Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Witam. Być może moje pytanie wyda się niektórym śmieszne, ale jestem ciekawa jak wygląda Wasza organizacja pracy.

Mój mąż prowadzi firmę (agencja reklamy + drukarnia). Przyznam szczerze, że system pracy mocno kuleje, tzn. nie ma jasnych i przejrzystych procedur, nie ma wewnętrznego CRMu ani nic takiego, dużo spraw załatwia się na telefon. Podejrzewam, że tak to właśnie wygląda w większości mniejszych firm (a może się mylę?).

Chciałabym wiedzieć jak to wygląda gdzie indziej. Macie swoje CRM'y? W jaki sposób jest kontrolowany przepływ zamówień? Czy specyfika tej pracy umożliwia stworzenie jakiś procedur?

U nas wygląda to w ten sposób, że przykładowo dzwoni klient (najczęściej zna już grafika, który go obsługuje), z nim robi ustalenia, grafik wycenia mu zlecenie, zamawia materiały, następnie grafik zawiadamia drukarnię że będzie takie a takie zlecenie, bywa, że w międzyczasie wskoczy do drukarni jakaś pilna robota, o której grafik nie usłyszał i przesuwa się termin odbioru o dzień dwa, generalnie jak patrzę na to z boku to wydaje mi się, że nie tak to powinno wyglądać..

Chcieliśmy metodą małych kroczków wprowadzić raportowanie drogą mailową - co spływa, ile i na kiedy, ale już się nam burzą, że to bez sensu bo w ciągu dnia harmonogram pracy się zmienia kilka razy.. W efekcie panuje jakieś takie ogólne niedoinformowanie. Jak z tym walczyć..?

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

ile osob jest do ogarniecia w firmie?

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

2 grafików (to oni głównie zbierają zlecenia), sekretarka (również wystawia faktury i wydaje towar), pracownik od reklamy zewnętrznej (też sam współpracuje w klientami). W drukarni drukarz i introligator raczej nie korzystają z komputera, są na bieżąco ustnie informowani co jest "na tapecie" i w jakiej kolejności mają to robić. Najbardziej nam chodzi o dostęp do informacji i kontrolę nad pracą grafików, bo każdy sobie rzepkę skrobie - tak to wygląda..

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Maja Niszewska:

Najbardziej nam chodzi o dostęp do informacji i kontrolę nad pracą grafików, bo każdy sobie rzepkę skrobie - tak to wygląda..

u nas to bazuje na mailach
jest wglad we wszystkie przychodzace i wychodzace i to jest rodzaj swoistej dokumentacji

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Wzorem agencyjnym, dobrym rozwiązaniem byłoby utworzenie stanowiska key accounta, który zajmowałby się kontaktem z klientami. Czyli klient przekazuje zlecenie accountowi który następnie rozdziela pracę grafikom, przesyła klientowi projekty i odbiera od niego uwagi które z powrotem przekazuje grafikom.
W praktyce uwagi klienta i poprawki można pozostawić na linii graficy - klient, ale finalna akceptacja przechodziłaby przez accounta.

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Tak właśnie chcieliśmy zrobić.. no to mi się dostało :) że nie znam specyfiki firmy, że to się nie sprawdzi, że ustalenia z klientem nieraz są bardzo specyficzne (w tym słownictwo, terminologia) i że i tak niewiele nam to da.

Poczekajmy co powiedzą inni - myślę, że temat ciekawy i inspirujący. Ja osobiście widziałabym metodę taką, że przychodzi zlecenie - nieważne czy tel, mailowo, osobiście i osoba, która je "obrabia" ma wprowadzić do systemu co, ile, jak, dla kogo i na kiedy. Wtedy każdy ma podgląd co jest robione, jak pilne, jakie obłożenie itp. Jak to widzicie?

