пропозиції роботи
konto usunięte
- 1
- 2
Monika
Marasek -
Kowalska
Kierownik ds
Systemów Zarzadzania
Jakością PL, firma
logi...
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
To zalezy o jakich systemach mówimy. Generalnie większość opiera sie na ISO 9001:2000 i jesli organizacja ma taki system wdrożony ( i działa) to nic prostrzego rozszerzyc go o inne, np: HACCP czy 14001Co do zachecania pracowników, to hmm...nie jest to łatwe zadanie. Ludzie zazwyczaj negatywnie sa nastawieni na wszelkie zmiany, a co za tym idzie systemy. Te niosą za soba wiele zmian, zazwyczaj pozytywnych, ale równiez pracy.
konto usunięte
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
To prawda mając już certyfikowany jeden system zawsze można go rozszerzyć o kolejne tym bardziej że tak jak np. w przypadku norm ISO 9001 ISO-TS16949 czy ISO14001 itd. część wymagań pokrywa się co oznacza że przy tworzeniu dokumentacji można je opisać w formie jednej wspólnej procedury natomiast wszystkie pozostałe specyficzne dla danego systemu wymagania w postaci oddzielnych procedur. A jeśli chodzi o zbędną biurokrację to z doświadczenia wiem że system zarządzany w formie elektronicznej eliminuje niepotrzebne stosy papierów i jest praktyczniejszy i wygodniejszy chociażby w zarządzaniu zmianami i kolejnymi wersjami/edycjami dokumentów.
Monika
Marasek -
Kowalska
Kierownik ds
Systemów Zarzadzania
Jakością PL, firma
logi...
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Możesz powiedzieć w jakiej formie tworzysz dokumentację? Chodzi mi o to czy są to dokumenty opisowe czy tez algorytmy postępowania?Ja od niedawna stosuję w organizacji system algorytmów postępowania i mimo, ze jest on bardziej przejrzysty, niekoniecznie ludzie chcą się do niego przekonac, przynajmniej nie wszyscy...
konto usunięte
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Dokumentacja jest w formie jak najbardziej opisowej natomiast równolegle stworzona została mapa procesów firmy w formie graficznej która prezentuje powiązania pomiędzy poszczególnymi procesami (wymóg ISO-TSa) jak również odniesienia do konkretnych dokumentów. Procedury są zwięzłe, ogólnikowe natomiast tam gdzie konieczne jest rozwinięcie i uszczegółowienie wprowadzane są do stosowania instrukcje.Możesz coś więcej opowiedzieć o formie jaką Ty stosujesz?
konto usunięte
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Moja praktyka stosowania algorytmów postępowania ogranicza się jedynie do instrukcji. One są dokumentami typowo wykonawczymi i tutaj warto stosować tą metodę. Instrukcja taka może służyć później jako raport i potwierdzenie wykonania poszczególnych czynności (zapis). Wtedy pracownik potwierdza np. podpisem wykonanie konkretnych etapów zadania i tym samym informuje też, które z działań z danego zakresu podjął (identyfikowalność).Algorytmy są dobre wszędzie tam, gdzie istnieje wymóg znaczego sformalizowania działań i weryfikacji, co i kto robił na danym etapie. Ponadto metoda ta przydaje się przy znacznej rotacji pracowników, gdy nie zdołali oni jeszcze zdobyć odpowiedniego doświadczenia i rutyny.
Przy pisaniu procedur, ja uciekałbym od stosowania algorytmów. Uważam, że procedura powinna jedynie nakreślać pożądany kierunek działań, bez znacznego wdawania się w szczegóły. Dzięki temu osoby najbardziej zaznajomione z tematem, czyli sami wykonawcy, są w stanie wykształcić własny, najbardziej efektywny model postępowania. Rolą właściciela procesu jest dokładny nadzór nad działaniami występującymi w procesie, a nie maksymalnie uszczegółowionej procedury. Dzięki temu możliwe jest oddolne doskonalenie procesów i ich możliwie najwyższa efektywność.
