Temat: Elektroniczny system ewidencjonowania czasu pracy -...

Witam forumowiczów :-)

Pracuję w biurze w godzinach od 7:30 do 15:30. Czas zapisywany jest w systemie elektronicznym. Stąd też moja ewidencja czasy pracy przykładowo wygląda tak: Na naszym terenie mamy kilka budynków gdzie pracujemy. Na terenie mamy 5 punktów gdzie możemy się odbić kartą zbliżeniową. Nie należy tego traktować jako kontrolę dostępu. Przychodzę do pracy i o godzinie 7:20 odbijam się kartą zbliżeniową przypisaną do mojej osoby. Takie karty mają wszyscy pracownicy. Odbicie kartą powoduje zrobienie zdjęcia - jak wyczytałam w instrukcji programu jest to fotorejestracja. Ustaliłam z działem IT, iż zdjęcie nie jest traktowane jako dane biometryczne, bo nie spełnia wymogów z motywy 51 RODO. Fotorejestracja umożliwia wykonywanie zdjęć pracownikom podczas rejestracji. Dzięki temu możliwe jest zachowanie większej dyscypliny wśród pracowników i zminimalizowanie sytuacji, w których pracownicy odbijają karty kolegów.

Nie mogę znaleźć podstawy prawnej na zrobienie tego zdjęcia. W porozumieniu z naszym zewnętrznym radcą prawnym ustaliłam, że pójdziemy w stronę art. 6 ust.1 lit F rozporządzenia, jednak ta podstawa nie dotyczy zadań realizowanych przez podmioty publiczne, swoich zadań.
Co oznaczają swoje zadania?
Na jednym ze szkoleń spotkałam się z interpretacją, że są to zadnia własne, czyli statutowe określone ustawą. Natomiast rozliczenie czasu pracy to są zadania ogólne. Z kolei w jednym z komentarzy do RODO znalazłam zapis, iż w niektórych przypadkach podmiot publiczny może stosować tą przesłankę.

Czy fotorejestracja w ramach ewidencjonowania czasu pracy jest dopuszczalna i czy można powołać się na wyżej wskazaną podstawę prawną ?
Chciałam nawet iść w stronę monitoringu, ale fotorejestracja to nie monitoring. Wybił mi to z głowy nasz radca prawny.

Doradźcie PROSZĘ :-(, bo limit pomysłów już mi się skończył.

Temat: Elektroniczny system ewidencjonowania czasu pracy -...

Nie mogę znaleźć podstawy prawnej na zrobienie tego zdjęcia. W porozumieniu z naszym zewnętrznym radcą prawnym ustaliłam, że pójdziemy w stronę art. 6 ust.1 lit F rozporządzenia, jednak ta podstawa nie dotyczy zadań realizowanych przez podmioty publiczne, swoich zadań.
Co oznaczają swoje zadania?
Na jednym ze szkoleń spotkałam się z interpretacją, że są to zadnia własne, czyli statutowe określone ustawą. Natomiast rozliczenie czasu pracy to są zadania ogólne.

IMHO to jest ogólnie właściwe podejście.

Z kolei w jednym z komentarzy do RODO znalazłam zapis, iż w niektórych przypadkach podmiot publiczny może stosować tą przesłankę.

Może stosować tę przesłankę jeżeli nie dotyczy to "swoich zadań" - czyli zadań specyficznych dla organu publicznego. W tej sytuacji mamy do czynienia nie ze swoim zadaniem, ale zadaniem, które może dotyczyć każdego pracodawcy. Uznanie, że pracodawcy nie mieszczący się w grupie organów publicznych mogą powoływać się na art. 6 ust. 1 lit. f - natomiast nie jest to dopuszczalne wobec pracodawców - organów publicznych budzi poważne wątpliwości. (Przecież np. kodeks pracy określa identyczne zasady monitorowania pracowników wobec wszystkich pracodawców).

Wydaje się mocno kontrowersyjne, że UODO podchodzi do tego w następujący sposób:
Jeśli pracodawca jest podmiotem z sektora prywatnego, można więc się zastanowić czy takie działanie nie będzie się mieściło w granicach jego usprawiedliwionego celu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. [str. 25 poradnika - dot. umieszczania zdjęć w intranecie]

Ale to wszytko to jakby tylko jedna strona medalu ...

Czy fotorejestracja w ramach ewidencjonowania czasu pracy jest dopuszczalna i czy można powołać się na wyżej wskazaną podstawę prawną ?
Chciałam nawet iść w stronę monitoringu, ale fotorejestracja to nie monitoring. Wybił mi to z głowy nasz radca prawny.

Doradźcie PROSZĘ :-(, bo limit pomysłów już mi się skończył.

IMHO byłaby "fotorejestracja" być może dopuszczalna gdyby dot. to dostępu do pomieszczeń typu np. kancelaria tajna - czyli pomieszczeń powiedzmy szczególnie chronionych.

Czy na pewno ta praktyka fotorejestracji jest zgodna z zasadami z art. 5 RODO, zwłaszcza minimalizacją danych?
Nawet jeśli uznamy, że te fotografie nie stanowią danych biometrycznych - to warto mieć na uwadze stanowisko UODO z poradnika:
Czy pracodawca może umieścić zdjęcia pracowników na identyfikatorach?
Ze względu na to, że wizerunku pracownika nie ma wśród danych wskazanych w Kodeksie pracy, aby praco-dawca mógł je pozyskać i umieścić np. na identyfikatorze musi legitymować się zgodą pracownika. Należy jednak zaznaczyć, że zgoda musi być udzielona dobrowolnie, a zatem pozyskiwanie przez pracodawcę zgody pracownika będzie możliwe, jeżeli pracownik będzie miał możliwość odmowy jej udzielenia i nie spotkają go z tego powodu żadne negatywne konsekwencje. Warto dodać, że zgoda może być odwołana w każdym czasie.

