Temat: Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych za czyny zabronione...

Podmiot zbiorowy o którym chcę się wypowiedzieć jest stowarzyszeniem w zrozumieniu Ustawy o Stowarzyszeniach jak i Ustawie O Odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Nie ukrywam, że to co mam do powiedzenia dotyczy specyficznego przypadku pewnego stowarzyszenia, ale w tej prezentacji nie chodzi mi wcale o przedstawienie komukolwiek podejrzenia o popełnieniu jakichkolwiek przestępstw. Chodzi tu o badanie tego, co może zaistnieć w organizacji zbiorowej jaką jest stowarzyszenie, kiedy nieodpowiednie osoby dostaną się do władzy.

Moim zdaniem, samorządne stowarzyszenia mają pewne słabości. W teorii wybory do władz stowarzyszenia odbywają się „demokratycznie”. W praktyce, tak wcale nie jest, gdyż:

1. Bardzo mało członków uczestniczy/przychodzi na Walne Zebrania (około 10%), z różnych powodów:
i) wielu z nich mieszka poza Warszawą, a Walne odbywają się w Warszawie – dla niektórych Członków wiąże się to nie tylko z kosztem podróży, ale również z kosztem noclegu w hotelu oraz nieobecności w pracy;
ii) nieodpowiedni czas, aby móc dojechać na Walne po pracy, nawet w Warszawie;
iii) Walne za zwyczaj trwają za długo, co dla wielu osób wiąże się z późnym powrotem do domu;
iv) Członkowie często uważają, słusznie czy nie, że ich obecność i tak nic nie da, nie wpłynie szczególnie na wyniki głosowań.

2. Lista członków uprawnionych do głosowania jest pod całkowitą kontrolą zarządu, gdyż tylko zarząd ma aktualne dane na ten temat, np.: czy dany członek nie zalega z zapłaceniem rocznej składki członkowskiej i że nie stracił uprawnie członka stowarzyszenia. Zwykli członkowie nie mają po prostu możliwości sprawdzenia takiej listy – a po Walnym pozostaje im tylko możliwość złożenia skargi czy odwołania do urzędu nadzorującego. A komu będzie się chciało to zrobić?

3. Statut stowarzyszenia pozwala członkom nieobecnym na Walnym na przykład, na głosowanie przez tzw. pełnomocnictwach, ale z tym też mogą być poważne problemy:
i) pełnomocnictwa są zwykle od nieobecnych osób dla wskazanego uczestnika Walnego i dają mu nieograniczoną swobodę głosowania w imieniu nieobecnego członka;
ii) pełnomocnictwa są trudne do sprawdzenia, jak tez lista obecnych członków upoważnionych do glosowania – jak omówiono powyżej;
iii) tylko zarząd ma dostęp (bezpośredni lub przez osobę pełniącą funkcję szefa biura tego stowarzyszeni (tzw. „Office Manager”) do danych kontaktowych członków i to im jest najłatwiej zbierać pełnomocnictwa;
iv) członkowie dający pełnomocnictwa robią to przez odpowiednie „namawianie” ich do tego przez członków władz stowarzyszenie, których oni mają prawo uważać za osoby godne zaufania i że będą one głosowali w interesie stowarzyszenia a nie w interesie własnym – ale nie mają wcale takiego zapewnienia;
v) Wynikiem wykorzystania pełnomocnictw doprowadzić może do takiej sytuacji, że na Walnym jest tylko około 20 osób fizycznie obecnych a pełnomocnictw może być 60. Do czegoś takiego doszło właśnie na pewnym Walnym: trzy osoby miały średnio po 12 pełnomocnictw i glosy tych trzech osób decydowały o wszystkim. Była to farsa, marnowanie czasu dla pozostałych uczestników tego Walnego.

4. Gorzej się może przedstawiać sprawa kontroli nad działalnością władz stowarzyszenia, gdyż jedynym organem który może to robić jest Komisja Rewizyjna. Ale co, jeśli dzięki swoich pełnomocnictw i wsparcia paru „kolegów” do Komisji Rewizyjnej został wybrany przez nich były prezes stowarzyszenia? Jednym z zadań Komisji Rewizyjnej jest ocena działalności zarządu za ubiegły rok i zgłoszenie wniosku o udzielenie (lub nie) absolutorium ówczesnemu zarządowi. W tym przypadku, były prezes jako członek Komisji Rewizyjnej będzie wnioskował o udzielenie absolutorium sobie samemu za okres kiedy on był prezesem. Niewiarygodne, ale nie ma zapisu w statucie, że to jest zabronione. Więc ten brak zapisu, mimo ewidentnej etyki takiej sprawy, został wykorzystany przez byłego prezesa dla własnego interesu.