Natomiast mapa procesów jak najbardziej. Jest ona przydatna i gdzieniegdzie niezbędna.
Monika
Marasek -
Kowalska
Kierownik ds
Systemów Zarzadzania
Jakością PL, firma
logi...
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Norma ISO 9001:2000 równiez wymaga podejścia procesowego, dlatego u mnie w organizacji takie własnie stosuje. Właściwie od tego się zaczęło, najpierw mapa z powiązaniami a później reszta dokumentów. Oczywiście czesto jest tak, ze sam algorytm nie wystarcza i obok daje sie opis do danego etapu. Część dokumentów, pozostała całkowicie formie opisowej, ale generalnie dązymy do graficznego rozwiązania. Z doświadczenia wiem, że ludzie nie maja czasu by czytać długie, kliku stronnicowe procedury, dlatego ten pomysł. Dokumenty są jasne, przejrzyste i zrozumiałe. Pracuję w firmie logistycznej, nie produkcyjnej, dlatego takie algorytmy maja zastosowanie.Rafał, nie wiem jakie algorytmy masz na mysli, nasze są mniej szczegółowe od dokumentów w formie opisowej. Nakreślają temat, a jeśli potrzebne są szczegóły to można sięgnąć jeszcze instrukcji pracy.
konto usunięte
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Monika M.:Rafał, nie wiem jakie algorytmy masz na mysli, nasze są mniej szczegółowe od dokumentów w formie opisowej. Nakreślają temat, a jeśli potrzebne są szczegóły to można sięgnąć jeszcze instrukcji pracy.
Z procedurami opartymi na algorytmach zetknąłem się w kilku organizacjach. Nakreślały one sztywno i bardzo dokładnie tok działań i oficjalnie nie pozwalały wyjść poza pewne ramy postępowania. W przypadku jakichkolwiek niestandardowych sytuacji, pojawiał się tu mały formalny problem. Nie była to także najszczęśliwsza struktura, aby zapewnić doskonalenie.
Jeżeli Wasze algorytmy nie są tak szczegółowe, pozostawiają pewną dowolność w działaniu, a jedynie w razie potrzeby są doszczegóławiane, to moim zdaniem jest jak najbardziej fajna forma.
Monika Izabela Sidor Auditor, Konsultant
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
no to co dokumentacji mamy prawie jasnośc:)Mys tosujemy zarówno algorytmy jak i opisowa formę. Tam gdzie jest to mozliwe sa to flow-charty to ułatwia objecie całości działania.
A co do przekonania pracowników do systemów - no cóż najlepiej aby inicjatywa wdrożenia wyszła od nich:) ale t jest chyba niemożliwe. często proacownikom system kojarzy się z dokumentacją i stosami zapisów. Pokazanie ze nie jest to konieczne juz zmiejsza obawę przed zmianą (bo do tego sprowadza się przeciez przekonanie zatrudnionych) Poza tym praca grupowa na której moga sami dojśc do tego w których miejscach potrzebny jest taki system zarzadzania i dlaczego zarzadzamy jakością, środowiskiem itp. no a management działaja po prostu liczby..:)
Piotr
Lewandowski
Zarządzający
Systemem Jakości.
Freelancer
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
....algorytmy, algorytmy. Z mojej praktyki (iso pod Dekra, TUV) lepiej pod księgę jakości podczepić dokładnie zdefiniowane schematy procesów wraz z miernikami. Najłatwiej kontrolować i znależć punkty krytyczne, ale to już zależy póżniej czy opieramy się na audytach czy mamy do dyspozycji dane z produkcji (np. działu kontroli jakości). Popieram Panią Monikę. Dobrze zmapowany proces jest i tak mniej szczegółowy niż opisówka. Opisówkę zostawiłbym tylko do procedur, a i tak nie uszczegóławiałbym ich co do wyrazu z wykonywania. Brać pod uwagę należy audyty zewnętrzne i pamiętać ze co zapisane to święte, kazda zmiana w tym przypadku wymaga dużej zmiany w dokumentacji, a pamiętajmy ze "system jest dla ludzi, a nie ludzie dla systemu" :)
Monika Izabela Sidor Auditor, Konsultant
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
witam Panie Piotrze...a juz myślałam ze tu nikt nie zagląda..:)
Piotr
Lewandowski
Zarządzający
Systemem Jakości.
