Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Taka mała myśl i pytanie mnie naszło - jak obowiązek informacyjny realizują miasta i gminy jeżeli dane osobowe zbierają bezpośrednio od właściciela danych. Dziś zmusiłem się i przejrzałem wnioski o załatwienie rożnych spraw w BIP kilku największych miast w Polsce i ani w jednym przypadku nie spotkałem się z dopełnieniem obowiązku informacyjnego na wnioskach (co wydaje się najprostszą formą). No więc jak to jest z tym wypełnieniem obowiązku informacyjnego w samorządach (oczywiście trudno założyć że wszyscy klienci urzędu posiadają informację, które powinni otrzymać w związku z koniecznością dopełnienia tego obowiązku) - może ktoś spotkał się z inna formą niż na drukach, wnioskach. I nad jednym się jeszcze zastanawiam (obawiam się że bardzo naciąganie) czy samo złożenie wniosku (gdzie zazwyczaj jest podany adresat, cel złożenia wniosku, podstawa prawna - ale brakuje np. informacji o możliwości wglądu i poprawianiu danych) może być potraktowany jako zwolnienie z obowiązku informacyjnej na podstawie art 24.2.2 czyli 2) osoba, której dane dotyczą, posiada informacje, o których mowa w ust. 1.

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Info na stronie internetowej / tablicy ogłoszeń?

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

A jaka jest pewność że informacja dotarła do odbiorcy?:)

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Marta Z.:
Info na stronie internetowej / tablicy ogłoszeń?

Chyba trochę za mało - ADO musi skutecznie dokonać obowiązku informacyjnego

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

"Jeżeli osoba przychodzi do urzędu, np. w sprawie wydania dowodu osobistego, wydania decyzji o warunkach zabudowy, przyznania dodatku mieszkaniowego, to urzędnik może uznać, że posiada ona informacje, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy, jeśli wie, że osoba ta ma świadomość, kto jest administratorem danych, orientuje się co do celu ich zbierania, wie o tym, czy podanie danych jest dobrowolne, czy też obowiązkowe. "
źródło: https://edugiodo.giodo.gov.pl/file.php/1/ODO/ODO_R03_02...

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

O ile dobrze pamiętam, był kiedyś pomysł dopełnienia obowiązku informacyjnego w formie ogłoszenia w prasie ;) Oczywiście nie przeszło.

Dyskutowaliśmy kiedyś na tym forum, o odpowiednim zapisie w procedurze, tj. zapisujemy w procedurze, że obowiązku informacyjnego dopełnia urzędnik przyjmujący wniosek. Ale nie wierzę, żeby to działało w praktyce.

Zgadzam się, że dodanie tych informacji na druku wniosku jest najprostszym i najskuteczniejszym rozwiązaniem. Dodatkowo dodaję w procedurach, że pracownik przyjmujący wniosek na którym nie ma klauzul informacyjnych (bo klient pobrał go w innym urzędzie, pobrał w jakiejś strony, itp.), drukuje klauzule informacyjną na osobnej kartce i prosi o podpis, a jeżeli osoba odmawia podpisu, sam potwierdza, że przekazał informacje.

Przeraża mnie brak tych informacji na drukach wniosków, bo świadczy o ogromnym oporze z którym na co dzień musimy walczyć. Na szkoleniach nadal spotykam pracowników urzędów, którzy na drukach wniosków zbierają zgody na przetwarzanie danych. Są strasznie zdziwieni, gdy mówię im, że jest to błąd, ale żeby dodali na tych drukach klauzule informacyjne.

Przykład podany przez Panią Martę, jest oczywiście prawdziwy, ale ważny jest w nim warunek „jeśli wie, że osoba ta ma świadomość (…)”. Być może ma to zastosowanie w małym urzędzie, w którym pojawienie się nowego klienta będzie zauważalnym wydarzeniem. W praktyce, ma to dla mnie tylko takie znaczenie, że nie dodaję klauzul informacyjnych na dokumentach zbieranych w dalszej części postępowania, a jedynie na pierwszym, składanym wniosku.

