Temat: Lean in office - poszukuje praktycznych doswiadczen
Analizujac prace w biurze znajdziemy mnostwo nadprodukcji:
-nadmierna ilosc spotkan, spotkania poprzedzajace spotkania; poruszanie watkow nie zwiazanych z tematem spotkan; zapraszanie ludzi niekoniecznie zwiazanych ze spotkaniem. Warto zadac pytanie dlaczego wiekszosc spotkan trwa 60 minut? Czy nie mozna zoorganizowac spotkania w mniejszej grupie, poproszonej o przygotowanie poszczegolnych punktow i przeprowadzenie spotkania w ciagu 30 minut? spotkania w celu zaspokojenia potrzeb szefa, a nie klienta!
-wysylanie emaili w kopii do 20 osob, gdzie zainteresowanych jest tylko pare; pisanie wypracowań i rozprawek, w miejscu gdzie wystarczyloby kilka slow;
-ping-pongowe wymiany maili zamiast jednego skutecznego telefonu;
-drukowanie dokumentow, które można przeczytać na komputerze;
Czekanie to kolejne zrodlo strat do eliminacji:
-pracownicy czekaja na podpisy
-oczekiwanie na decyzje
Zastanowienie sie czy wszystkie podpisy sa potrzebne i czy pewnych decyzji nie mozna zniesc na poziom nizej
Transport:
-transportowanie dokumentow na dalekie odleglosci;
-dzialy scisle wspolpracujace i wymieniajace sie dokumentami znajduja sie na innych pietrach;
Warto zastanowic sie nad przemieszczeniem niektorych biur badz osob w celu eliminacji transportu dokumentow;
Zapasy:
-gromadzenie dokumentow
-waskie gardla powstajace podczas oczekiwania na podpis, obrobke dokumentow;
Warto zastanowic sie jak eliminowac "kupki" dokumentow; np. wprowadzenie skrzynek budujacych serie - np. jezeli przy biurku osoby znajdzie sie 10 dokumentow osoba przerywa prace i zaczyna prace nad tymi dokumentami;
Zbedne operacje:
-rubryki w formularzach, ktore nikomu nie sluza
-stosowanie sie do procedur, ktore nie przynosza zadnej wartosci dodanej
-uzywanie pieczatek? czy to dodaje wartosc?
-uzywanie dokumentow, ktore musza byc zatwierdzane przez 5 osob - czesc z nich nawet ich nie czyta
Odrzuty:
-pomylki w dokumentach
Czestym problemem w biurach sa pomylki, ktore niestety nie sa mierzone i nie sa analizowane powody ich powstawania. Warto zaczac je mierzyc i rozwiazywac problemy z nimi zwiazane.
Zbedne ruchy:
-szukanie dokumentow, plikow w komputerze
Pomocne jest tutaj zestandaryzowanie katalogow; wprowadzenie standardowych indeksow; uzywanie jak najwiekszej ilosci kolorow; opisywanie szafek i szuflad.
Do zidentyfikowania powyzszych warto namalowac mapy dla najczesciej stosowanych dokumentow i informacji. Czyli nic innego jak mapa stanu obecnego i mapa stanu przyszlego.
W biurach warto zaczac od 5S. Pelno w nich rzeczy, ktore tak na prawde sa zbedne i nie dodaja zadnej wartosci. Na przyklad karteczki post it ponaklejane na monitorach, tablice korkowe, bloki na biurko, ktore skutecznie moga byc zastapione zwyklym zeszytem A5. Ciekawym miejscem na przeprowadzenie dzialan 5S sa komputery i dyski sieciowe. Znalezienie interesujacego nas dokumentu nie powinno zajmowac wiecej niz 2 minuty.
Podczas przeprowadzania takich dzialan w biurach powstalo kilka kontrowersyjnych pomyslow, ktore z czasem okazaly sie jednak trafione i skuteczne:
-eliminacja plastikowych (metalowych) poleczek na dokumenty (przewaznie trzy) jako miejsce magazynowania dokumentow z ktorymi nic sie nie dzialo
-usuniecie drzwi z szafy albo wstawienie szklanych drzwiczek w celu pokazania co znajduje sie w srodku
-zasada "nic na biurku kiedy idziesz do domu" - jezeli cos zostawisz to licz sie, ze albo zostanie wyrzucone albo bedziesz musial postawic komus obiad zeby to odzyskac
Przykladowe zdjecia z dzialan 5S:
Przed:
Po:
пропозиції роботи