Freelancer
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
...żyją, żyją :))) ino dużo pracy ostatnio :), a nawiązując do pytania o biurokracje i motywowanie.Polecam zastosowanie elektronicznego nadzoru nad dokumentacją. Mase gotowych rozwiązan mozna znalezc w sieci nie mniej nie ma co ukrywac sa drogie. Polecam przerobienie klienta FTP i zahasłowanie dostępu na poziomie admin i user- to tylko 2 klienci serwera, ograniczy znacznie koszty. Co do modyfikacji w zasadzie kazdy bystry informatyk moze to zrobic.
A jesli chodzi o motywacje....
hmmm.....
nic nie działa jak kasa niestety....
stworzyć grupe ambitnych audytorów, ustalic z Prezesem budzet premiowy i wysłac ich w świat...
z doświadczenia, nic nie dziła bardziej skutecznie :)
pomysłów mase, zaleceń jeszcze więcej, tylko weryfikowac i wdrażać :))))
Monika Izabela Sidor Auditor, Konsultant
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
za co premiowiani sa adytorzy? audyty, wyniki, pomysły? jak to działa? na audytorów napewno motywujšco...a reszta ludzi?:)
Tomasz Pawlak Soon
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Witajcie.Co do dokumentacji to polecam dedykowane do tego programy - na rynku jest ich wiele - sam korzystałem w swojej karierze z wielu. Dla osoby opracowującej dokumentacje SZJ, ZSZ pod WorkFlow czy też inną zawierającą opis spospobu postępowania ... jest to NIESAMOWITA pomoc :D:D
Oczywiście polecam oprogramowanie oferowane przez moją firmę (zapraszam na http://pbsg.pl można tam pobrać demo).
Na chwilę obecną nie wyobrażam sobie opracowywać ale co ważniejsza nadzorować dokumentację systemową w wersji papierowej - jeśli ktoś z Was takową nadzoruje to SZACUNEK :(
Jakbyście potrzebowali jakichś konkretnych wskazówek - zapraszam.
PZDR
tomek
Janusz
P.
Doświadczony Manager
/ mgr inż.
Technologii Drewna
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Witam.Ja korzystam z dedykowanego oprogramowania.
Stosuję zarówno mapy procesów jak i dokumentację-wymaga tego konstrukcja programu.
Dlatego chętnie obejrzę przytoczone tu demo.
Info do poprzednich informacji.
Moja firma jest duża i korzystają z oprogramowania ludzie o różnym stopniu umiejętności posługiwania się kompem.
dla jednych wystarczy mapa a dla innych musi być instrukcja i to najlepiej wydrukowana.
Piotr
Lewandowski
Zarządzający
Systemem Jakości.
Freelancer
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Audytorzy premiowani są za pomysły...."Normalny audytor" jest zazwyczaj z nadania, może czasem z przymusu, w momencie kiedy audytor wie ze jesli jest najlepszy dostanie np. na półrocze 1000 bądz 2000 zł. W arkuszu audytu dodałem pozycje "Propozycje". Audytorzy wpisują tam zalecenia które nie sa działaniami ani korygującymi, ani zapobiegawczymi (np. zakup komputera, zmiana oprogramowania, szkolenie kierunkowe, zmiana trybu pracy). Jest to super rzecz oprócz planów poprawy i danych wyjściowych z przeglądu zarzadzania. Ludzie nie są głupi, boja sie zmian, wygłupić się przed szefostwem. Cała rzecz polega na tym aby audytowany sam zaczął mówić co można by było zmienic. W wielu przypadkach otwiera się na tyle ze audytor naprawde ma pozniej co analizowac, a audytowany czuje sie tak doceniony ze ma wartościowe pomysły ze czasem pózniej sam przychodzi bo "sobie coś przemyślał i ma nowy pomysł". Każdy lubi pochwały, czuć się docenionym, a tym bardzie pochwalony przez najwyzsze kierownictwo.
