пропозиції роботи
konto usunięte
Temat: Czy można źle wdrożyć kontrolę zarządczą?
Czy można źle wdrożyć kontrolę zarządczą?Złe wdrożenie może oznaczać w praktyce stworzenie nowego, biurokratycznego systemu istniejącego obok codziennej, sprawdzonej praktyki, spowalniając i powodując bałagan w firmie.
Tak, można źle wdrożyć kontrolę zarządczą. Nie ma wprawdzie wzorca, wg którego można byłoby dokonywać oceny poprawności lub niepoprawności wdrożenia kontroli zarządczej, więc nie o taką weryfikację chodzi.
Uregulowania ustawowe w sposób ogólny formułują zalecenia dotyczące wprowadzenia kontroli zarządczej. Oznacza to, że każda jednostka może sobie w sposób indywidualny rozwiązać to zagadnienie, byleby tylko w efekcie zapewniło ono osiągnięcie celów wymienionych w art. 68 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.
Przypomnijmy, jeszcze raz, że celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności :
Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi.
Skuteczności i efektywności działania
Wiarygodności sprawozdań
Ochrony zasobów
Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania
Efektywności i skuteczności przepływu informacji
Zarządzania ryzykiem
Ta dowolność jest przywilejem, ale też zagrożeniem – zwykle lepiej czujemy się, gdy mamy do dyspozycji sprawdzone, „jedynie słuszne” wzorce. Na podstawie przeglądu kilkunastu różnych modeli wdrożenia kontroli zarządczej uważam, że nie jest z tym najlepiej.
Wszelkie zmiany zaczynają się w głowie przedsiębiorcy. Sama zmiana myślenia o zmianie, z przykrej i kosztownej nieuchronności, na inwestycję i szansę na przewagę konkurencyjną, będzie pierwszym krokiem do efektywnego biznesu.
Złe procedury powodują bałagan
W wielu przypadkach spotkałem się ze zlepkiem różnych, ściągniętych z internetu narzędzi, procedur, pomysłów, które formalnie aspirują do funkcji dokumentacji kontroli zarządczej, a faktycznie stanowią zbiór niezrozumiałych, a co za tym idzie – nie praktykowanych mechanizmów i reguł. Większe jednostki zwykle radzą sobie z tym lepiej niż mniejsze – mają większe środki finansowe, często dysponują własnymi audytorami wewnętrznymi lub zatrudniają takich z zewnątrz.
Ale wracając do pytania. Złe wdrożenie może oznaczać w praktyce stworzenie nowego, biurokratycznego systemu istniejącego obok codziennej, sprawdzonej praktyki. Systemu, który nie uwzględnia dotychczasowych, dobrych doświadczeń, reguł, a tworzy wrażenie czegoś całkiem „nowego”. Systemu, który nie odnosi się w sposób zrozumiały dla jego uczestników (pracowników) do istoty kontroli zarządczej. Systemu, który do ogromu dotychczasowych zawodowych obowiązków dokłada kolejne, niezrozumiałe co do celu i przydatności nowe zajęcia. A czasami są to czynności w oczach pracowników wręcz bezsensowne.
Sens kontroli zarządczej
Dlatego bardzo ważne jest przekazanie pracownikom w prosty, zrozumiały sposób istoty i sensu kontroli zarządczej. A także, co oczywiste, w możliwie prosty sposób odzwierciedlić tę istotę i sens w dokumentacji ustanawiającej (formalizującej) model kontroli zarządczej.
W iluż to „regulaminach kontroli zarządczej” w Polsce znajduje się dziś sformułowanie, że „kontrola zarządcza może być planowana albo doraźna”? Jak można pisząc takie brednie oczekiwać, że pracownicy zrozumieją system, w którym mają obowiązek działać? Jak można skutecznie realizować zadania systemu, którego się nie rozumie, albo wręcz uważa się go jedynie za bezsensowny, biurokratyczny wymysł?
Gorąco polecam materiały dostępne na stronie Ministerstwa Finansów (Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych), w tym cyklicznie wydawane i publikowane tam biuletyny, których dotychczas wydano 3 edycje. Zagadnienia dotyczące kontroli zarządczej są tam opisane prostym zrozumiałym, przystępnym językiem, a jednocześnie w sposób bardzo merytoryczny. Mogą być one pożyteczną wskazówką, jak poradzić sobie z tym zagadnieniem.
Wprowadzenie formuły kontroli zarządczej to ważny, ale i zarazem odważny krok w kierunku modernizacji polskiego sektora usług (finansów) publicznych.
Autor: Zbigniew Rak
Ekspert w zakresie systemów zarządzania w administracji publicznej i Kontroli Zarządczej. 8 lat własnej działalności gospodarczej, były burmistrz i starosta. Auditor wiodący systemów zarządzania (ISO 9001, ISO 14001) z uprawnieniami międzynarodowymi IRCA (ponad 300 przeprowadzonych audit�...
