Agnieszka K.

Agnieszka K. AP/ AR/ T&E
Supervisor

Temat: Zarządzanie danymi podstawowymi dostawców

Witam,

Czy ktoś z Was ma doświadczenie z zakresu zarzadzania danymi podstawowymi dostawców? Jak weryfikujecie poprawność rachunków bankowych? Czy w kartotekach dostawców ujmujecie rachunki bankowe wskazane na fakturach zakupowych czy też weryfikujecie je w inny sposób (formularze dosatrczane przez dostawców, sprawdzenie właściciela rachunku w banku....)?

Z góry dzięuję za wsparcie.
Grzegorz Myśliński

Grzegorz Myśliński Senior Accountant,
Tchibo Warszawa Sp.
z o.o., dział
księ...

Temat: Zarządzanie danymi podstawowymi dostawców

Cześć Agnieszko,

A w jakim celu weryfikować rachunki bankowe, które dostawca sam umieszcza na dokumencie ?
Czy chodzi Ci o to żeby ktoś niepowołany nie zamieścił swojego rachunku na fakturce ??

Jeżeli tak to proponuję takie rozwiązanie. Przy rozpoczynaniu współpracy z konkretnym dostawcą potwierdzać należy numer konta bankowego, które będzie wykorzystywane do płatności i później porównywać każdorazowo to co mamy wprowadzone do systemu z tym co jest na konkretnej FA.

Pozdrawiam
Grzesiek
Agnieszka K.

Agnieszka K. AP/ AR/ T&E
Supervisor

Temat: Zarządzanie danymi podstawowymi dostawców

Dokładnie, chodzi o zabezpieczenie systemu płatności.
Uszczelniamy system zarządzania danymi i szukam najlepszych praktyk/ sposobów weryfikacji popraności danych. Wdrożyliśmy już zapisy umowne, które wskazują bezpośrednio w kontraktach numer rachunku, na który regulowane będą zobowiązania. Ciągle jednak jest prawdopodobieństwo, że kontrakty zwierane przed wdrożeniem nowej formuły umów mogą generować próby wyłudzenia czy defraudacji.

Pamiętam, że w PMI był system weryfikacji danych podstawowych zorganizowany na podstawie formularzy dostawców i odbiorców i zespoły weryfikujące te dane.
Grzegorz Myśliński

Grzegorz Myśliński Senior Accountant,
Tchibo Warszawa Sp.
z o.o., dział
księ...

Temat: Zarządzanie danymi podstawowymi dostawców

Podstawowa zasada jest taka, jeżeli chodzi o bezpieczeństwo wewnętrzne - ten kto przygotowuje płatności nie powinien mieć dostępu do danych podstawowych, dlatego jest wydzielony inny zespół w celu wprowadzania ich do systemu :) Ponadto dodatkowo inna osoba powinna aprobować płatności.

Jeżeli chodzi o bezpieczeństwo zewnętrzne to polecam starym klientom podesłać formatkę do wypełnienia z numerem konta i wsio - przecież to dla ich bezpieczeństwa ;) Później jak na fakturze będzie inny numer banku to blokować do płatności i potwierdzać. Tylko czy macie na to moce przerobowe ?? :)

Pozdrawiam
GM
Agnieszka K.

Agnieszka K. AP/ AR/ T&E
Supervisor

Temat: Zarządzanie danymi podstawowymi dostawców

Wszytsko o czym piszesz już mamy- jedyne czego brak- to potwierdzanie r-ków bankowych dla wcześniejszych kontraktów:)
Dzięki Grzegorz.

A.



Wyślij zaproszenie do