....może to tylko moje doświadczenie i wielu z Państwa się z tym nie zgodzi, ale najwięcej zmian uruchamiają najzwyklejsi szeregowi pracownicy, nie kadra zarządzająca (nie mowie tu oczywiście o procesach restrukturyzacji, ale o uregolowanym systemie).
Co do tych niezmienialnych, niestety kary, ale to rola kierownictwa nie Pełnomocnika, audytora.
Tomasz
S.
Menadżer
Bezpieczeństwa
Informacji, ABI
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Monika M.:Norma ISO 9001:2000 równiez wymaga podejścia procesowego, dlatego u mnie w organizacji takie własnie stosuje.
Dokładnie takie podejście powinno być zaimplementowane w organizacji. Sys. zarządzania oparty o ISO 9001 w naszej firmie został zbudowany w oparciu takie podejście. Wydzielone zostały procesy główne (zdefiniowaliśmy dla nich cele i wskaźniki zgodnie ze SMART oraz określiliśmy Lidera procesu; z reguły stanowisko dyrektora lub menadżera), po czym każdy z procesów podzieliliśmy na 1...n procedur (ponowne zdefiniowanie celów i wskaźników, tym razem na poziomie bardziej szczegółowym + określenie Lidera procedury; stanowisko menadżera lub kierownika). Każda z procedur dzieli się na 1...n zadań/działalności przypisanych bezpośrednio do określonego stanowiska.
System zbudowany jest w oparciu o model algorytmiczny (wej./wyj.+operatory logiczne), aczkolwiek niemal każde zadanie/działalność jest szczegółowo opisana. Tam gdzie jest to wymagane z zadaniem/działalnością funkcjonuje dokument związany: instrukcja, regulamin, wytyczne.
Dokumentacja funkcjonowała w formie "analogowej" Księgi Zarządzania Procesami, a od połowy 2005 zainicjowaliśmy projekt przeniesienia jej na platformę elektroniczną. W chwili obecnej cała dokumentacja systemowa zgromadzona jest na serwerze i dostępna poprzez portal wewnętrzny firmy dla wszystkich członków organizacji.
Co do przekonania członków do korzystania z dokumentacji...hmmm tu jest problem, gdyż pozostają bariery mentalne, ale "walka" trwa. :o)
Tomasz S. edytował(a) ten post dnia 10.11.06 o godzinie 09:07
konto usunięte
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Norma ISO-TS16949:2002 również wymusza zastosowanie podejścia procesowegoa toteż w firmie której pracuję zastosowana została mapa procesów ale przy jej tworzeniu włączeni zostali wszyscy pracownicy i na zasadzie tzw "burzy mózgów" wspólnie tworzone były powiązania między poszczególnymi procesami, określane były wejścia i wyjścia oraz kryteria oceny poszczególnych procesów,w ten sposób pracownicysą bardziej przekonani do dokumentacji i całego systemu ponieważ są z nim zaznajomieni lepiej niż po jakimkolwiek szkoleniu. Dodatkowo System Zarządzania Jakością został zintegrowany wraz z systemami ISO14001 i OHSAS18001, stanowią one w mapie procesów procesy wspomagające ale
tym samym pracownicy są świadomi wymagań jak i zasad jakie ich obowiązują w zakresie bhp i ochrony środowiska. Właczając pracowników w działania związane z tworzeniem bądź doskonaleniem dokumentacji systemów zarządzania wytwarzamy w ten sposób pewien mechanizm działania co w efekcie powoduje że pracownicy zaczynają czuć się odpowiedzialni za prawidłowe funkcjonowanie systemu i bardziej się z nim utozsamiają. Dzięki współpracy naszego dzielnego działu IT cała dokumentacja wraz z mapą procesów zarządzana jest w formie elektronicznej z określonymi prawami dostępu do jej modyfikacji. Wszyscy z każdego miejsca w firmie mają dostęp do dokumentacji na wszystkich zmianach produkcyjnych jedynie tam gdzie to konieczne funkcjonują instrukcje stanowiskowe w wersji papierowej.
