GoldenLine
Zaloguj się
Bartosz Olszewski

Bartosz Olszewski ABI, Sp. ds
kontroli,
AUTO-HANDEL-CENTRUM

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Witam.

Opis sytuacji:

Pracownik firmy otrzymał od Zarządu pełnomocnictwo do reprezentowania spółki.
Przy podpisywaniu umowy z firmą zewnętrzną zostaje dołączony dokument pełnomocnictwa (jako potwierdzenie, że ten pracownik jest umocowany do reprezentowania spółki i podpisywania umów).
Na tym pełnomocnictwie znajduje się kilka danych osobowych (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, nr dowodu osobistego, PESEL). Umowa i dokument pełnomocnictwa zostaje przekazany do firmy zewnętrznej (z która podpisujemy umowę). Zaznaczam, że umowa nie musi dotyczyć przetwarzania danych osobowych (może np. dotyczyć zakupu sprzętu).

I teraz pytanie:

Czy od tego pracownika (któremu udzielono pełnomocnictwa) wymagane jest pobranie jakiegoś dodatkowego wyrażenia zgody na udostępnianie jego danych osobowych ? Np. zgody na przekazanie danych osobowych do podmiotów zewnętrznych, z którymi podpisywana jest umowa na podstawie pełnomocnictwa ??

Czy może KP to jakoś załatwia ?
Jak interpretować ewentualny wymóg (albo jego brak) do podpisania takiej zgody przez pełnomocnika ?

Proszę o podpowiedź.
Link do wypowiedziLink
Szymon S.

Szymon S. IOD / IBTI

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

"imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, nr dowodu osobistego, PESEL"

Aż tyle tych danych potrzeba do pełnomocnictwa?
Link do wypowiedziLink
Bartosz Olszewski

Bartosz Olszewski ABI, Sp. ds
kontroli,
AUTO-HANDEL-CENTRUM

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Rzuciłem okiem na pełnomocnictwa i w sumie to się trochę rozpędziłem...

Są na nich: imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, PESEL

Nie zmienia to jednak moich wątpliwości i pytań, które zadałem.....
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Zjechałbym do tych, które są w KRS, na zasadzie analogii. Skoro członek zarządu spółki jest identyfikowany po tym zestawie danych, pozostałe osoby działające w imieniu moim zdaniem tez działają na tym samym zestawie identyfikacyjnym.
Link do wypowiedziLink
Bożena Mościcka

Bożena Mościcka

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Grzegorz K.:
Zjechałbym do tych, które są w KRS, na zasadzie analogii. Skoro członek zarządu spółki jest identyfikowany po tym zestawie danych, pozostałe osoby działające w imieniu moim zdaniem tez działają na tym samym zestawie identyfikacyjnym.

Ale jeśli danych pełnomocnika nie ma w KRS ?
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Bożena M.:
Grzegorz K.:
Zjechałbym do tych, które są w KRS, na zasadzie analogii. Skoro członek zarządu spółki jest identyfikowany po tym zestawie danych, pozostałe osoby działające w imieniu moim zdaniem tez działają na tym samym zestawie identyfikacyjnym.

Ale jeśli danych pełnomocnika nie ma w KRS ?

No więc jaśniej.
W KRS są dane zarzadu, prezesa i czasem innych. Jest tam określony zestaw danych
Na upoważnieniu ograniczył bym dane do takiego samego zestawu jaki jest w KRS.
Link do wypowiedziLink
Bożena Mościcka

Bożena Mościcka

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Grzegorz K.:
Bożena M.:
Grzegorz K.:
Zjechałbym do tych, które są w KRS, na zasadzie analogii. Skoro członek zarządu spółki jest identyfikowany po tym zestawie danych, pozostałe osoby działające w imieniu moim zdaniem tez działają na tym samym zestawie identyfikacyjnym.

Ale jeśli danych pełnomocnika nie ma w KRS ?

No więc jaśniej.
W KRS są dane zarzadu, prezesa i czasem innych. Jest tam określony zestaw danych
Na upoważnieniu ograniczył bym dane do takiego samego zestawu jaki jest w KRS.