(to odnośnie wypowiedzi Kasi)Maja Niszewska edytował(a) ten post dnia 27.01.09 o godzinie 13:10

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Albert Wallin:
Wzorem agencyjnym, dobrym rozwiązaniem byłoby utworzenie stanowiska key accounta, który zajmowałby się kontaktem z klientami. Czyli klient przekazuje zlecenie accountowi który następnie rozdziela pracę grafikom, przesyła klientowi projekty i odbiera od niego uwagi które z powrotem przekazuje grafikom.
W praktyce uwagi klienta i poprawki można pozostawić na linii graficy - klient, ale finalna akceptacja przechodziłaby przez accounta.

tu jest problem.. bardzo często klient wie czego chce, a wykształcenie dobrego key accounta, który naprawdę wie o czym mówi jest niesamowicie trudne.. to nie tylko znajomość technologii drukarskich, ale także samych "układów", cen, zresztą co ja tu będę mówić.

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Ważna jest w tym wypadku bardzo ścisła współpraca key accounta z grafikami i drukarzami. Rzadko zdarzają się accounci o wykształceniu technicznym bądź graficznym. Tak na prawdę najważniejszą cechą takiej osoby pośredniczącej są umiejętności interpersonalne, czyli jak potrafi się dogadać z klientem... :) Jeżeli klient wie czego chce, to idealnie :) wystarczy wtedy forward maila. Dużo gorzej, kiedy zakłada, że agencja wie lepiej co on ma na myśli. Wtedy pomocny byłby jedynie dyplomowany jasnowidz... ;)

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Maja Niszewska:
Tak właśnie chcieliśmy zrobić.. no to mi się dostało :) że nie znam specyfiki firmy, że to się nie sprawdzi, że ustalenia z klientem nieraz są bardzo specyficzne (w tym słownictwo, terminologia) i że i tak niewiele nam to da.

Poczekajmy co powiedzą inni - myślę, że temat ciekawy i inspirujący. Ja osobiście widziałabym metodę taką, że przychodzi zlecenie - nieważne czy tel, mailowo, osobiście i osoba, która je "obrabia" ma wprowadzić do systemu co, ile, jak, dla kogo i na kiedy. Wtedy każdy ma podgląd co jest robione, jak pilne, jakie obłożenie itp. Jak to widzicie?

(to odnośnie wypowiedzi Kasi)

mysle ze specjalne wprowadzanie zlecen do systemu niekoniecznie sie sprawdzi
ale sama jestem ciekawa jak to organizuja sobie inni
jak na razie widze ze sprawdza sie dokumentacja mailowa (zdecydowana wiekszosc zlecen tak splywa) i dokumentacja (papierowa a nie wirtualna nawet jesli zlecenie idzie mailem) ktora powstaje w wyniku mojego zlecenia dla drukarni - ta jest dokladniejsza bo widac od razu wszystkie prace ktore wypuszczam do druku (niezaleznie czy byly zlecone zdalnie czy w rozmowie oko w oko)
przy tak malej obsadzie zatrudnianie dodatkowej osoby - key accounta niekoniecznie mialoby uzasadnienie
a co do poprawy komunikacji moglaby sie sprawdzic zwykla ogolniewidoczna tablica na ktorej kazdy wpisywalby nad czym w danej chwili pracuje (przy 2 grafikach nie powinno byc szczegolnego tloku przy tablicy - a kazdy od sekretarki po wlasciciela firmy wiedzialby co oni tam majstruja na tych komputerach) ;)))
(oczywiscie mialam na mysli wpisywanie pracy juz zaakceptowanej idacej do druku)Katarzyna P. edytował(a) ten post dnia 27.01.09 o godzinie 13:46

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Maja Niszewska:
Mój mąż prowadzi firmę (agencja reklamy + drukarnia).

