Temat: Proces Nadzoru nad dokumentami i zapisami

Witam Pełnomocników ds. ISO/TS16949. Po ostatnim audicie pojawiło się pytanie dlaczego nasza firma posiada procesy nadzoru nad dokumentami i nadzoru nad zapisami? Auditor wychodził z założenia, że nie może być to proces (wg. niego brak mierzalności) tylko jest to funkcja we wszystkich procesach w organizacji. Co Wy na to? Jak to wygląda u Was?

pozd
mh

Temat: Proces Nadzoru nad dokumentami i zapisami

Do pewnego stopnia ma rację, choć teza, że działalność niemierzalna nie może być skwalifikowana jako proces jest dyskusyjna. Norma ISO 9001 mówi o procesie: "mierzyć gdy stosowne". W opisanym przypadku można po prostu uznać, że "mierzenie nie jest stosowne". Ja do tworzenia procesu typu "Nadzorowanie dokumentów i zapisów" podchodzę z pewną rezerwą. Powody:
1.Dokumenty "żyją" w wielu procesach więc jak znaleźć realnego właściciela takiego procesu?
2.Działalność wybitnie "niebiznesowa" i w pewnym sensie "niepriorytetowa" (choć może się w niej pojawiać sporo niezgodności auditowych). Ani warto to mierzyć, ani dobrych targetów się do tego nie wyznaczy, ani kasy z tego nie będzie.
Podsumowując - nie widzę problemu zarówno z określeniem tej działalności jako proces jak i z określeniem jako "funkcja pomocnicza" (jak raczył to określić wasz auditor).

Temat: Proces Nadzoru nad dokumentami i zapisami

Ja również znajdowałem różne rozwiązania właśnie od działań pomocniczych aż do procesu nadzoru na dokumentami. W tym przypadku właścicielem był pełnomocnik, cel procesu to cytat z normy "zapewnienie że wszystkie dokumenty......" a mierzalność? Proszę - "Ilość wykrytych przypadków niewłasciwego nadzoru nad dokumentami" czy to poprzez audity czy doskonalenie, nadzór właścicieli procesów itp.
Ale...moim zdaniem kwalifikacja zależy od działalności biznesowej firmy. Bo o ile w przypadku np. firmy świadczącej usługi informatyczne (strony www itp) będzie to proces pomocniczy, a co powiecie o firmie typu archiwum, usługi archiwizacji dokumentów. Cha.... ;-)

Temat: Proces Nadzoru nad dokumentami i zapisami

Zgadzam się z obydwoma Kolegami, a poniekąd również i z auditorem, ale nie co do szczegółów, a jedynie co do sensowności utrzymywania takiego procesu. Fakt pozostaje faktem, że to jednak organizacja sama ma zdefiniować sobie procesy. Spotykam się z firmami, które w ramach TS-a mają zdefiniwane np. 20-25 procesów, a natomiast inne mają 7-8 procesów. I mam wrażenie, że bardziej doświadczeni Pełnomocnicy idą w kierunku optymalizacji (minimalizacji) ilości procesów, a nie w kierunku maksymalizacji. Oczywiście tu może każdy mieć własną opinię co do ich ilości, ale gdybym ja tworzył System w swojej firmie, gdzie zależałoby mi na jego maksymalnej skuteczności, to dążyłbym do minimalnej ilości procesów. Michał ma rację, że sparametryzować da się prawie wszystko, ale pojawia się pytanie: Po co? Ja bym wszystkie sprawy, za które odpowiada Pełnomocnik wrzucił w jeden proces o nazwie np. "Nadzorowanie Systemu Zarządzania" i byłoby tam wszystko, co dotyczy 4 i 8 (obowiązkowe procedury udokumentowane). Poza tym Zarządzanie Firmą dla Prezesa, Produkcja, HR, Logistyka, Jakość, Utrzymanie Ruchu, może BHP i Środowisko (choć można to włączyć też Pełnomocnikowi), Zakupy, Sprzedaż, Technologia (może być częścią Produkcji) i właściwie tyle... Wychodzi ok. 7-10 procesów, a chyba obejmowałoby to wszystko, niezależnie od rodzaju firmy.
Warto tu stosować zasadę "Jak tu się nie narobić... ale żeby było dobrze" ;o).
Im więcej procesów, tym więcej może być ich opisów, procedur, dokumentów, wskaźników, etc. A to oznacza więcej pracy, która niekoniecznie tworzy wartość dodaną dla firmy.

P.S.: Nigdy nie słyszałem, że proces możemy zdefiniować dopiero wtedy, kiedy możemy go zmierzyć.

Temat: Proces Nadzoru nad dokumentami i zapisami

Adam Biegaj:
Zgadzam się z obydwoma Kolegami......
że sparametryzować da się prawie wszystko, ale pojawia się pytanie: Po co?

Jasne, masz rację , parametryzujemy tam gdzie to ma sens - czyli jeżeli z mierzenia procesu coś wynika. Mierzenie dla mierzenia.....jest bzdurą....lub chcemy coś poćwiczyć.

P.S.: Nigdy nie słyszałem, że proces możemy zdefiniować dopiero wtedy, kiedy możemy go zmierzyć.

ja również ;-)

Temat: Proces Nadzoru nad dokumentami i zapisami

Witam kolegów,
dziękuje za zainteresowanie tematem. Ostatnio nie miałem czasu zajrzeć ale jestem ciekaw co powiecie.

Na początek, jeżeli chodzi o wymogi normy ISO 9001 co do mierzalności procesów, punkt 0.2 mówi m.in. o otrzymywaniu wyników dotyczących funkcjonowania i skuteczności procesu.
Stąd wymóg mierzalności procesów, (nie w systemie zero/jedynkowym, czyli np. audit wypadł ok albo nie ok.) czyli nadawania parametrów mierzących funkcjonowanie i skuteczność procesów.
Ja pochodzę z ISO/TS 16949 a tam auditorzy mają "świra" na punkcie mierzalności itp.
Zgadzam się z kolegą Michałem jeżeli chodzi o sposób na mierzalność.

Ale wracając do tematu, bo robi się tutaj dyskusja nad podejściem procesowym :-)

Jeżeli w firmie produkcyjnej nie ma zdefiniowanego procesu nadzoru nad dokumentami, ja widzę brak "właścicielstwa" nad dokumentami i zapisami. Dodatkowo, jak zapewnić, że dokumenty są nadzorowane jeżeli każdy proces odpowiada za to sam - osobne rejestry dokumentów kontrolowanych? Jak wygląda zarządzanie zmianą, tworzenie nowych dokumentów? Albo co ciekawsze, jak wygląda wycofanie dokumentu z użycia albo zastąpienie go nową rewizją? To samo tyczy się nadzoru nad zapisami.
Bardzo interesują mnie Wasze spostrzeżenia.
Ja uważam brak procesu nadzoru nad dokumentami i zapisami jako lenistwo pełnomocnika. Może to przewrotne ale takie jest moje zdanie jako doświadczonego auditora systemu. Stąd moje zdziwienie kiedy auditor zwrócił mi na to uwagę.

Pozdr
mh