Zupełnie nie mogę się zgodzić, że ktoś składając wniosek do urzędu, wie jakie prawa mu przysługują. Bo wiem z praktyki, że ludzie tego nie wiedzą. Często nie wiedzą w ogóle do jakiego urzędu składają wniosek, nie wiedzą, że mają obowiązek podać dane, nie wiedzą komu będą one udostępniane, myślą, że po złożeniu wniosku, mogą wycofać zgodę na przetwarzanie danych, itd.

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Jarosław Ż.:
O ile dobrze pamiętam, był kiedyś pomysł dopełnienia obowiązku informacyjnego w formie ogłoszenia w prasie ;) Oczywiście nie przeszło.

Dyskutowaliśmy kiedyś na tym forum, o odpowiednim zapisie w procedurze, tj. zapisujemy w procedurze, że obowiązku informacyjnego dopełnia urzędnik przyjmujący wniosek. Ale nie wierzę, żeby to działało w praktyce.

Zgadzam się, że dodanie tych informacji na druku wniosku jest najprostszym i najskuteczniejszym rozwiązaniem. Dodatkowo dodaję w procedurach, że pracownik przyjmujący wniosek na którym nie ma klauzul informacyjnych (bo klient pobrał go w innym urzędzie, pobrał w jakiejś strony, itp.), drukuje klauzule informacyjną na osobnej kartce i prosi o podpis, a jeżeli osoba odmawia podpisu, sam potwierdza, że przekazał informacje.

Przeraża mnie brak tych informacji na drukach wniosków, bo świadczy o ogromnym oporze z którym na co dzień musimy walczyć. Na szkoleniach nadal spotykam pracowników urzędów, którzy na drukach wniosków zbierają zgody na przetwarzanie danych. Są strasznie zdziwieni, gdy mówię im, że jest to błąd, ale żeby dodali na tych drukach klauzule informacyjne.

Przykład podany przez Panią Martę, jest oczywiście prawdziwy, ale ważny jest w nim warunek „jeśli wie, że osoba ta ma świadomość (…)”. Być może ma to zastosowanie w małym urzędzie, w którym pojawienie się nowego klienta będzie zauważalnym wydarzeniem. W praktyce, ma to dla mnie tylko takie znaczenie, że nie dodaję klauzul informacyjnych na dokumentach zbieranych w dalszej części postępowania, a jedynie na pierwszym, składanym wniosku.

Zupełnie nie mogę się zgodzić, że ktoś składając wniosek do urzędu, wie jakie prawa mu przysługują. Bo wiem z praktyki, że ludzie tego nie wiedzą. Często nie wiedzą w ogóle do jakiego urzędu składają wniosek, nie wiedzą, że mają obowiązek podać dane, nie wiedzą komu będą one udostępniane, myślą, że po złożeniu wniosku, mogą wycofać zgodę na przetwarzanie danych, itd.

zgadzam się w 100% -
I teraz jeszcze jeden konkurs bez wygranych ;) linki do urzędów które stosują klauzulę informacyjna na swoich drukach (jak pisałem przewertowałem kilka największych miast i w żadnym nie było zawartych klauzul informacyjnych na drukach które można pobrać z BIP - wychodziłem z założenia że duzi mają większe zasoby techniczne, finansowe i ludzkie aby UODO stosować w sposób jak najbardziej kompleksowy) Mam takie wrażenie, że obowiązek informacyjny, jest powiedzmy prawie martwym zapisem (zresztą w niektórych przypadkach trudny do zrealizowania - np w przypadku faktur otrzymywanych os podmiotów zewnętrznych), choć może wymagam za dużo czepiam się obowiązków informacyjnych gdzie w wielu firmach nie słyszeli (lub uważają że ich nie dotyczy) o UODO.

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Drodzy Panowie, nie zamierzam Was przekonywać do swoich racji bo każdy ma własne podejście. Cytat, który zamieściłam to nie jakiś przykład, tylko stanowisko GIODO i nie ma tam mowy o tym czy chodzi o duży czy mały urząd. Z całą pewnością ze stosowaniem obowiązku informacyjnym jest problem, ale w mojej ocenie jeśli GIODO wskazuje rozwiązanie problemu (a przynajmniej ja tak to czytam) to należy z podziękowaniem przyjąć to do wiadomości. Oczywiście, można też przewrócić pracę urzędu do góry nogami, wprowadzając odpowiedni zapis na każdym możliwym formularzu, a następnie co chwilę je aktualizować bo np. zmieniła się podstawa prawna, tyle że zastanawia mnie zasadność takiego działania. Pomijam już kwestie finansowe związane z przedrukowaniem formularzy lub dodrukowaniem oddzielnej kartki. We wszystkim staram się kierować przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Jeśli tak jak piszecie te największe urzędy nie wprowadziły stosownych zapisów na swoich drukach to nie uważacie że mają ku temu jakieś podstawy? :)
Ze zwalczaniem umieszczania formuły zgody na formularzach urzędowych całkowicie się zgadzam.

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Marta Z.:
Drodzy Panowie, nie zamierzam Was przekonywać do swoich racji bo każdy ma własne podejście. Cytat, który zamieściłam to nie jakiś przykład, tylko stanowisko GIODO i nie ma tam mowy o tym czy chodzi o duży czy mały urząd. Z całą pewnością ze stosowaniem obowiązku informacyjnym jest problem, ale w mojej ocenie jeśli GIODO wskazuje rozwiązanie problemu (a przynajmniej ja tak to czytam) to należy z podziękowaniem przyjąć to do wiadomości. Oczywiście, można też przewrócić pracę urzędu do góry nogami, wprowadzając odpowiedni zapis na każdym możliwym formularzu, a następnie co chwilę je aktualizować bo np. zmieniła się podstawa prawna, tyle że zastanawia mnie zasadność takiego działania. Pomijam już kwestie finansowe związane z przedrukowaniem formularzy lub dodrukowaniem oddzielnej kartki. We wszystkim staram się kierować przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Jeśli tak jak piszecie te największe urzędy nie wprowadziły stosownych zapisów na swoich drukach to nie uważacie że mają ku temu jakieś podstawy? :)
Ze zwalczaniem umieszczania formuły zgody na formularzach urzędowych całkowicie się zgadzam.

Tylko że Pani nie zacytowała w całości wypowiedzi umieszczonych na slajdach szkoleniowych zawartych na stronie GIODO a dalsza część brzmi.... Osoba ta może bowiem pozostawać w kontakcie z urzędem, np. być w nim już wcześniej w tej samej sprawie. Wtedy, gdy dochodzi do ponownego zbierania danych (przez tego samego administratora, do tych samych celów), można powołać się na spełniony już wcześniej obowiązek poinformowania.... a więc cytowany przykład tak naprawdę odnosi się do konkretnych sytuacji w przypadku których wcześniej doszło już do dopełnienia obowiązku informacyjnego, a więc nie da się czytać tego Pani cytatu oderwanego od całości a trzeba czytać w całości co zmienia w dość znaczący sposób odbioru i spojrzenia na konieczność dokonania obowiązki informacyjnego i bez znaczenia czy urząd jest duży czy mały :)Ten post został edytowany przez Autora dnia 24.01.16 o godzinie 23:21

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

A co z BIP-em? Są wyroki sądowe, wprawdzie nie dotyczące wprost naszej ustawy, że umieszczenie informacji w BIP-ie zwalnia podmiot publiczny z obowiązku udostępniania informacji publicznej na wniosek, nawet gdy wnioskodawca wykaże, iż nie posiada dostępu do Internetu.

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

W kilku urzędach widziałam taką informację na BIPie, komuś GIODO wprost to zakwestionowało?

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Jarosław Ż.:

Zupełnie nie mogę się zgodzić, że ktoś składając wniosek do urzędu, wie jakie prawa mu przysługują. Bo wiem z praktyki, że ludzie tego nie wiedzą. Często nie wiedzą w ogóle do jakiego urzędu składają wniosek, nie wiedzą, że mają obowiązek podać dane, nie wiedzą komu będą one udostępniane, myślą, że po złożeniu wniosku, mogą wycofać zgodę na przetwarzanie danych, itd.

Tak humorystycznie. Nie wiedzą też, że puszczanie luzem psa w lesie to wykroczenie, czy też że głośne puszczanie muzyki "na polu" (jak to mówią Krakusi) może być karane z prawa ochrony środowiska. ;-)

Tak sobie czytam cały wątek i mam... wątpliwości. Czy aby na pewno wszyscy tak samo rozumiemy zapis UODO - 24 i 25. Po pierwsze w przepisie nie ma zapisu skutecznie, a przewinęło się powyżej. Gdyby tak miało być, że skutecznie - to by stosowny zapis się w ustawie znalazł.

