Temat: realizacja zamówień z wpłaconą wcześniej zaliczką

Witam,
Czy mógłby mi ktoś wyjaśnić kwestię związaną z zamówieniami i zaliczkami. Do tej pory robiliśmy to ręcznie. Tzn koś zamawiał towar i zostawiał zaliczkę, to my robiliśmy zamówienie w WF Magu ale nie odhaczaliśmy tam zaliczki, tylko zapisywaliśmy w zeszycie. A realizując zamówienie przyjmowaliśmy, że klient właśnie wpłaca całą kwotę. Jednak takich zamówień z zaliczkami pojawia się coraz więcej i zaczynamy się z tym gubić, tym bardziej, ze jest kilku pracowników. Chcielibyśmy realizować takie zamówienia za pomocą WF Maga i tam już odhaczać zaliczki wpłacone i żeby przy realizacji zamówienia wpłacona wcześniej zaliczka była widoczna.

Przykładowa sytuacja : Klient składa zamówienie u pracownika nr 1 na towar o wartości 1000zł, oraz zostawia zaliczkę 800zł.
Po kilku dniach wraca odebrać towar. Zamówienie realizuje pracownik nr 2 i widzi, że klient wpłacił zaliczkę oraż, że musi dopłacić ręsztę (200zł).

Bardzo, ale to bardzo proszę o opisanie krok po kroku jakle dokumenty należy przy tym wystawić/utworzyć aby wszystko było zgodne z prawem i widoczne dla pracowników.