Jaki był skutek działania władz tego stowarzyszenia. Katastrofa. Stwierdzono, że już 13 miesięcy po tym dziwnym Walnym:
a) jeden członek Komisji Rewizyjnej podał się do dymisji w proteście o to, że mimo jego próśb, nie odbyło się przez przeszło rok ani jedno zebranie tej Komisji;
b) członkowie zarządu po kolei zaczęli rezygnować z swoich stanowisk – proces ten rozpoczął się od prezesa (z powodu sporu osobistego z dwoma kolegami z zarządu, a może raczej jego sporu z firmą, z którą byli oni (razem także z tzw. Office Manager) powiązani;
c) osoba prowadząca „biuro” (wirtualne) stowarzyszenia opuściła swoje stanowisko (co również było powiązane z sporem wewnątrz zarządu) – przekazała ona dane osobowe członków członkom władz stowarzyszenie na pen drive’ie oraz bez żadnego protokołu zdawczo-odbiorczego, przez co:
d) nie wiadomo oficjalnie kto co dostał ani kiedy i nie wiadomo, czy ona nie zachowała swoją kopię tych danych – czyli, nie wiadomo dokładnie, kto ma teraz dostęp do tych danych i gdzie one się znajdują (a są chętni na kupno dobrej, aktualnej bazy danych na rynku);
e) do końca lipca, 2013 roku, w zarządzie stowarzyszenia pozostała jedna osoba, a statut określa, że zarząd jest pięcioosobowy, a quorum stanowi przynajmniej trzy osoby – moim zdaniem, w takim przypadku stowarzyszenie nie może już funkcjonować;
f) zarząd nie spełniał swoich obowiązków prawnych i statutowych jak na przykład:
i) nie zwołał rocznego Walnego Zgromadzenia członków;
ii) nie złożył dane o zmianach we władzach stowarzyszenia do KRS;
iii) nie uaktualnił stare zapisy w KRS;
iv) nie złożył sprawozdania finansowego za poprzedni rok (2012)
v) Komisja Rewizyjna nie miała ani jednego spotkania od lutego 2012 roku i w żaden sposób nie spełniała swoje obowiązki statutowe;
vi) zarząd twierdzi, że w 2012 roku miał 3 spotkania – ale nie ma protokołu z tych spotkań, a w bieżącym roku nie miał ani jednego spotkania, co jest niezgodne z statutem.
g) zarząd nie płacił za:
i) odnowienie domeny: przez to stracił ją (została sprzedana na aukcji), jednocześnie przez to również stracił: stronę internetową (i całą jej zawartość) jak i zawartość poczty emaliowej (a wiemy co to dzisiaj znaczy!)
ii) za adres biura wirtualnego, czyli po prostu adresu czy skrzynki pocztowej;
iii) za przechowanie oryginały dokumentów które były zdeponowane w firmie typu „self storage”, przez to stracił całą swoją dokumentację: akty, pisma, protokoły, umowy, korespondencję, dane osobowe członków, itd.
h) członkowie władz stowarzyszenia stracili możliwość kontaktu z członkami (tak przynajmniej twierdzą) a członkowie stowarzyszenia nie mieli jak się kontaktować z nimi.

Przez cały ten czas członkowie nic nie wiedzieli o tym, co się działo w swoim stowarzyszeniu, co robiły władze Stowarzyszenia, a raczej co powinny robić a czego nie robiły. Wygląda na to, że może wybrane władze dbali wyłącznie o swoje interesy a nie o interesy stowarzyszenia i jego członków?

Były moim zdaniem, poważne konflikty interesów władz stowarzyszenia, ale w to nie chcę w tej chwili wchodzić, gdyż są to w chwili obecnej, bez potwierdzenia przez sąd, raczej to co się opisuje jako „podejrzenia o popełnieniu przestępstwa”. Natomiast, skutki potwierdzają to co mówili i pisali osoby powiązane z władzami stowarzyszenia. Faktem jest też, że we wrześniu 2013 roku, organ nadzorujący (UMSW) po raz drugi w okresie zaledwie dwóch lat musiał przejąć w swoje ręce sprawy tego stowarzyszenia.

