Temat: ELO - kilka słów wstępnych

Dzięki ELO można stworzyć lepszą infrastrukturę dla bezpieczniejszych,
szybszych i oszczędniejszych procesów w przedsiębiorstwie.

ELO Enterprise-Content-Management (ECM) dysponuje wszystkimi funkcjami umożliwiającymi efektywne zarządzanie informacjami, szybki dostęp i pewną kontrolę nad nimi przez cały ich cykl życiowy. Korzysta przy tym z najnowszych technologii szybkiego rejestrowania dokumentów, administrowania nimi, zapisywania, przechowywania i udostępniania.

ELOprofessional już w swojej wersji podstawowej dysponuje efektywnym serwerem Workflow. Dzięki zintegrowanemu modułowi graficznemu możliwe jest ukazanie w prosty sposób nawet najbardziej skomplikowanych procesów i diagramów organizacyjnych w przedsiębiorstwie, a także sterowanie nimi. System obiegu dokumentów (Workflow)włącza wyznaczone osoby w procesy i kieruje nimi w zależności od wydarzeń. Do systemu ELO-Workflow można integrować wszystkie istniejące aplikacje (takie jak EPR, CRM, e-mail itp.) włącznie z wszystkimi danymi, a potem sterować nimi spod systemu.


Jeszcze większą elastyczność i dynamikę oferuje ELO Workflow-Adhoc. Przy jego pomocy każdy użytkownik może reagować spontanicznie na wszelkie wyzwania, które pojawią się w jego zakresie działania. I tak można na przykład jednym kliknięciem myszki startować nowy obieg. Następnie ELO automatycznie wygeneruje odpowiednią procedurę (Workflow).

Ogromny potencjał oszczędności daje odpowiednie zarządzanie wpływającymi rachunkami. System ELO Workflow optymalizuje na przykład proces zatwierdzania rachunków w ten sposób, że są one, wraz ze wszystkimi załącznikami, automatycznie przesyłane do osób odpowiedzialnych za ich opracowanie. Najważniejszy jest przy tym monitoring i zachowanie wszelkich terminów. Gdyby na przykład z powodu choroby jakiegoś specjalisty doszło do opóźnień w opracowywaniu danego dokumentu, następuje automatyczne
powiadomienie i zaangażowanie osoby zastępującej danego pracownika. Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu rachunku dane na jego temat są automatycznie przesyłane do zaksięgowania w danym systemie ERP. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z zawieranymi właśnie kontraktami, wypowiedzeniami, rachunkami do zatwierdzenia, zapytaniami klientów czy reklamacjami, ELO Workflow gwarantuje, że ważne informacje dotrą na czas we właściwe miejsce.

Często procesy w przedsiębiorstwie są zbyt skomplikowane, aby można było łatwo się w nich zorientować. Pomoc przynosi system monitorowania ELO Workflow. Narzędzie to w przejrzysty, graficzny sposób pokazuje zarówno aktualny status danego procesu, jak i poprzedzające go kroki. Dzięki elastycznemu filtrowi i funkcji sortowania użytkownik nie traci orientacji nawet wtedy, gdy jednocześnie trwa wiele konkurujących ze sobą procesów. Przedsiębiorstwa zyskują w ten sposób na wysokiej jakości i prędkości procesów, a także w ostatecznym rozrachunku większe zadowolenie klientów i pracowników.

Dzięki nowoczesnym, wydajnym technologiom baz danych możliwe jest wyszukiwanie wszelkich informacji zaledwie w kilka sekund. Korzystające z tych możliwości systemy wyszukujące ELOprofessional gwarantują, że wszelkie potrzebne informacje są oddalone zaledwie o jedno kliknięcie. W ten sposób oszczędzają Państwo wiele cennego czasu. ELOprofessional współpracuje między innymi z przodującymi systemami baz danych SQL fi rm IBM, Microsoft i Oracle.

ELOprofessional oferuje nie tylko szukanie według słów kluczowych, ale także wyszukiwanie pełnotekstowe umożliwiające znalezienie dowolnego słowa w tekstach dokumentów. Bardzo przydatne są przy tym dowolnie defi niowalne fi ltry i listy słów kluczowych. I tak na przykład użytkownik może wyświetlić na jednym ekranie wszystkie dokumenty związane z danym klientem, zleceniem czy projektem. Zapytania można przy tym zapisywać, a potem wywoływać ponownie
jednym przyciskiem. W przypadku bardziej skomplikowanych terminów funkcja wyszukiwania w ELO wspomaga użytkownika poprzez wbudowany słownik wyrazów bliskoznacznych albo automatyczne tłumaczenie na inny język, tak aby zawsze można było znaleźć poszukiwaną informację. To zaś jest podstawą szeroko zakrojonego systemu zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie.


Powtarzające się procedury czy też czynności rutynowe są jakby stworzone do tego, by dzięki automatyzacji zyskać na efektywności. Przy pomocy ELOprofessional Scripting można zautomatyzować, a tym samym przyspieszyć procedury takie jak defi niowanie słów kluczowych czy umieszczanie w strukturze archiwum. W ramach tworzenia słów kluczowych użytkownik defi niuje na przykład strefy zawierające numery rachunków. System rozpoznawania tekstu ELO OCR sczytuje wówczas automatycznie tę strefę z rachunku, przejmuje dane do formularza defi nicji słów kluczowych i odpowiednio przyporządkowuje dokument. W ten sposób użytkownik korzysta z prawidłowej i szybkiej archiwizacji dokumentów.

Optymalizacja procesów w firmie to jeden z kluczowych sposobów na zwiększenie konkurencyjności. Ważnym elementem takiego działania jest połączenie aplikacji biznesowych ERP z systemem ECM. ELO jest platformą, którą można bezpośrednio połączyć z najróżniejszymi aplikacjami biznesowymi. W ten sposób powstaje jednolita infrastruktura IT, która umożliwia prezentację wszelkich procesów w przedsiębiorstwie bez straty danych na interfejsach.

Business-Logic-Provider (BLP) to jedyne na rynku narzędzie efektywnej integracji najistotniejszych z punktu widzenia przedsiębiorstwa aplikacji, takich jak np. CAD, CRM czy ERP. Rozdzielenie sposobu funkcjonowania aplikacji i ich celu umożliwia ELO wkroczenie na zupełnie nowe ścieżki technologiczne, które różnią się w sposób zasadniczy od tradycyjnych, sztywnych koncepcji tworzenia interfejsów.

Nowe podejście technologiczne, polegające na zastosowaniu inteligentnego oprogramowania pośredniczącego opartego na logice działania danej aplikacji umożliwia szybkie i proste stosowanie projektów ECM w praktyce. Dzięki zintegrowanemu modułowi graficznemu możliwe jest plastyczne i proste modelowanie i automatyzowanie procesów. W ten sposób można uniknąć niemożliwych do skalkulowania dodatkowych kosztów i zależności, które często są nieuniknione w przypadku interfejsów programowanych na stałe.