U nas wygląda to w ten sposób, że przykładowo dzwoni klient (najczęściej zna już grafika, który go obsługuje), z nim robi ustalenia, grafik wycenia mu zlecenie, zamawia materiały, następnie grafik zawiadamia drukarnię że będzie takie a takie zlecenie, bywa, że w międzyczasie wskoczy do drukarni jakaś pilna robota, o której grafik nie usłyszał i przesuwa się termin odbioru o dzień dwa, generalnie jak patrzę na to z boku

zastanawia mnie to co napisalas o grafikach
rozumiem ze tobie jako firmie sa oni niezbedni ale skoro to oni sie wszystkim zajmuja to zastanawia mnie do czego potrzebna jest im twoja firma...
pomijam to ze drukujesz ich prace - rownie dobrze mogliby drukowac w kazdej innej drukarni

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Burdel wodzę ogromny i potencjalnie jeszcze większy ;)

Stanowisko key accounta nie polega na tym aby klientom było łatwiej tylko żeby nie sępili dodatkowych wersji, nie wciskali "bardzo prostych przeróbek" i ogólnie żeby się za bardzo nie rozłazili po firmie. Mogę się założyć o dowolne pieniądze że występuje u was problem z wycenami - liczycie orientacyjną cenę za projekt + druk i potem was zaskakuje szereg poprawek, zmian, dupereli które zawalają termin, zmuszają do pośpiechu i angażują grafika na długie godziny.
Key account jest od tego żeby tak się nie robiło. Ma zadbać by zlecenie było przede wszystkim rentowne. No i powinien się wyznawać w temacie w którym robi, co się dotyczy terminologii, podstawowej wiedzy w zakresie druku no i dobrej współpracy z grafikami (którzy mają robić przy monitorze a nie przy telefonie).

EDIT: Jak boli kaska na porządnego key accounta, mam inne magiczne słowo - koordynator przygotowalni. Taki co zbiera zlecenia od klientów i sekretarki a potem je rozdziela grafikom. Dba o terminy, dogadanie się z produkcją i wstępne rozkminienie przychodzących plików i wytycznych (czy kosmos czy luz, co jeszcze dogadać z klientem).

EDIT2: A tak w ogóle to miło rozdzielić działalność projektową od produkcyjnej, informując klientów że do uzyskania akceptacji projektu nie ustalamy żadnych terminów dostarczenia wydrukowanych prac.Kuba W. edytował(a) ten post dnia 27.01.09 o godzinie 14:54

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Może warto się zastanowić nad oprogramowaniem typu help desk?
Dla przykładu: http://otrs.org jest na licencji otwartej.
Co się dzieje ze zleceniem widzą wszyscy:



Andrzej P. edytował(a) ten post dnia 27.01.09 o godzinie 16:40

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Katarzyna P.:

Maja Niszewska:
Mój mąż prowadzi firmę (agencja reklamy + drukarnia).

U nas wygląda to w ten sposób, że przykładowo dzwoni klient (najczęściej zna już grafika, który go obsługuje), z nim robi ustalenia, grafik wycenia mu zlecenie, zamawia materiały, następnie grafik zawiadamia drukarnię że będzie takie a takie zlecenie, bywa, że w międzyczasie wskoczy do drukarni jakaś pilna robota, o której grafik nie usłyszał i przesuwa się termin odbioru o dzień dwa, generalnie jak patrzę na to z boku

zastanawia mnie to co napisalas o grafikach
rozumiem ze tobie jako firmie sa oni niezbedni ale skoro to oni sie wszystkim zajmuja to zastanawia mnie do czego potrzebna jest im twoja firma...
pomijam to ze drukujesz ich prace - rownie dobrze mogliby drukowac w kazdej innej drukarni

Masz rację, jest to niebezpieczne, że obecnie mają tak szeroki wachlarz kompetencji.. Dlatego chcemy to zmienić. A do czego jest im potrzebna nasza firma.. no cóż - to już pytanie do nich.. :) Myślę, że trudno będzie im trafić do pracy, gdzie będą zarabiać tyle co u nas, przy takim poziomie "zawalenia" robotą i przy raczej sympatycznych i ciepłych układach :)

