Temat: Szukaj relacji kontaktu

Potrzebujesz szybko odszukać relacje kontaktu z pocztą, zadaniami, wydarzeniami czy notatką do tego przyporządkować do kontaktu dowolne (np. zeskanowane właśnie pliki). Jeden klik na kontakcie i masz listę obiektów, dwuklik i otwierasz go w Outlooku. W module CRMie dołączysz wskazane pliki lub używasz skanera aby je stworzyć, które będzie również widzieć inny współpracownik pracujący na swoim koncie, o ile też posiada dany kontakt po swojej stronie.

---
Dodatek jest odpowiedzią na brak możliwości łatwego przejścia z kontaktu do filtra wyszukania danych z nim powiązanych. W praktyce, adresata lub jego adres musimy kopiować z kontaktu i wpisywać w wyszukiwarkę aplikacji (która nie jest częścią Outlooka, ale całego systemu). Takie standardowe szukanie oparte jest wieloma niedogodnościami.





Rozwiązanie daje możliwość łatwego przejścia z kontaktu zapisanego w książce adresowej do listy e-maili (wyszukując je na dwa sposoby). Podobnie, dotyczy to wydarzeń kalendarzowych, zadań i notatek dla domyślnych i wybranych folderów tego typu. Konfiguracja dodatku mieści się w menu Outlooka, a jego uruchomienie dostępne jest z menu książki adresowej, otwartym kontakcie lub pod prawym klawiszem myszy na rekordzie w książce adresowej:





Co oferują te opcje: Pierwsza to lista maili, którą można otrzymać w standardowym oknie (dostępnym tez dla innych akcji). Gdy ograniczone jest do domyślnego konta pocztowego i folderu głównego poczty przychodzącej, za to wynik otrzymujemy dość szybko. Pokazuje ono datę utworzenia wiadomości, ilość załączników (wraz z obrazkami w treści osadzonymi, które nie odwołują się do miejsca na serwerze, a były dodane ręcznie) oraz tematu danej wiadomości. Okno to oferuje możliwość po dwukliku otwarcie wyszukanego obiektu.

Ponadto można wskazać dowolny folder danego typu (nie domyślny poczty odbiorczej, ale jakiś inny podfolder poczty, np na innym koncie) i sprawdzić maile sugerując się adresami z klikniętego kontaktu. Dodatkowo aby przyśpieszyć wyszukanie można ograniczyć wielkość przeszukania zmieniając zakres dat analizy na mniejszy, ponieważ to sprawdzenie zabiera Outlookowi więcej czasu:





Drugi sposób ograniczony jedynie do folderu poczty przychodzącej to utworzenie folderu wyszukania, w którym reguła ta będzie zawsze obowiązywała. Wywołanie jednak tej operacji wyszukania dla innego kontaktu, zastąpi warunki istniejącej reguły folderu wyszukania, aby nie piętrzyć ich zbyt wiele w systemie Outlooka. Aby wywołać ten sposób należy znaczyć check w opcjach dodatku osadzonego w Menu/VBATools, którą można zaobserwować na pokazanym zrzucie. Akcja ta jest możliwa tylko na domyślnym koncie, który posiada możliwość tworzenia folderów wyszukania:





Podobną listę opartą na relacjach kontaktu, z zadaniami czy spotkaniami (wydarzeniami, które posiadają w treści odniesienie do adresu kontaktu), otrzymujemy już w oknie z listą, ponieważ foldery wyszukania są zbudowane tylko dla wiadomości e-mail. Również w tym przypadku kliknięcie 2x na linię otwiera dany obiekt do dalszej edycji.





Eksport wyszukanych obiektów jest dodatkiem, który może posłużyć jako szybki spis relacji kontaktu. Oto jego wstępny wygląd (dopuszczalna jest modyfikacja informacji zawartej w raporcie na bazie sugerowanego templejtu firmowego realizowana w osobnym zamówieniu):





Moduł CRM. Kluczowym rozszerzeniem dodatku, jest możliwość podłączania do kontaktów dowolnej dokumentacji elektronicznej. Interfejs wyszukania dzieli się na dwie przestrzenie, co pozwala na to aby wskazywać pliki na dysku. Czyli poza funkcjonalnością odszukania obiektów Outlooka, możemy przypisać dokumenty wręczone poza pocztą. Do zarchiwizowanych tak zasobów możemy się odnieść w późniejszym czasie bez szukania ich na dysku. Podłączone do kontaktu pliki zapisywane są we wskazanej interfejsem lokalizacji, która to może być miejscem sieciowym, aby z tej funkcjonalności mogło korzystać wiele osób. Podwójne kliknięcie na załączonym pliku otwiera go domyślnym dla systemu programem, a zaznaczenie ich daje możliwość wysłania pocztą pod postacią załączników.





Jeszcze więcej do archiwizacji danych? Otóż dodajemy do tego modułu CRM możliwość filtrowania po tematach i treści, przełączania widoków bez wywołania okna ponownie oraz zapisywanie plików wprost ze skanera. W interfejsie możemy odszukać rozdzielczość (100/200/300/600/1200), format zdjęcia (bmp, gif, jpg, png, tif) oraz tryb (kolor, odcienie szarości i czarno-biały). Ikona skanowania pozwala na zapis obrazu do kontaktu książki adresowej we wskazanej lokalizacji (również ze zmianą jego nazwy).





Więcej na ten temat możecie przeczytać na: http://vbatools.pl/szukaj-relacji/