Fakt, że zdrowe i dobrze rozwijające się do 2009 roku stowarzyszenia, mogło w końcu tak szybko całkowicie przestać funkcjonować potwierdza, że coś było bardzo nie w porządku w całym procesie wyboru władz tego stowarzyszenia oraz w ich zarządzeniu, czyli w wypełnianiu swoich obowiązków prawnych i statutowych.

WNIOSKI.

Mamy Ustawę o Stowarzyszeniach, mamy Ustawę o Odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, mamy zarejestrowany Statut stowarzyszenia. Jak mogło więc dojść do aż tak nieetycznych działań i stanu aktualnego. Aby na to odpowiedzieć, potrzeba będzie prawników i wypowiedź odpowiedniego sądu.

Natomiast, można z tego studium przypadku wyciągnąć cały szereg lekcji, czego nie robić, co stanowią tzw. „czerwone chorągiewki”, że może istnieją okoliczność, że coś niedobrego się dzieje.

Co należy zrobić/dopilnować.

1. Zapewnić się, że Statut stowarzyszenia jest uaktualniony, że wszystkie zapisy są jasne i łatwe do zrozumienia, interpretacji i zastosowania. Na przykład:
a) że były prezes może przejść do Komisji Rewizyjnej dopiero po upływie okresu dwóch lat po upływie jego ostatniej kadencji;
b) kiedy członek stowarzyszenia traci prawa członkowskie i nie może głosować na Walnym oraz jakie ma prawo do odwołania się od takiej decyzji i kiedy;
c) czy mimo tego, taki członek może brać udział bierny w Walnym
d) że autorytet władz stowarzyszenia jest ograniczone do zwołania Walnego, a że
e) samo prowadzenie Walnego jest w rękach osób niezależnych od zarządu;
f) że kandydaci do władz stowarzyszenia mają się przedstawić i być ocenieni przed głosowanie, np. przez wprowadzenie do Statutu Komisję Nominacyjną (więcej na ten temat jest opisane poniżej).

2. Pełnomocnictwa: należy wytłumaczyć, że pełnomocnictwa mają wyłącznie służyć członkom, którzy nie będą mogli uczestniczyć we Walnym do głosowania, a NIE po to, aby jedna osoba, lub grupa osób, mogła je wykorzystać w celu zapewnienia sobie przewagę głosów.
Należy:
a) wyjaśnić jak może być stosowany zapis o udzielaniu pełnomocnictw;
b) jak ma być forma pełnomocnictw, np.: forma pisemna z ustalonym tekstem;
c) przesłane pocztą poleconą czy faksem lub emailem jako skan;
d) czy mogą być ogólne, czy specyficzne, np. zezwalają tylko na głosowanie na wymienione osoby
e) do kogo ma być ono zaadresowane;
f) kto i jak ma sprawdzać ważność pełnomocnictw na Walnym;
g) wprowadzić ograniczania, co do sposobu zbierania pełnomocnictw, np. zabronić masowe ubieganie się o pełnomocnictwa;
h) wprowadzić ograniczania co do ilości pełnomocnictw jaką może mieć jedna osoba;

3. Komisja Nominacyjna.
Wprowadzić taki proces zgłoszenia kandydatów do stanowisk w zarządzie, aby zapewnić, w miarę możliwości. Praktyka posługiwania się Komisją Nominacyjną jest już w Polsce znana i nie będę ją tu omawiał szczegółowo.

4. Regularne spotkania członków.
Dopilnować, że członkowie są powiadomieni o tym, co się dzieje w zarządzie przez przestrzegania wymogu o częstotliwości organizowanych spotkań zarządu z członkami w obecności członków Komisji Rewizyjnej.

Przedstawiam tu tylko część tego, co można zrobić, aby stowarzyszenie było rzeczywiście samorządne i funkcjonowało zgodnie z wymogami prawnymi i statutowymi.

Moim zdaniem, ustawy jak i sam Statut stowarzyszenia mają tą słabość, że same w sobie nie są proaktywne. Może pożyteczne byłoby wzmocnienie uprawnień organu nadzorującego tak, aby mógł on wcześniej ingerować, kiedy widać, że stowarzyszenie ma problemy.

Na pewno Słuchacze będą mieli dalsze uwagi i sugestie.

Tekst mojego wystąpienia na IV Międzynarodowej Konferencji Antykorupcyjnej