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Kuba W.:
Burdel wodzę ogromny i potencjalnie jeszcze większy ;)

Stanowisko key accounta nie polega na tym aby klientom było łatwiej tylko żeby nie sępili dodatkowych wersji, nie wciskali "bardzo prostych przeróbek" i ogólnie żeby się za bardzo nie rozłazili po firmie. Mogę się założyć o dowolne pieniądze że występuje u was problem z wycenami - liczycie orientacyjną cenę za projekt + druk i potem was zaskakuje szereg poprawek, zmian, dupereli które zawalają termin, zmuszają do pośpiechu i angażują grafika na długie godziny.
Key account jest od tego żeby tak się nie robiło. Ma zadbać by zlecenie było przede wszystkim rentowne. No i powinien się wyznawać w temacie w którym robi, co się dotyczy terminologii, podstawowej wiedzy w zakresie druku no i dobrej współpracy z grafikami (którzy mają robić przy monitorze a nie przy telefonie).

EDIT: Jak boli kaska na porządnego key accounta, mam inne magiczne słowo - koordynator przygotowalni. Taki co zbiera zlecenia od klientów i sekretarki a potem je rozdziela grafikom. Dba o terminy, dogadanie się z produkcją i wstępne rozkminienie przychodzących plików i wytycznych (czy kosmos czy luz, co jeszcze dogadać z klientem).

EDIT2: A tak w ogóle to miło rozdzielić działalność projektową od produkcyjnej, informując klientów że do uzyskania akceptacji projektu nie ustalamy żadnych terminów dostarczenia wydrukowanych prac.

Myślę, że to dobry kierunek i mam nadzieję, że uda nam się w firmie takie stanowisko z powodzeniem utworzyć (niezależnie od tego jak się je nazwie).

Aczkolwiek nadal jestem ciekawa jak to wygląda gdzie indziej, przede wszystkim czy są drukarnie, które bazują na CRM'ach?Maja Niszewska edytował(a) ten post dnia 28.01.09 o godzinie 09:55

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Ani duża ani mała drukarnia w których pracowałem nie umożliwiała podglądu zleceń ani ich tworzenia przez klienta poprzez jakiekolwiek system informatyczny. Po co ma wiedzieć że np. celowo opóźniamy jego prackę aby wypełnić arkusz ;)

Kontakt z klientem mają handlowcy (akanci, sekretarki), którzy przyjmują je od klienta i wklepują wstępnie do sytemu (bazy, programu, jak zwał tak zwał...jeśli tak rozumiemy CRM to jest to mus w każdej drukarni ;)). Wklepują termin, surowiec, wytyczne, lokalizację plików (mail czy ftp) oraz inne duperela. I teraz w zależności od drukarni albo takie zlecenie leci dodatkowo do technologa, magazynu, szefa produkcji i koordynatora przygotowalni albo bezpośrednio do grafika (leci zazwyczaj w formie drukowanej - ISO rządzi). Po wklepaniu zlecenia w systemie pojawia się ono automatycznie jako pozycja w harmonogramie prac (kolejność na podstawie terminów oraz personalnych układów ustalają wszyscy święci decyzyjni). Takie zlecenie sobie tkwi w systemie uzupełniane na każdym etapie i cała firma może sobie sprawdzić co akurat się dzieje i co ma się z takim zleconkiem dziać. Do tego systemu jest zazwyczaj podpięta rejestracja czasu pracy poszczególnych ogniw łańcucha oraz magazyn - bardzo fajne słupki i tabelki dla szefostwa oraz księgowości się z tego generują. Od razu wiadomo kogu trzeba kijem a komu marchewką :)

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Kuba W.:
Ani duża ani mała drukarnia w których pracowałem nie umożliwiała podglądu zleceń ani ich tworzenia przez klienta poprzez jakiekolwiek system informatyczny. Po co ma wiedzieć że np. celowo opóźniamy jego prackę aby wypełnić arkusz ;)