A więc mamy poinformować ... no właśnie - kogo i o czym? Według mnie postępowania w organach samorządu terytorialnego prowadzi się na podstawie KPA. Naprawdę ktoś uczciwie powie, że ogarnął w jakimkolwiek urzędzie wszystko co w KPA i w przepisach branżowych? Czyli że skutecznie dopełnia obowiązku informacyjnego?

Przypadek konkretny - pozwolenie na budowę. Informacja o pozwoleniu leci do sąsiadów. W dniu składania wniosku o pozwolenie na budowie urząd dysponuje już informacją o tym, kto jest sąsiadem (prawnie) wnioskującego. Z ksiąg wieczystych. Składający na biuro podawcze obywatel może być już poinformowany o tym, kto będzie odbiorcą jego danych osobowych, czy nie? I czy jest informowany czy nie?

Tak formalnie do tej pory nie zdarzyło mi się być gdziekolwiek i jakkolwiek poinformowanym szczegółowo w trakcie składania wniosku. I zastanawiam się, jak to jest (i czy w ogóle) jest to możliwe czytając tak literalnie przepisy prawa. I jednak dochodzę do wniosku, że skoro mamy KPA, który reguluje funkcjonowanie urzędów w zakresie proceduralnym, określa tryb prowadzenia spraw - od początku do końca, nawet z parametrami podań, wskazuje na zasady odsyłania kwitów do właściwych organów - z przekazaniem informacji obywatelowi (chyba 65 KPA), to naprawdę nie do końca rozumiem ...

W moim rozumieniu:
Przychodzi obywatel do konkret urzędu (zna adres)
Składa konkretny wniosek (wie do czego dane będą wykorzystane)
Dostaje info, że sprawa prowadzona jest na podstawie KPA, gdzie określony jest tok postępowania spraw.

To do dalszej dyskusji pozostaje nam przyjąć:
a) obowiązek informacyjny jest zrealizowany na podst. art 24 ust 2 pkt 2 - bo o tym kto i jak dostaje dane w trakcie postępowania administracyjnego reguluje KPA, a o tym jakie są właściwości urzędów decydują ustawy - na szczeblu administracji rządowej - ustawa o działach, na szczeblu samorządu - powiatowa i gminna.
b) klientowi urzędu należy wszystko wyłożyć na tacy - ale to jak w przypadku o pozwoleniu na budowę, dane uzyska Mietek, Franek i Krzysiek, pana sąsiedzi.

I tak podsumowując, czy jak to w urzędach często - konkludując tezy na początku:
Ad 1 - czyli Kodeks Wykroczeń czy Prawo ochrony środowiska. Prawo jest jawne, a więc zakładamy, że każdy ma dostęp. Analogicznie - KPA jest jawny, każdy ma dostęp. To o procedurach. A prawo budowlane, ustawa o kierujących pojazdami i wiele innych - to są przepisy jawne, określające w sposób szczegółowy uczestników postępowania.
Ad 2 - czyli czy tak samo rozumiemy obowiązek informacyjny. Skoro przepisy są jawne, zarówno proceduralne (KPA) jak i branżowe - cytowane prawo budowlane dla casusu, to czy obowiązkiem urzędu jest EDUKOWANIE obywatela o przepisach, czy dopełnienie obowiązku informacyjnego?

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Grzegorz K.:

W moim rozumieniu:
Przychodzi obywatel do konkret urzędu (zna adres)
Składa konkretny wniosek (wie do czego dane będą wykorzystane)
Dostaje info, że sprawa prowadzona jest na podstawie KPA, gdzie określony jest tok postępowania spraw.

To do dalszej dyskusji pozostaje nam przyjąć:
a) obowiązek informacyjny jest zrealizowany na podst. art 24 ust 2 pkt 2 - bo o tym kto i jak dostaje dane w trakcie postępowania administracyjnego reguluje KPA, a o tym jakie są właściwości urzędów decydują ustawy - na szczeblu administracji rządowej - ustawa o działach, na szczeblu samorządu - powiatowa i gminna.
b) klientowi urzędu należy wszystko wyłożyć na tacy - ale to jak w przypadku o pozwoleniu na budowę, dane uzyska Mietek, Franek i Krzysiek, pana sąsiedzi.