Andrzej
S.
CISA & CIA. Audyt
IT, Bank Ochrony
Środowiska S.A.
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Fajna dyskusja, ciekawe wątki. Dwa z nich przepracowałem w praktyce szczególnie solidnie:1. Procedury w formie opisowej czy algorytmów (map procesów)? To pytanie z gatunku: samochodem czy rowerem? Jeżeli do lasu na wycieczkę, to rowerem, zaś do Ikei po cztery krzesła - tylko autem. Jeżeli opisujemy złożony proces przechodzący przez kilka jednostek organizacyjnych, które w dodatku z trudem się ze sobą komunikują, to tylko mapa procesu (wraz z uszczegółowieniem czynności w odrębnej tabeli). A jeśli procedura bezpieczeństwa informatycznego, w dodatku o charakterze raczej edukacyjnym - to jasne, że opisówka.
2. Jak udostępniać? Najprościej. Ja zastosowałem trywialnie prostą w obsłudze aplikację. Wchodzisz, widzisz schemat organizacyjny, klikasz swój klocek - otrzymujesz wykaz obowiązujących w dziale/wydziale dokumentów. I mam spokój z telefonami typu: "A powiedz mi, czy to-śmo-owo to u nas obowiązuje, czy nie? A jaka wersja jest aktualna?" Itd., itp.
Nie zdecydowałem jeszcze ostatecznie, jak spacyfikować dwa przeciwstawne stanowiska, z których jedno wyraża się deklaracją: "Mamy już dość procedur, one krępują naszą kreatywność", zaś drugie postuluje: "Trzeba koniecznie napisać procedurę wchodzenia nocą schodami przy otwartym oknie na klatce schodowej, bo ktoś kiedyś o ramę okienną rozwali sobie łeb." Poproszę o sugestie:)))
Jestem tu nowy, więc witam wszystkich, a że jest akurat piątek - życzę udanego weekendu:)))
Andrzej Smyk edytował(a) ten post dnia 24.11.06 o godzinie 19:45
Tomasz
S.
Menadżer
Bezpieczeństwa
Informacji, ABI
Temat: Tworzenie dokumentacji systemu
Andrzej S.:Ja zastosowałem trywialnie prostą w obsłudze aplikację. Wchodzisz, widzisz schemat organizacyjny, klikasz swój klocek - otrzymujesz wykaz obowiązujących w dziale/wydziale dokumentów.
Jak się zowie ta aplikacja i wiela kosztuje ? :o)
- 1
- 2
Podobne tematy
-
Jakość » finansowanie wdrożenia systemu zintegrowanego z funduszy... -
-
Jakość » Proszę o pomoc.rola auditów wewnętrznych i zewnętrznych w... -
-
Jakość » XII FORUM WYMIANY DOŚWIADCZEŃ DLA PEŁNOMOCNIKÓW SYSTEMU... -
-
Jakość » Dokumentowanie Zintegrowanego Systemu Zarządzania -
-
Jakość » takie pytanko? dot. dokumentacji ISO -
-
Jakość » RECERTYFIKACJA SYSTEMU -
-
Jakość » Wdrażanie zintegrowanego systemu zarządzania jakością i... -
-
Jakość » Zatwierdzanie dokumentacji -
-
Jakość » Projekt wdrożenia systemu zarządzania jakością w firmie -
-
Jakość » BADANIA EFEKTYWNOSCI SYSTEMU ZARZADZANIA JAKOSCIA - ISO 9000 -
Następna dyskusja:
