Temat: Dokumentacja projektowa i program funkcjonalno-użytkowy...

Witam, kolejna sprawa, która jest bardzo słabo opanowana w wielu przypadkach w kontekście serwerowni i centrów danych (czasami celowo a czasami przez brak wiedzy) to kwestia dokumentacji projektowej wykonawczej, powykonawczej i programów funkcjonalno użytkowych. Temat ten chcę poruszyć ponieważ jako wykonawca tego typu obiektów mamy masę problemów jeśli realizacja odbywa się na bazie źle przygotowanego projektu. Niestety cierpi na tym najbardziej inwestor i pół biedy jeśli trafi na kompromisowego wykonawcę. W innym przypadku inwestycja jest zmartwieniem przez wiele lat.

Ponieważ na grupie znaczną większością są osoby nie mające na co dzień do czynienia z dokumentacjami technicznymi chcę zarysować temat nie wnikając w szczegóły, a jedynie sygnalizując problematykę.

Pierwsza kwestia - dokumentacja projektowa (projekt, dokumentacja wykonawcza) jest absolutnym podstawą do prawidłowo zrealizowanej inwestycji i ma największy wpływ na całkowity koszt utrzymania obiektu, zarządzalność, niezawodność, dostępność i wszystkie inne kluczowe czynniki. Dokumentacja taka musi być sporządzona zgodnie z wymogami Prawa budowlanego przez ludzi posiadających odpowiednie uprawnienia branżowe (projektowe) i najlepiej doświadczenie w tej tematyce (samo posiadanie uprawnień nie jest potwierdzeniem znajomości rozwiązań sprzętowych) niezależnie czy inwestycja musi być oparta o pozwolenie na budowę czy samo zgłoszenie. Każda branż musi posiadać tutaj swoje osobne opracowanie spójne z całością zadania. Nawet sprawa szaf serwerowych (nie mówiąc o elektryce czy chłodzeniu), ich rozmieszczenia musi być odpowiednio zaprojektowane (rysunki, opis). Umiejscowienie oraz sposób połączenia każdego elementu muszą jasno wynikać z takiej dokumentacji. Musi ona być na tyle szczegółowo przygotowana aby osoba nie będąca nigdy na miejscu mogła ją sobie dokładnie wyobrazić bez żadnych wątpliwości.

Bardziej solidna firma lub biuro projektowe wykonają taką dokumentację ze znacznie większą ilością detali i poświęci na to znacznie więcej czasu, dzięki czemu wszystko będzie bardziej przemyślane i łatwiejsze do zrealizowania. Słaba dokumentacja to wiele niewyjaśnionych kwestii, nieprzemyślanych rozwiązań i generalnie rozgoryczenie, które niestety często wychodzi dopiero na etapie realizacji lub po.

Niestety ocena prawidłowości i kompletności dokumentacji wykonawczej jest sprawą trudną i nawet osoby z uprawnieniami projektowymi mają z tym problem i często bazują na swoich racjach, które ktoś z większym doświadczeniem jest w stanie łatwo podważyć.

Dlatego po pierwsze radzę w tej kwestii zainwestować (jeśli nie macie w swojej firmie na stanie takiej osoby) w inspektora nadzoru lub osoby mającej doświadczenie w tej kwestii, która będzie pilnował inwestycji już na etapie zlecania projektów. Na prawdę koszt takiego nadzoru jest niczym w porównaniu z kłopotami i kosztami jakie mogą wyniknąć z niedopilnowania pewnych spraw. Po drugie ostrożnie podchodźcie do zlecania projektów biurom, które na co dzień nie projektują serwerowni czy całych centrów danych. Najlepiej zdać się tutaj na doświadczenie, referencje i ocenę wiedzy merytorycznej wykonawcy.

Druga kwestia - dokumentacja powykonawcza - czyli dokumentacja zawierająca kompletny opis stanu wykonanego serwerowni / centrum danych. Również podlegająca pod Prawo budowlane. Muszą być w niej wyraźnie naniesione wszelkie zmiany w stosunku do projektów jakie zaistniały w trakcie realizacji oraz musi w niej być przedstawiony stan zrealizowany. Wszystko zatwierdzone przez odpowiednio uprawnione osoby do realizacji takich zadań. Załączone wszelkie atesty, wyniki pomiarów itp. Im więcej treści tym lepie. Generalnie wszystko co widzicie jako efekt realizacji musi być wrysowane i opisane, każdy szczegół. Również oceną kompletności tej dokumentacji polecam zlecić osobie doświadczonej.