Ale jeśli moja firma daje moje dane firmie X (udziela mi pełnomocnictwa w celu reprezentowania jej załóżmy w załatwianiu spraw z firmą X ). Ja imiennie nie jestem wymieniona w KRS. To tak sobie może wziąć moje dane adresowe , numer dowodu ( żeby mnie mogli zidentyfikować) i dać innej firmie?
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Do czego dane adresowe na pełnomocnictwie?
Link do wypowiedziLink
Radosław Zieliński

Radosław Zieliński

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Bartosz O.:
Czy od tego pracownika (któremu udzielono pełnomocnictwa) wymagane jest pobranie jakiegoś dodatkowego wyrażenia zgody na udostępnianie jego danych osobowych ? Np. zgody na przekazanie danych osobowych do podmiotów zewnętrznych, z którymi podpisywana jest umowa na podstawie pełnomocnictwa ??
Jeśli z zakresu obowiązku wynika, że pracownik będzie reprezentował Organizację na zewnątrz, to nie widzę potrzeby uzyskiwania zgody. Tym bardziej, że zgody w relacjach pracownik-pracodawca są obarczone dużym ryzykiem braku dobrowolności (patrz art. 7).

Inną sprawą jest zakres danych jakie są w tym upoważnieniu.
O ile imię i nazwisko oraz PESEL bronią się, o tyle adres zamieszkania to nadmiarowa dana. Miej na uwadze, że osoba upełnomocniona winna mieć możliwość potwierdzenia danych z upoważnienia. W prosty sposób służy temu okazanie dowodu osobistego. Nowe dowody nie zawierają już danych o zameldowaniu (na marginesie, co innego jest miejsce zameldowania, a co innego zamieszkania). To powoduje, że taka osoba nie jest w stanie udokumentować tej danej. Z drugiej strony, jeśli po udzieleniu upoważnienia pracownik zmieni miejsce zamieszkania, to jakim dokumentem miałby się posługiwać i dlaczego?
Należy również brać pod uwagę, że obecnie nie wymienia się dowodów osobistych z powodu zmiany miejsca zameldowania. Tym samym na dokumencie mogą być inne dane niż w rzeczywistości.
Link do wypowiedziLink
Bartosz Olszewski

Bartosz Olszewski ABI, Sp. ds
kontroli,
AUTO-HANDEL-CENTRUM

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Jeśli z zakresu obowiązku wynika, że pracownik będzie reprezentował Organizację na zewnątrz, to nie widzę potrzeby uzyskiwania zgody. Tym bardziej, że zgody w relacjach pracownik-pracodawca są obarczone dużym ryzykiem braku dobrowolności (patrz art. 7).

Taka interpretacja wydaje się najprostszym rozwiązaniem. jednak w moim wypadku pojawia się jeden drobny problem...
Pracownik jest zatrudniony w firmie X, która wykonuje outsourcing pracowniczy na rzecz firmy Y.
Pracownik zatrudniony w firmie X dostaje pełnomocnictwo do reprezentowania firmy Y.
W tym wypadku zapisy w zakresie obowiązków (które ma podpisane z firmą X) raczej chyba nie mogą mieć przełożenia na reprezentowanie firmy Y.
Jak w takim przypadku można rozwiązać zasadność przekazywania do innych firm danych pełnomocnika ?
Link do wypowiedziLink
Radosław Zieliński

Radosław Zieliński

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Bartosz O.:
Taka interpretacja wydaje się najprostszym rozwiązaniem. jednak w moim wypadku pojawia się jeden drobny problem...
Pracownik jest zatrudniony w firmie X, która wykonuje outsourcing pracowniczy na rzecz firmy Y.
Pracownik zatrudniony w firmie X dostaje pełnomocnictwo do reprezentowania firmy Y.
W tym wypadku zapisy w zakresie obowiązków (które ma podpisane z firmą X) raczej chyba nie mogą mieć przełożenia na reprezentowanie firmy Y.
Jak w takim przypadku można rozwiązać zasadność przekazywania do innych firm danych pełnomocnika ?
Jeśli dobrze rozumiem:
Firma X oddelegowuje swojego pracownika do firmy Y celem świadczenia. Umowa jest zawarta na czas określony. Po jej zakończeniu pracownik wraca do firmy X.
Firma Y wymaga by ten pracownik w ramach obowiązków reprezentował ją na zewnątrz.
Firma Y wyposaża pracownika w narzędzia niezbędne do realizacji przedmiotu umowy.

Jeśli tak, to ma zastosowanie art. 6.1.b. rodo. (moim zdaniem)
Link do wypowiedziLink
Piotr K

Piotr K

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Odkopię trochę temat.

Przykład : Pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego. Dane członka zarządu/pełnomocnika teleadresowe, adres zamieszkania, nr dowodu - widnieją.

hipotetycznie.

