GoldenLine
Zaloguj się
Marlena Kasprzyk

Marlena Kasprzyk Inspektor ochrony
danych, XYZ

Temat: Akta osobowe pracowników

Bardzo Was proszę o pomoc. Czy akta osobowe mogą zawierać kopie aktów zgonu, ślubu, urodzenia dzieci?
Czy jest jakaś podstawa prawna, która o tym mówi? Siedzę od kilku dni w przepisach i nic nie mogę odszukać.
Link do wypowiedziLink
Paulina S.

Paulina S. Inspektor ochrony
danych

Temat: Akta osobowe pracowników

A nie prościej i bezpieczniej żeby pracownik kadr sporządzał notatkę, że w związku z wykorzystaniem urlopu okolicznościowego pracownik przedłożył do wglądu powyższy dokument?
Link do wypowiedziLink
Materusz P.

Materusz P.

Temat: Akta osobowe pracowników

Przepisy kodeksu pracy i wydanych aktów wykonawczych dość oględnie regulują w tym zakresie rozwiązania.

Pracodawca winien takie sytuacje opisać w dokumentach wewnętrznych. Jeśli zapisze, że do celów udzielenia takiego urlopu jest wymagana kopia poświadczająca zdarzenie, to tak należy stosować. Jeśli zapisze, że wystarczy oświadczenie pracownika, to nie ma podstawy gromadzenia kopii.

Sporządzając notatkę, pracownik winien opisać nie tylko fakt przedłożenia ale też odnotować istotne elementy widzianego dokumentu (miejsce i data wydania, przez kogo, na jaką okoliczność, podpis), co również jest przetwarzaniem danych osobowych - choćby zapoznanie się, wgląd.

Mając na uwadze, że prawo do urlopu okolicznościowego jest uprawnieniem, to na pracowniku ciąży obowiązek udowodnienia faktu.
Link do wypowiedziLink
Paulina S.

Paulina S. Inspektor ochrony
danych

Temat: Akta osobowe pracowników

Materusz P.:

Pracodawca winien takie sytuacje opisać w dokumentach wewnętrznych. Jeśli zapisze, że do celów udzielenia takiego urlopu jest wymagana kopia poświadczająca zdarzenie, to tak należy stosować. Jeśli zapisze, że wystarczy oświadczenie pracownika, to nie ma podstawy gromadzenia kopii.

Sporządzając notatkę, pracownik winien opisać nie tylko fakt przedłożenia ale też odnotować istotne elementy widzianego dokumentu (miejsce i data wydania, przez kogo, na jaką okoliczność, podpis), co również jest przetwarzaniem danych osobowych - choćby zapoznanie się, wgląd.
Z tym wszystkim się zgadzam, ale za wglądem do dokumentu przemawia fakt, że nie przetwarzamy wszystkich danych jakie się w nim znajdują a tylko te, które są nam niezbędne (zgodnie z zasadą minimalizmu).
Link do wypowiedziLink
Marlena Kasprzyk

Marlena Kasprzyk Inspektor ochrony
danych, XYZ

Temat: Akta osobowe pracowników

właśnie takie samo mam zdanie w tej kwestii. Znalazłam nawet ksera dowodów i oczywiście jest zadyma. Ja upieram się aby zniszczyć takowe kserokopie i sporządzić stosowny protokół > Paulina S.:
Materusz P.:

Pracodawca winien takie sytuacje opisać w dokumentach wewnętrznych. Jeśli zapisze, że do celów udzielenia takiego urlopu jest wymagana kopia poświadczająca zdarzenie, to tak należy stosować. Jeśli zapisze, że wystarczy oświadczenie pracownika, to nie ma podstawy gromadzenia kopii.

Sporządzając notatkę, pracownik winien opisać nie tylko fakt przedłożenia ale też odnotować istotne elementy widzianego dokumentu (miejsce i data wydania, przez kogo, na jaką okoliczność, podpis), co również jest przetwarzaniem danych osobowych - choćby zapoznanie się, wgląd.
Z tym wszystkim się zgadzam, ale za wglądem do dokumentu przemawia fakt, że nie przetwarzamy wszystkich danych jakie się w nim znajdują a tylko te, które są nam niezbędne (zgodnie z zasadą minimalizmu).
Link do wypowiedziLink
Paulina S.

Paulina S. Inspektor ochrony
danych

Temat: Akta osobowe pracowników

Marlena K.:
właśnie takie samo mam zdanie w tej kwestii. Znalazłam nawet ksera dowodów i oczywiście jest zadyma. Ja upieram się aby zniszczyć takowe kserokopie i sporządzić stosowny protokół >
Też bym się upierała.
Link do wypowiedziLink
Paweł G.

Paweł G. IOD, podmiot danych

Temat: Akta osobowe pracowników

Też.
Link do wypowiedziLink
Aneta Abi

Aneta Abi

Temat: Akta osobowe pracowników

na jakie zapisy można się powołać aby nie kserować dowodów osobistych w kadrach.
Przypadek: ksero dowodu z zamazanymi danymi nadmiarowymi - czy to jest legalne???
Link do wypowiedziLink
Paulina S.

