Temat: Kilka pytań odnośnie modułu e-Dokumenty

Witam,

Wiem, że funkcjonalność e-Dokumenty istnieje już od jakiegoś czasu jednak dopiero teraz udało mi się przyjrzeć temu nieco bliżej. Rozważam za pomocą tej funkcjonalności prowadzić archiwum sprzedaży i zrezygnować z wydruku kopii faktur. Nie udało mi się odnaleźć odpowiedzi na kilka (wg mnie) kluczowych pytań:
1) W jaki sposób są przechowywane dokumenty?
2) W jakiej tabeli?
3) Czy w bazie przechowywany jest link do pliku czy też cały plik?
4) Jak korzystanie z tej funkcjonalności wpłynie na rozmiar bazy danych? Obecnie spakowane archiwum bazy danych zajmuje około 0,8GB. Na chwilę obecną wystawiam około 2000 faktur miesięcznie. Czy ta funkcjonalność sprawdzi się dla tak dużej ilości przechowywanych dokumentów? Bo jeżeli zacznę dzisiaj gromadzić w ten sposób dokumenty za 5 lat będę musiał przechować 5 * 12 * 2000 = 120000 dokumentów
5) Czy planowane jest dodanie gniazd rozszerzeń?

Czy ktoś z użytkowników próbował czegoś podobnego? Czy zna ktoś inny sposób na łatwe, szybkie i bezpieczne przechowywanie archiwum wystawionych faktur?

Posiadam wersje WF-MAG 8.00.4 Prestiż Plus

Z poważaniem
Tomasz K.Ten post został edytowany przez Autora dnia 24.04.15 o godzinie 16:06

Temat: Kilka pytań odnośnie modułu e-Dokumenty

Po kolei:
1) W postaci binarnej. Domyślnie dla faktur generowany jest PDF ale można przechowywać dowolny plik w dowolnym formacie.
2) ZD_DOKUMENT_PODSTAWOWY. Dla faktur utworzyliśmy wygodniejszy widok ZALACZNIK_DOKUMENTU_HANDLOWEGO_V i sugerujemy posługiwać się tym widokiem.
3) Cały plik
4) Policzmy 120000* 50 KB (przeciętna standardowa faktura w PDF generowana z programu) = 6000000 KB / 1048576 = 5,72 GB
Dla przypomnienia SQL Express Edition 2008 R2 (najniższa obecnie wspierana wersja) umożliwia obsługę baz danych do 10 GB.
5) Oczywiście dodamy gniazda jak tylko pojawi się zapotrzebowanie sugerujące, w którym miejscu i do czego ich użyć :).

Generalnie nie trzeba się bać zapisywania załączników PDF faktur do bazy danych. To znacznie wygodniejsze niż przechowywanie ich w innym miejscu. Przy Pana ilości faktur raz na powiedzmy 8 lat można zrobić kopię bazy, odtworzyć kopię pod inną nazwą i traktować ją jako archiwum starych danych do których w każdym momencie możemy się zalogować. Usunąć załączniki np. z ostatnich kilku lat w bieżącej bazie i dalej pracować nawet na wersji Express serwera.
Co więcej za pomocą abStore B2B można faktury udostępniać swoim kontrahentom aby nawet nie trzeba było ich wysyłać mailem. Program WF-Mag można tak skonfigurować aby po zatwierdzeniu automatycznie generował załącznik PDF i zapisywał do e-Dokumentów, z których w pełni automatycznie będą faktury transferowane do B2B.
Bardzo wygodne dla stałych odbiorców.

Temat: Kilka pytań odnośnie modułu e-Dokumenty

Dziękuję za odpowiedzi.

Mam kolejne pytania ale najpierw muszę opisać sytuację. Część z faktur sprzedaży jest generowana z zewnątrz za pomocą procedur SQL opisanych w dokumencie "WF-Mag Win Dokumentacja procedur SQL.pdf". Po wystawieniu takiej faktury jest ona eksportowana do pdf. Jest to kluczowa informacja ponieważ na każdej fakturze jest sprzedawana ta sama usługa jednak za każdym razem ma zmienianą nazwę. Po zakończeniu wystawiania faktur są one zbiorczo wysyłane do kontrahenta. Chciałbym aby wszystkie faktury niezależnie czy wygenerowane z zewnątrz czy wystawione normalnie były zapisywane w e-Dokumenty. W menu konfiguracyjnym firmy odnośnie zapisywania obrazu dokumentu handlowego są w zasadzie dwie opcje, które są bliskie temu co chcę osiągnąć:
a) zapis po zatwierdzeniu dokumentu
b) zapis po wydruku lub wysłaniu mailem.

Problem w tym, że żadna z tych opcji nie zapisuje mi dokumentów wygenerowanych z zewnątrz. Ani wykonanie procedury wapro.dbo.JL_ZatwierdzDokumentHandlowy_Server nie jest traktowane jako zatwierdzenie dokumentu (opcja a)) ani eksport dokumentu do pdf nie jest traktowane jako wydruk lub wysyłka mailem (opcja b)). Opcja aby zaznaczyć wszystkie wystawione faktury i wygenerować zbiorczy wydruk lub wysyłkę mailem odpada ponieważ na wszystkich fakturach będzie widniała usługa z ostatnią nazwą.

1) Która procedura w SQL odpowiada za dodanie dokumentu do e-Dokumenty?
2) Żeby osiągnąć mój cel powinienem skorzystać z procedury SQL, która dodaje dokument? Czy też jest jakiś inny sposób aby WF-MAG dostał sygnał o zatwierdzeniu faktury? Może spróbować dodać jakąś sztuczną drukarkę?
3) Czy jest szansa aby w kolejnej wersji w konfiguracji firmy dodać opcję "zapis po wydruku, wysłaniu mailem lub eksporcie do pdf"?

Z poważaniem
Tomasz K.

Temat: Kilka pytań odnośnie modułu e-Dokumenty

Pracujemy na danych binarnych, sam SQL nie potrafi wygenerować wydruku i zapisać go do modułu, w związku z powyższym pojęcie ZATWIERDZENIE, WYSŁANIE są pojęciem formularzy aplikacji a nie procedurami do generowania zapisów w tabelkach SQL.
Możemy dodać na kolejną wersję grupowe zapisywanie do PDF, czyli zaznaczamy X dokumentów i po wejściu w wydruki pojawi się opcja dodatkowa e-Dokumenty.