Temat: Dane osobowe w bazie stowarzyszenia - klubu

Witam,

Rejestracja nowych członków stowarzyszenia następuje poprzez podanie stosownych danych (imię, naziwsko, adres, nr kom itp.) na papierowym formularzu oraz załączenia zdjęcia do legitymacji członkowskiej. Dane te wprowadzane są następnie do komputerowej bazy danych.
Nr id w bazie jest równy nr legitymacji. Numery legitymacji są bowiem unikalne.
Co w przypadku, gdy członek chciałby zrezygnować z członkowstwa w klubie i wyrazi żądanie usunięcia danych z bazy? Skąd w przyszłości będzie wiadomo, kto np. miał kiedyś nr id=123, skoro nie będę miał już danych w systemie?
W myśl ustawy, mogłem wcześniej usuwać dane częściowo i zostawić wybrane do celów statystycznych, historycznych. Obecnie będę musiał jednak (wg RODO) usunąć je w całości, tak? Co wtedy?
Dodam tylko, że w kartotece każdego członka stowarzyszenia są też odnotowywane jego indywidualne wpłaty członkowskie, a nie chcielibyśmy tego stracić.

Temat: Dane osobowe w bazie stowarzyszenia - klubu

W zależności od zakresu działania, Podmiotu powołującego, podmiotu nadzorującego okres przechowywania może być różny.

Inaczej będzie traktowany członek-założyciel, członek-władza, a inaczej szeregowy członek. Jeśli stowarzyszenie prowadzi działalność gospodarczą przy udziale członka, również będzie inaczej. A zdecydowanie inaczej będzie jeśli członkiem będzie osoba publiczna (np. aktor, polityk, naukowiec).

Poszukaj wiedzy w archiwach państwowych (wbrew pozorom, stowarzyszenia muszą przestrzegać ustawy o Narodowym zasobie archiwalnym i archiwa). I przygotuj się na dokładne pytania.

Temat: Dane osobowe w bazie stowarzyszenia - klubu

Spróbujmy wyobrazić sobie najprostszą sytuację. Powiedzmy 15-osobowy zarząd stowarzyszenia + 200 członków zwyczajnych + 10 członków honorowych. Zbieranie podstawowych danych: imię, nazwisko, adres, nr kom, e-mail.
Prosta baza danych + interfejs graficzny służący do wyświetlania (lub edycji) tych danych + oznaczania faktu wpłacenia corocznej składki członkowskiej.
I nagle jeden członek zwyczajny chce się wypisać ze stowarzyszenia prosząc jednocześnie o usunięcie danych osobowych z bazy.
Co wtedy (w oparciu o RODO)? Czeka nas usuwanie wszystkich danych członka?
Chcielibyśmy przecież zachować historię wpłat składek oraz nr ID, który jest równocześnie numerem legitymacji. Żeby nie przydzielić go komuś w przyszłości (chcemy mieć też możliwość przywrócenia członkowi tego samego numeru ID, gdyby jednak po 2 latach postanowił wrócić do stowarzyszenia).
Jak Państwo rozwiązaliby taka sytuację?

Temat: Dane osobowe w bazie stowarzyszenia - klubu

Chęci stowarzyszenia nie mogą zastępować prawa.
Jeśli ta osoba zażądała usunięcia jej danych, to zgodnie z art.17.1. jeśli zaszła choćby jedna przesłanek a)-f), a nie ma zastosowanie wyłączenia z art. 17.3., (przepisy szczególne również nie stoją na przeszkodzie) to stowarzyszenie ma bezwzględny obowiązek usunąć dane.

To, że macie chęć blokowania ID by tego samego numeru nie przydzielić innej osobie - to problem techniczny i do rozwiązania bez konieczności utrzymywania d.o..
Historia składek podlega brakowaniu w terminach i na zasadach ustawy o narodowym zasobie ...
To, że może ktoś za dwa lata wróci - to kolokwialnie nazywa się zbieraniem "przydasiów" - teraz nie potrzebujemy ale "przyda się". Jednym z zadań rodo jest eliminowanie przydasiów.

Temat: Dane osobowe w bazie stowarzyszenia - klubu

Roman J.:
I nagle jeden członek zwyczajny chce się wypisać ze stowarzyszenia prosząc jednocześnie o usunięcie danych osobowych z bazy.
Co wtedy (w oparciu o RODO)? Czeka nas usuwanie wszystkich danych członka?

Nie ma tu żadnych ewentualnych roszczeń? Jeśli mogą być, to wypadałoby przetwarzać do upływu terminu ich przedawnienia.

Chcielibyśmy przecież zachować historię wpłat składek

Zdefiniuj cel.

nr ID, który jest równocześnie numerem legitymacji. Żeby nie przydzielić go komuś w przyszłości

To nie wymaga przetwarzania DO.

możliwość przywrócenia członkowi tego samego numeru ID, gdyby jednak po 2 latach postanowił wrócić do stowarzyszenia).

Skoro ktoś chce być zapomniany, to w przyszłości wasze systemy muszą go traktować jako nową osobę. A jeżeli takie przypadki się zdarzają, to można przy rezygnacji go poprosić o zgodę na przetwarzanie danych w zakresie podstawowym w celu ewentualnego przywrócenia członkostwa w przyszłości.

Zasada nadrzędna - nie robicie nic bez wiedzy osoby, której dane dotyczą.