Paulina S. Inspektor ochrony
danych

Temat: Akta osobowe pracowników

A jaki jest cel i podstawa prawna kserowania dowodów?
Link do wypowiedziLink
Materusz P.

Materusz P.

Temat: Akta osobowe pracowników

Aneta A.:
na jakie zapisy można się powołać aby nie kserować dowodów osobistych w kadrach.
Przypadek: ksero dowodu z zamazanymi danymi nadmiarowymi - czy to jest legalne???
W ochronie nie stosuje się zasady: co nie zabronione, to dozwolone. Obowiązuje zasada legalizmu - wszystko co robisz ma mieć podstawę prawną. Czyli to nie Ty masz wykazać przepis zabraniający kserowanie dowodów osobistych, a właściciel procesu wskazać przepis, który na to zezwala.
Link do wypowiedziLink
Marlena Kasprzyk

Marlena Kasprzyk Inspektor ochrony
danych, XYZ

Temat: Akta osobowe pracowników

Nie ma podstawy prawnej co do kserokopii dowodów. Po moich usilnych tłumaczeniach, dostałam odpowiedź, żeby dostać urlop okolicznościowy, trzeba przedstawić np. akt zgonu, a to że pracownik daje do kadr, to oni biorą. Kółko się zamyka, brak mi już sił> Paulina S.:
A jaki jest cel i podstawa prawna kserowania dowodów?
Link do wypowiedziLink
Paulina S.

Paulina S. Inspektor ochrony
danych

Temat: Akta osobowe pracowników

Ja bym się na piśmie zwróciła do kierownika kadr i przedstawiła zalecenia. Później notatka z czynności do własnej dokumentacji i koniec.
Uświadom przy okazji kadry, że to oni biorą odpowiedzialność za naruszenia jakich się dopuszczają, bo może im się wydaje, że to ty się będziesz tłumaczyć w razie problemów.
Link do wypowiedziLink
Michał Sadowski

Michał Sadowski IOD/ADO/ASI/IT
Administrator @
IODInspektor.pl

Temat: Akta osobowe pracowników

Marlena K.:
Bardzo Was proszę o pomoc. Czy akta osobowe mogą zawierać kopie aktów zgonu, ślubu, urodzenia dzieci?
Czy jest jakaś podstawa prawna, która o tym mówi? Siedzę od kilku dni w przepisach i nic nie mogę odszukać.

Nie przechowywać. Okazywać do wglądu i odnotować.
Link do wypowiedziLink
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: Akta osobowe pracowników

Gdzie jest podstawa prawna przetwarzania konkretnego aktu zgonu? Czy ma znaczenie, czy zmarł Franciszek, czy Zenon dla celu dla jakiego ta informacja jest przetwarzana?
Link do wypowiedziLink
Materusz P.

Materusz P.

Temat: Akta osobowe pracowników

A co z zastrzeżeniem, że rodo dotyczy tylko osób żyjących. A może się mylę?
Link do wypowiedziLink
Jacek Pacek

Jacek Pacek

Temat: Akta osobowe pracowników

A jeśli ktoś pochowa 5 dziadków ?
nic nie wiemy, nie mamy danych
Link do wypowiedziLink
Paweł G.

Paweł G. IOD, podmiot danych

Temat: Akta osobowe pracowników

Paulina S.:
Ja bym się na piśmie zwróciła do kierownika kadr i przedstawiła zalecenia. Później notatka z czynności do własnej dokumentacji i koniec.
Czemu koniec? Rekontrola i dokumentacja incydentu. Zawiadomienie administratora.
Link do wypowiedziLink
Paulina S.

Paulina S. Inspektor ochrony
danych

Temat: Akta osobowe pracowników

Paweł G.:

Czemu koniec? Rekontrola i dokumentacja incydentu. Zawiadomienie administratora.
Słusznie. Jestem za miękka...
Link do wypowiedziLink
Materusz P.

Materusz P.

Temat: Akta osobowe pracowników

Paulina S.:
Paweł G.:

Czemu koniec? Rekontrola i dokumentacja incydentu. Zawiadomienie administratora.
Słusznie. Jestem za miękka...
Napiszesz "nielegalnie, bez podstawy prawnej,, przetwarzali dane osobowe zmarłego" tylko jaki na to wstawisz paragraf z rodo?
Mądry/rezolutny ADO nakaże poinformować (za potwierdzeniem odbioru do celów wykazania,) osobę, której dane dotyczą o incydencie.
Link do wypowiedziLink
Szymon S.

Szymon S. IOD / IBTI

Temat: Akta osobowe pracowników

Nie istotne, który nasz dziadek zmarł, może być i dziesiąty. Dni wolne należą się za sam fakt i pewnie po to ten akt zgonu. Dla tego celu okazanie faktycznie wystarczy.
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy


Następna dyskusja:

ustawa o pracy tymczasowej ...




Wyślij zaproszenie do
Anuluj