Ale ja ciągle mam wrażenie, że pomija Pan ust. 1 pkt 3 artykułu 24, czyli tego, że należy osobę poinformować o prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.
A biorąc pod uwagę fakt, jaki jest stan wiedzy naszego społeczeństwa nt. ochrony danych, ciężko jest założyć że ludzie wiedzą jakie mają prawa.
Co do wykładania na tacy, to chyba też ciężko założyć w momencie zbierania o tym, że Mietek Franek i Krzysiek będą odbiorcami danych - przecież ktoś może wystąpić z wnioskiem o pozwolenia na budowę albo nie. Tu raczej w grę wchodzi par. 7 pkt 4 Rozporządzenia MSWiA z 2004 r. w związku z art. 32 ust. 1 pkt 5 UODO.

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Karol F.:

Ale ja ciągle mam wrażenie, że pomija Pan ust. 1 pkt 3 artykułu 24, czyli tego, że należy osobę poinformować o prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.

Z tym PANEM to darujmy sobie, jesteśmy w Internecie ;-)

Raczej nie pomijam, bo KPA jest ciekawą skarbnicą wiedzy.

A biorąc pod uwagę fakt, jaki jest stan wiedzy naszego społeczeństwa nt. ochrony danych, ciężko jest założyć że ludzie wiedzą jakie mają prawa.

To jednak obowiązek edukacyjny, nie informacyjny? ;-)

Co do wykładania na tacy, to chyba też ciężko założyć w momencie zbierania o tym, że Mietek Franek i Krzysiek będą odbiorcami danych - przecież ktoś może wystąpić z wnioskiem o pozwolenia na budowę albo nie. Tu raczej w grę wchodzi par. 7 pkt 4 Rozporządzenia MSWiA z 2004 r. w związku z art. 32 ust. 1 pkt 5 UODO.

Ja pytam o konkretny przypadek. Ja składam, moim sąsiadem jest Mietek, Franek i Krzysiek. Wiem, że uzyskają moje dane osobowe w związku z budową. Po prostu uzyskają - występowałem o pozwolenie i sami przyszli obalić flaszkę, żeby się "fundamenty nie rozeschły". ;-) A urząd na 100% wiedział, bo to ten sam co ma geodezję i dostęp do ksiąg.

Tak wrzuciłem wątek KPA i innych przepisów branżowych aby nieco zmitygować pewne zapędy "nadmierności" działań niektórych ABI. W tym, czy w innych wątkach pojawiła się kwestia gospodarności i przepisów Ustawy o finansach publicznych (w tle).

Do tego nawiązuje całość moich wypowiedzi w tym wątku. Są pewne obowiązki, ale są też pewne zasady niepisane a czasem pisane (np w etyce na podst. art 68 cytowanej ustawy. Tam można zaszyć "przyjazność" urzędu. Ale myślę, że nie powinno się mieszać przyjazności i edukacji z obowiązkami prawnymi. I to, czy obywatel wie i ma świadomość i prawach należy rozpatrywać nie tylko w kontekście naszego małego czy większego urzędu, a w kontekście całości w tym również dostępności informacji.

Bo niezależnie jakbyśmy nie stawali na łbie, zawsze się pojawi magik, który powie, że nie wiedział. Mimo, że poinformuje go o tym pani z biura podawczego, poda informator, na tablicach przed każdym wydziałem będzie wyciąg i zestawienie informacji.

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Z ciekawości zapytałam na wczorajszej konferencji inspektorów GIODO z Departamentu Kontroli co myślą na ten temat. Usłyszałam od nich, że jak ktoś przychodzi do urzędu to wie co chce w nim załatwić i jaki jest cel jego wizyty. Zaproponowali żeby oprócz BIP umieścić info na tablicy ogłoszeń w widocznym miejscu i tyle.

Temat: obowiązek informacyjny a organy samorządu terytorialnego

Dałbym też przy biurze podawczym.