydali zarządzenie w tej sprawie. Jednak przyjrze się z ciekawości tym podstawą prawnym.

Tak przy okazji, to nadal upoważniacie do zbioru danych osobowych czy do czynności przetwarzania ?
Link do wypowiedziLink
Paulina S.

Paulina S. Inspektor ochrony
danych

Temat: Korespondencja

Dorian J.:
Tak przy okazji, to nadal upoważniacie do zbioru danych osobowych czy do czynności przetwarzania ?
Do czynności wynikających z zakresu obowiązków w ramach zbioru danych z uwzględnieniem poziomu dostępu.
Ale zaczynam szukać innych rozwiązań. Ostatnia dyskusja mnie natchnęła.
Link do wypowiedziLink
Dorian Jateowicz

Dorian Jateowicz Specjalista
Logistyk, urząd

Temat: Korespondencja

Paulina S.:
Dorian J.:
Tak przy okazji, to nadal upoważniacie do zbioru danych osobowych czy do czynności przetwarzania ?
Do czynności wynikających z zakresu obowiązków w ramach zbioru danych z uwzględnieniem poziomu dostępu.
Ale zaczynam szukać innych rozwiązań. Ostatnia dyskusja mnie natchnęła.

My upoważniamy do zbioru w zakresie zinwentaryzowanych czynności w zbiorze.
Nie wiem czy to dobry pomysł.
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: Korespondencja

A gdzie się zaczyna zbiór? Bo jak dla mnie, jeśli mamy obsługę klienta w zakresie pozwolenia na budowę, to dane do zbioru wchodzą już na biurze podawczym. Wszak do tego te dane będziecie przetwarzać. ;-)

No chyba, że pracujecie na poczcie.. ;-) Sorry za sarkazm, ale tym tekstem ostatnio nawalałem prawnika, który mi zaczął wymyślać zbiór korespondencja. Zapytałem go, jak wyżej, czy jak firma zmieni zasady i nagle wprowadzi frontem do klienta, to... co z tym zbiorem?

Co do dyskusji całej. Ogólnie powiem tak patronalnie ;-) Nie przejmujecie się, cały świat ma z tym problem, nie tylko my w Polsce i nie tylko bezpiecznicy od danych osobowych. Dwa podejścia zawsze się ze sobą ścierały, dlatego, że punkt widzenia zależy od punktu siedzenia. Zobaczcie, że tak samo jest z BHP czy z informacjami niejawnymi. Nie patrzy się szeroko, holistycznie przez firmę, bo specjaliści mają wąski zakres obowiązków. I nawet nie mają jak...

Natomiast moim zdaniem i ABI (kiedyś) i IOD (teraz) z racji bycia pierwszym po szefie po prostu MUSI patrzeć przez pryzmat całości procesu i nadzorować cały proces przetwarzania danych, ale w związku z procesem firmy. Nie jest wąskim specjalistą, bo jego praca dotyczy całości działania. W związku z tym moim zdaniem nic nie zwalnia z tego, aby ogarniać całość.
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy


Następna dyskusja:

Korespondencja/obieg dokume...




Wyślij zaproszenie do
Anuluj