Trzecia kwestia - Program Funkcjonalno Użytkowy (PFU) - wymagany szczególnie w przetargach typu "zaprojektuj i wybuduj" i określony (bardzo lakonicznie) w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Tutaj kwestia jest dużo mniej jasna czego rezultatem jest to, że PFU dotyczące tego samego zadania może mieć zarówno 20 jak i 100 stron co wynika zazwyczaj z solidności wykonawcy PFU. O ile taki dokument przygotowuje dział IT lub podobny temu po stronie zamawiającego i można mu wszystko wybaczyć o tyle marnie przygotowany PFU w wyniku zlecenia firmie trzeciej to już fuszerka. Tutaj bazując na moim doświadczeniu ciężko dokładnie doradzić nie mniej jednak jeśli ktoś Wam to przygotuje i będziecie mieli jakiekolwiek wątpliwości w kwestii zrozumienia wszystkich elementów opisanego rozwiązania to znaczy, że jest to przygotowane mało dokładnie. Spotkałem się kilkakrotnie po spytaniu inwestora na temat docelowego rozwiązania, co wynikło z niejasności opisu, że on sam nie wie jak to ma być rozwiązane i prosi o skontaktowanie się z wykonawcą PFU. Szczególnie niefajne są sytuacje kiedy z PFU wynika, iż konieczność wykonanie pewnych prac zależy od pewnych warunków, które będą znane dopiero po zaprojektowaniu całości. Wtedy wykonawca ma duży problem, czy uwzględnić ewentualny koszt tych prac czy też je pominąć. Jeśli uwzględni to będzie miał droższą ofertę, jeśli nie to straci w przypadku zaistnienia konieczności wykonania tych prac. Również przed zleceniem wykonania PFU radzę się mocno zastanowić nad wyborem wykonawcy.

W sferze prywatnych firm Program funkcjonalno-użytkowy można porównać do Koncepcji. Tyle, że ta może być luźno interpretowana i z reguły zależy od wymagań takiej firmy (jeśli ma świadomość tego jak powinna ona być wykonana).

Niestety we wszystkich wymienionych kwestiach cena nie jest miarodajna i z reguły zbyt niska oznacza słabą jakość a za wysoka może straszyć. W zależności od skali serwerowni / centrum danych na projekty trzeba poświęcić wiele tygodni i wiele osób dlatego niska cena może dawać do myślenia (projektanci nie robią za 20 pln/h).

Jako osoba uczestnicząca zarówno w przygotowywaniu ofert jak i przy realizacji wiem ile niepotrzebnego marnowania czasu wynika z pracy ze słabą dokumentacją. Natomiast dla inwestora zbyt późne wykrycie wszelkich mankamentów niestety daje rezultaty za późno...

Jako wykonawca zgodnie z Kodeksem cywilnym musimy zgłosić wadliwość dokumentacji (deklarujemy, że mamy wiedzę i doświadczenie niezbędną do wykonania zadania). Niestety jednak Prawo zamówień publicznych nie daje zamawiającemu mechanizmu, który mógłby wstrzymać przetarg z tego powodu, ponieważ nie przewiduje się, że może dojść do nieprawidłowo wykonanej dokumentacji projektowej lub Programu funkcjonalno-użytkowego. Można jedynie przesuwać termin do momentu udostępnienia prawidłowej dokumentacji (w przypadku PFU nie spotkałem się z czymś takim i ciężko mi sobie wyobrazić możliwość zarzucenia słabej jego jakości). Wtedy projektant w ramach rękojmi musi uzupełnić lub zmienić dokumentację.

Jak wspomniałem wypowiedź jest tylko zarysem problematyki i można się do wielu rzeczy przyczepić. Niemniej jednak mam nadzieję, że komuś się przyda ta treść i choćby zasugeruje podjęcie pewnych działań.

W razie pytań służę pomocą.
PozdrawiamBłażej Jachimowicz edytował(a) ten post dnia 19.11.11 o godzinie 21:33