Czy wszystkie osoby, które posiadają uprawnienia do podglądu skanu takiego pełnomocnictwa powinny podpisać klauzule informacyjną ? Osoby to pracownicy z odpowiednimi ścieżkami dostępu.

Czy takie skany pełnomocnictw powinny być pseudozanimizowane ?

dziękuje za odpowiedź.
Link do wypowiedziLink
Paulina S.

Paulina S. Inspektor ochrony
danych

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Dlaczego osoby, które mają wgląd do dokumentów miałyby podpisywać klauzulę informacyjną?
Link do wypowiedziLink
Piotr K

Piotr K

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

No właśnie zastanawia się nad tym znajoma - czy to, że te osoby mają jako "użytkownicy" aplikacji wgląd do tych danych osobowych "członków zarządu/prezesa", którzy brali udział przy udzielaniu pełnomocnictwa notarialnego, czy taki dostęp może rodzić z Rodo konsekwencje ?

Takie skany można w systemie przetrzymywać ? Oczywiście pełnomocnictwo jest nadal ważne.Ten post został edytowany przez Autora dnia 16.01.19 o godzinie 10:40
Link do wypowiedziLink
Paweł G.

Paweł G. IOD, podmiot danych

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Łukasz G.:
czy taki dostęp może rodzić z Rodo konsekwencje ?
Każdy dostęp do danych osobowych to konieczność zastosowania przepisów RODO. Sprecyzuj problem, bo źle formułujesz pytania; są niezrozumiale.
Link do wypowiedziLink
Piotr K

Piotr K

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Ok bo problem nie dotyczy mnie ale postaram się jeszcze raz wyjaśnić. \

Skan Pełnomocnictwa poświadczonego notarialnie jest w systemie.
Na tym pełnomocnictwie są dane osobowe członków zarządu. (adres, nr dowodu itd)

Do systemu ma dostęp około 10 osób pracowników, które mogą te dane zobaczyć.

Czy potrzeba specjalne oświadczenia o zachowaniu tych danych w tajemnicy zebrać?
Czy oni mogą mieć dostęp do takich danych?

Czy jednak te dane (członków zarządu) na skanie powinny być zanonimizowane w tych miejscach gdzie występują i pozostawić tylko dane pełnomocnika i kancelarii notarialnej + zakres czynności ?

dziekuje za odpowiedź
Link do wypowiedziLink
Paweł G.

Paweł G. IOD, podmiot danych

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Łukasz G.:
Do systemu ma dostęp około 10 osób pracowników, które mogą te dane zobaczyć.
Dlaczego tak jest?
Link do wypowiedziLink
Piotr K

Piotr K

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Ponieważ korzystają z zakresów umocowania do różnych urzędów, do sprawdzenia czy dana osoba może podpisywać umowy itd - taki centralny rejestr do podglądu aby wykorzystywać w celach slużbowych
Link do wypowiedziLink
Paweł G.

Paweł G. IOD, podmiot danych

Temat: dane osobowe na dokumencie pełnomocnictwa

Piotr K.:
Ponieważ korzystają z zakresów umocowania do różnych urzędów
Wprawdzie nie rozumiem tego zdania, ale przyjmuję, że uzasadnienie jest i że dostęp do tych danych jest tym osobom niezbędny do wykonywania obowiązków służbowych.

Dalej mamy art. 29 RODO, zatem polecenie przetwarzania tych danych. Czy jednak polecenie przetwarzania w dowolny sposób? Nie. Osoba musi być w sposób skuteczny prawnie zobowiązana do kilku rzeczy:

1. Przetwarzania wyłącznie w sposób zapewniający ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem (poufność)
2. Przetwarzania wyłącznie w sposób zapewniający ochronę przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem danych, przypadkową lub niezgodną z prawem utratą danych, przypadkową lub niezgodną z prawem modyfikacją danych (integralność);
3. Przetwarzania wyłącznie w sposób zapewniający dostępność danych na każde żądanie osoby uprawnionej;
4. Przetwarzania wyłącznie w sposób zapewniający osobie, której dane dotyczą, realizację jej praw lub wolności;
5. Przetwarzanie wyłącznie w celu realizacji poleceń pracodawcy i w granicach tych poleceń.

Ad. 4
Bez szkoleń dla pracowników się nie da moim zdaniem. Nie zrozumieją treści zobowiązania,
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy


Następna dyskusja:

Czy to nadal dane osobowe?




Wyślij zaproszenie do
Anuluj