Kontakt z klientem mają handlowcy (akanci, sekretarki), którzy przyjmują je od klienta i wklepują wstępnie do sytemu (bazy, programu, jak zwał tak zwał...jeśli tak rozumiemy CRM to jest to mus w każdej drukarni ;)). Wklepują termin, surowiec, wytyczne, lokalizację plików (mail czy ftp) oraz inne duperela. I teraz w zależności od drukarni albo takie zlecenie leci dodatkowo do technologa, magazynu, szefa produkcji i koordynatora przygotowalni albo bezpośrednio do grafika (leci zazwyczaj w formie drukowanej - ISO rządzi). Po wklepaniu zlecenia w systemie pojawia się ono automatycznie jako pozycja w harmonogramie prac (kolejność na podstawie terminów oraz personalnych układów ustalają wszyscy święci decyzyjni). Takie zlecenie sobie tkwi w systemie uzupełniane na każdym etapie i cała firma może sobie sprawdzić co akurat się dzieje i co ma się z takim zleconkiem dziać. Do tego systemu jest zazwyczaj podpięta rejestracja czasu pracy poszczególnych ogniw łańcucha oraz magazyn - bardzo fajne słupki i tabelki dla szefostwa oraz księgowości się z tego generują. Od razu wiadomo kogu trzeba kijem a komu marchewką :)

No właśnie o coś takiego mi chodziło. O bazę, czy też rodzaj elektronicznego notatnika, w którym wszystko się wklepuje i na tej podstawie pilnuje, kontroluje, zarządza. Też wydaje mi się, że powinien to być "mus", nawet w mniejszych firmach. Najtrudniej jest zmienić przyzwyczajenia ludzi, którzy przez lata pracują w jednej firmie i przez lata robili to po "swojemu". Ech..

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

Ludzie pomarudzą i będą robić tak jak im się powie że mają robić.

Najważniejsze to zmienić wizję u CEO ;)

Temat: organizacja pracy w firmach reklamowych - jak?

mała ta szklanka a burza spora (sorki)
choć problem ciekawy bardzo

za czasów etatowych było "pode mną" 2-4 grafików (i kilka osób od innych prac), nade mną współwłaściciel firmy - szef
poza "ordynowanymi" przez szefa nasiadówkami 1 raz w tygodniu - w których brali udział aktywny! wszyscy pracownicy działu (omawiane były prace w toku, duże realizacje, ewentualnie nowe zlecenia lub takie kórym zmieniała się osoba prowadząca),
stale trzeba było trzymać rękę na pulsie ale! zlecenia do nas i na zewnątrz - w znakomitej wiekszości przechodziły przeze mnie lub/i szefa a - jeśli nie bezpośrednio przeze mnie to byłam informowana o pracy, zakresie, zaangażowaniu pracowników, żeby uniknąć skrzyżowań terminów. Każdy z grafików /w tym tez ja/ miał właściwie swoje grono klientów, nowe zlecenia trafiały w zależności od wolnych mocy przerobowych - ale jeśli okazywały się spore lub wymagały innego, że się tak wyrażę podejścia "zmieniały" grafika.
Większe kosztorysy za każdym razem wychodziły od szefa lub ode mnie; jeśli było inaczej to i tak zanim klient otrzymał kalkulację i przymiarki terminowe oko szefa spoczywało na zestawieniu.
Finałem prac była faktura wystawiana przez szefa - i to on zamykał dzieło. On też pilnował terminów w drukarni /pod jego nieobecność ja/.
Zdarzały się niedopowiedzenia ale w zasadzie działało to sprawnie.

Czyli - miło to brzmi czy nie - ale koordynator jest niezbędny - niezależnie czy jest 2 czy 12 pracowników.
Jak się go nazwie to już chyba sprawa drugorzędna :)