Temat: KOMNIKACJA elektroniczna a funkcjonowanie ludzi/oddziałów
Dorota Kalinowska:
Rola komunikacji elektronicznej jako jedna z form kontroli i szybkiego egzekwowania działań na podstawie przedsiębiorstwa handlowego.
Załużmy że mamy firmę. 3 oddziały w różnych miastach niekoniecznie ze sobą ściśle współpracujących ale opartych na tych samych zasadach funkcjonowania oraz przepływu informacji.
1 Jakie znacie możliwosci i rodzaje stosowania ekstranetu?
2 w jakich przedsiębiorstwach się on sprawdził?
3 czy ekstranet to tańsza forma niż intranet?
4 kiedy warto przejśc z jednego na drugi typ komunikacji?
5 3 najwazniejsze rzeczy, które szybko wyegzekwowałeś/aś od swojego pracownika dzięki komunikacji elektronicznej.
Mimo, że post jest sprzed dłuższego czasu, to myślę że warto ustosunkować się do Pani pytania. Może pomoże innym zainteresowanym :)
Dla mnie najważniejszy jest tu podział między INTRANETEM a EKSTRANETEM. Intranet służy do wewnętrznej komunikacji, ekstranet do zewnętrznej. Ale nie chodzi tu o podział geograficzny, lecz strukturalny - dot. struktury firmy.
Intranet to system przepływu informacji w firmie między pracownikami nawet, gdy osoby te przebywają w różnych oddziałach.
Dla odróżnienia ekstranet służy wsparciu komunikacji między firmą a jej zewnętrznymi kontrahentami - partnerami, dostawcami, klientami.
Zatem odpowiadając na pytania:
1 Jakie znacie możliwosci i rodzaje stosowania ekstranetu?
Możliwości jest wiele, najważniejsze aby na początku postawić sobie pytanie po co wdrażamy taki system. Nie musi być od razu mocno rozbudowany, czasem wystarczą proste moduły z udostępnionymi konkretnym działom czy osobom dokumentami, moduł nowości informujący o tym co nowego dzieje się w firmie, moduł opisujący procedury i zachowania w konkretnych przypadkach, lista pracowników z książką teleadresową itp. Jeżeli celem jest uporządkowanie informacji w firmie, to taki system powinien na początek pomóc.
2 w jakich przedsiębiorstwach się on sprawdził?
Programy tego typu sprawdzają się tam, gdzie za cel postawiono sobie wzmocnić komunikację, ułatwić dostęp do informacji, uporządkować procedury, usprawnić codzienną pracę itp. I nie ma znaczenia, czy to jest duże przedsiębiorstwo, czy kilkunastoosobowa firma. W każdym przypadku warto dbać o to, by pracownicy mieli dostęp do informacji potrzebnych na ich stanowisku pracy i zawsze aktualnych.
3 czy ekstranet to tańsza forma niż intranet?
W rozumieniu moim ekstranet od intranetu różni się tylko tym, że intranet to system wewnętrzny z którego korzystają pracownicy firmy, a ekstranet jest dodatkowo wyposażony w możliwość pracy przez zewnętrzne osoby - klienci mogą tam znaleźć status swoich zamówień, wzory dokumentów, cenniki, specyfikacje produktów, mogą komunikować się w łatwiejszy sposób z firmą itp. Wysokość wdrożenia jest tu trudno porównywać.
4 kiedy warto przejśc z jednego na drugi typ komunikacji?
Wszystko zależy od celów postawionych przed takim systemem:
- jeżeli chcesz uporządkować wiedzę w firmie, bo pracownicy działają bez procedur i nikt nic nie wie, trudno znaleźć aktualne dokumenty, trwa spychologia i są osoby, które nie czują się odpowiedzialne za swoją pracę, to wdróż najpierw intranet który załatwi wewnętrzne sprawy w firmie.
- jeżeli masz wielu klientów, którzy ciągle z podobnymi pytaniami dzwonią i marnują czas pracowników, to warto wdrożyć system który zautomatyzuje przynajmniej te najczęściej pojawiające się kwestie. Jeżeli masz klientów stałych, którzy co miesiąc potrzebują raportów czy zestawień, to warto wystawić im to przez internet tworząc moduł ekstranetowy, gdzie każdy po zalogowaniu zobaczy swoje dane.
5 3 najwazniejsze rzeczy, które szybko wyegzekwowałeś/aś od swojego pracownika dzięki komunikacji elektronicznej.
Jest tego tak dużo, że trudno to opisać w trzech zdaniach, przykłady z mojego podwórka:
- pracujemy w systemie zadaniowym i gdyby nie intranet spędzałabym pół dnia na telefonowaniu do pracowników z pytaniem czy już zrobili to co im zleciłam i czy na pewno o wszystkim pamiętają. Zamiast tego zlecam zadanie, opisuję dokładnie co należy wykonać, załączam potrzebne dokumenty, ustawiam datę wykonania i wiem, że pracownik w intranecie widzi to zadanie i go realizuje, na bieżąco mam podgląd pod status zadania, wiem też ile czasu spędza nad konkretnymi pracami.
- mamy dwa oddziały oddalone od siebie o 200 km i gdyby nie intranet nie znałabym połowy pracowników. W intranecie mam listę osób ze zdjęciami i opisami ich stanowisk pracy. Wiem komu podlegają w firmie, wiem kiedy są w pracy, a kiedy na urlopie.
- jesteśmy rozwijającą się firmą, w której co i rusz powstają nowe projekty, produkty, dostajemy nagrody, przyjmujemy nowych ludzi. Nie wyobrażam sobie, aby informować o tym wszystkim pracowników w sposób inny niż przy użyciu intranetu.
Komunikacja elektroniczna jest wg mnie wymogiem nowoczesnych i efektywnych firm, które chcą usprawnić swoją pracę i zapewnić swym pracownikom dostęp do informacji wymaganych na poszczególnych stanowiskach pracy.
Mam nadzieję, że moja odpowiedź komuś pomoże :)
W razie pytań stoję do dyspozycji
Magda
magda@possible.pl
пропозиції роботи
