Temat: Zanim będzie za późno – Kontrola wewnętrzna

Zanim będzie za późno – Kontrola wewnętrzna

Dla przedsiębiorców zatrudniających przy rozliczeniach podatkowych w księgowości i w działach sprzedaży oraz w działach kadrowo-płacowych wielu pracowników kontrola wewnętrzna ma szczególne znaczenie. Osobom zarządzającym trudno na bieżąco przeprowadzać szczegółową weryfikację poprawności zachodzących w firmie procesów. Okresowe przeprowadzenie kontroli wewnętrznej spełniać będzie co najmniej dwie istotne funkcje: dyscyplinującą – pracownicy, wiedząc, że nieuniknione są kontrole wewnętrzne, większą wagę przywiązują do poprawności wykonywanych czynności, oraz prewencyjną – chroniącą przedsiębiorstwo przed negatywnymi następstwami nieprawidłowości, które może stwierdzić kontrola podatkowa lub skarbowa.

Kontrola wewnętrzna jest szczególnym rodzajem kontroli, którą przeprowadza kierownictwo jednostki lub w jego imieniu organ wchodzący w skład kontrolowanej jednostki. Czasami też kontroli dokonują firmy zewnętrzne, przeprowadzając badanie procesów w firmie lub wykonując na jej potrzeby audyty. Decyzja o przeprowadzeniu kontroli wewnętrznej jest sprawą leżącą w gestii danej jednostki gospodarczej. Wydaje się, że podstawowym aktem prawnym, na podstawie którego można sporządzić regulamin prowadzenia kontroli wewnętrznej, powinna być ustawa o rachunkowości.

Prawidłowy system kontroli wewnętrznej i jej właściwe funkcjonowanie wymaga w szczególności:
1) ustalenia zakresu i rodzaju decyzji, do których podejmowania są upoważnione poszczególne organy przedsiębiorstw lub ich pracownicy, oraz zakresu kontroli ich realizacji,
2) wprowadzenia prawidłowego systemu dokumentacji i ewidencji (obieg i kontrola dokumentów odzwierciedlających rodzaje operacji gospodarczych) oraz ustalenia osób uprawnionych do podpisywania tych dokumentów,
3) powierzenia odpowiedzialności za poszczególne składniki majątku określonym pracownikom,
4) ustalenia zakresu czynności osób wykonujących czynności kontroli wewnętrznej,
5) ustalenia zasad postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości.
Organizację i zasady funkcjonowania systemu kontroli powinien określać regulamin kontroli wewnętrznej.

Formy i rodzaje kontroli wewnętrznej
W ramach kontroli wewnętrznej konieczne jest określenie i zdefiniowanie następujących jej elementów:
- pojęcie kontroli i jej form:
• kontrola instytucjonalna – wykonywana przez odrębną wewnętrzną komórkę kontroli – określenie jej zasad, zadań oraz ram organizacyjnych funkcjonowania w jednostce gospodarczej,
• kontrola funkcjonalna – wykonywana przez pracowników na stanowiskach kierowniczych i pracowników wykonujących czynności kontroli wewnętrznej,
- wskazanie celów kontroli wewnętrznej (wykrycie nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki, szczególnie w aspekcie jej działania wiążącym się z realizacją obowiązków podatkowych),
- określenie funkcji kontroli (zbadanie legalności, rzetelności oraz prawidłowości dokonywanych operacji gospodarczych),
- określenie kryteriów kontroli (zbadanie określonych stanów faktycznych i porównanie ich z obowiązującymi dla nich normami prawnymi),
- określenie procedur kontroli,
- określenie przedmiotu kontroli (np. wywiązywanie się z obowiązków w ramach określonego tytułu podatkowego),
- określenie źródeł informacji wykorzystywanych w ramach kontroli wewnętrznej.

Ze względu na pożądany przebieg kontroli wewnętrznej możemy wyróżnić następujące formy i rodzaje kontroli wewnętrznej dowodów księgowych:
a) kontrola wstępna:
- ogólne badanie dokumentacji powodującej powstanie zobowiązań oraz należności,
b) kontrola bieżąca:
- formalna (formalnoprawna) – przed akceptacją, dekretacją i księgowaniem – zbadanie wiarygodności dokumentów, prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i ich formę,
- merytoryczna – zbadanie dokumentacji rzeczywistego stanu rzeczy,
- rachunkowa – pod względem obliczeniowym (np. zaokrąglenia, wykrycie błędów rachunkowych).
c) akceptacja, dekretacja i właściwe księgowanie dowodów źródłowych; tu szczególną uwagę należy zwrócić na korekty, sprostowania, przeksięgowania,
d) kontrola końcowa (następcza) – kontrola wyrywkowa dokumentacji,
e) wybiórcze sprawdzenie poszczególnych dowodów kasowych, bankowych oraz operacyjno-księgowych.

Źródło: Podatki.biz