Temat: Elektroniczny system ewidencjonowania czasu pracy -...

Jacek P.:

Nie mogę znaleźć podstawy prawnej na zrobienie tego zdjęcia. W porozumieniu z naszym zewnętrznym radcą prawnym ustaliłam, że pójdziemy w stronę art. 6 ust.1 lit F rozporządzenia, jednak ta podstawa nie dotyczy zadań realizowanych przez podmioty publiczne, swoich zadań.
Co oznaczają swoje zadania?
Na jednym ze szkoleń spotkałam się z interpretacją, że są to zadnia własne, czyli statutowe określone ustawą. Natomiast rozliczenie czasu pracy to są zadania ogólne.

IMHO to jest ogólnie właściwe podejście.

Z kolei w jednym z komentarzy do RODO znalazłam zapis, iż w niektórych przypadkach podmiot publiczny może stosować tą przesłankę.

Może stosować tę przesłankę jeżeli nie dotyczy to "swoich zadań" - czyli zadań specyficznych dla organu publicznego. W tej sytuacji mamy do czynienia nie ze swoim zadaniem, ale zadaniem, które może dotyczyć każdego pracodawcy. Uznanie, że pracodawcy nie mieszczący się w grupie organów publicznych mogą powoływać się na art. 6 ust. 1 lit. f - natomiast nie jest to dopuszczalne wobec pracodawców - organów publicznych budzi poważne wątpliwości. (Przecież np. kodeks pracy określa identyczne zasady monitorowania pracowników wobec wszystkich pracodawców).

Wydaje się mocno kontrowersyjne, że UODO podchodzi do tego w następujący sposób:
Jeśli pracodawca jest podmiotem z sektora prywatnego, można więc się zastanowić czy takie działanie nie będzie się mieściło w granicach jego usprawiedliwionego celu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. [str. 25 poradnika - dot. umieszczania zdjęć w intranecie]

Ale to wszytko to jakby tylko jedna strona medalu ...

Czy fotorejestracja w ramach ewidencjonowania czasu pracy jest dopuszczalna i czy można powołać się na wyżej wskazaną podstawę prawną ?
Chciałam nawet iść w stronę monitoringu, ale fotorejestracja to nie monitoring. Wybił mi to z głowy nasz radca prawny.

Doradźcie PROSZĘ :-(, bo limit pomysłów już mi się skończył.

IMHO byłaby "fotorejestracja" być może dopuszczalna gdyby dot. to dostępu do pomieszczeń typu np. kancelaria tajna - czyli pomieszczeń powiedzmy szczególnie chronionych.

Czy na pewno ta praktyka fotorejestracji jest zgodna z zasadami z art. 5 RODO, zwłaszcza minimalizacją danych?
Nawet jeśli uznamy, że te fotografie nie stanowią danych biometrycznych - to warto mieć na uwadze stanowisko UODO z poradnika:
Czy pracodawca może umieścić zdjęcia pracowników na identyfikatorach?
Ze względu na to, że wizerunku pracownika nie ma wśród danych wskazanych w Kodeksie pracy, aby praco-dawca mógł je pozyskać i umieścić np. na identyfikatorze musi legitymować się zgodą pracownika. Należy jednak zaznaczyć, że zgoda musi być udzielona dobrowolnie, a zatem pozyskiwanie przez pracodawcę zgody pracownika będzie możliwe, jeżeli pracownik będzie miał możliwość odmowy jej udzielenia i nie spotkają go z tego powodu żadne negatywne konsekwencje. Warto dodać, że zgoda może być odwołana w każdym czasie.

Ja dla swojego bezpieczeństwa wystapilbym do radcy prawnego o opinię. Powolalbym się na komentarze, które mówią o możliwości stosowania Art. 6.1.f dla publicznych i uznał, że swoje zadania, to zadania własne, statutowe i może to być uznane za prawnie usprawiedliwione cel jeżeli występuje masowosc sytuacji(pracownik -pracownikowi przekazywał karty i jest to w jakiś sposób udokumentowane).

Zakładając, że jest masowosc takich sytuacji, mając podkładke od radcy, poszedłbym w stronę fotorejestracji w zakresie rozliczenia czasu pracy-jako prawnie uzasadniony interes.

Mam dość ciągłego szukania odpowiedzi. Niech radca też się wykaże :-)

Temat: Elektroniczny system ewidencjonowania czasu pracy -...

Dorian J.:
Mam dość ciągłego szukania odpowiedzi. Niech radca też się wykaże :-)

Widzę, że gość teraz nie ma z Tobą lekko ;)Ten post został edytowany przez Autora dnia 01.02.19 o godzinie 08:48

Temat: Elektroniczny system ewidencjonowania czasu pracy -...

Paweł G.:

Dorian J.:
Mam dość ciągłego szukania odpowiedzi. Niech radca też się wykaże :-)

Widzę, że gość teraz nie ma z Tobą lekko ;)

Moje inne sprawy niż IOD leżą i szukam ciągle odpowiedzi żeby być w zgodzie RODO. Ile można.