пропозиції роботи
konto usunięte
Temat: przymiarka do wbs - budżetowanie projektu, przymiarka do...
Na rynku istnieje wiele metodyk (np. Prince 2, TenStep), zalecających sposób budowy harmonogramu rzeczowo-finansowego dla projektu, najczęściej zwanego w środowisku WBS-em [1] lub SPP.Budowa harmonogramu, czytając metodykę, może wydawać się dosyć skomplikowana. Poniżej postaram się opisać prosty sposób metodycznego podejścia budowy harmonogramu (do postaci tzw. WBS), tak, jak to czyniłem z naszymi stażystami .
Pamiętać należy, że nie sztuką jest się porwać na ułożenie WBS do skomplikowanego projektu (dla jednego z projektów, w wyniku ciągłej zmiany warunków WBS tworzyłem taki harmonogram aż 9 miesięcy, dla innych z kolei mogą powstać w jedną, przysłowiową „noc”), tylko na początek od czegoś prostszego.
Dla studentów podawałem następujący przykład, zaczynając od zwykłego budżetowania, które miało przejść później do postaci WBS:
Wyobraźmy sobie, że przesadzamy kwiat. Z pozoru prosta czynność. Przesadzić i już. A jak podejść metodycznie?
Na początek, najnaturalniejszym odruchem byłoby pójście do sklepu i obejrzenie zakupów. Czy jest to ekonomiczne myślenie? Nie do końca – musieliśmy jechać do sklepu (straciliśmy czas na dojazd i pieniądze na bilet), nie wiedzieliśmy co kupić dokładnie, mogło nie być danego towaru w sklepie itd. Itp. Oczywiście wprawny menadżer jest w stanie wykonać projekt „ad hoc” jeśli już wykonywał
Na początek należy wydzielić zadania i czynności, które musimy wykonać. Czynności te należy rozpatrzeć na maksymalnym poziomie szczegółowości – nigdy, bowiem, nie wiemy, który z elementów może nas zaskoczyć, zwłaszcza przy projektach informatycznych.
Powstaje więc uproszczony zestaw czynności:
- sprawdzenie cen
- sprawdzenie dostępności towarów/organizacja materiałów
-- zakup nowej doniczki
- zakup ziemi do kwiatów
- organizacja wody
- zakup nawozu
- zakup narzędzi: rękawiczek, łopatki
- organizacja przejazdu (transportu zakupów)
- organizacja lokalizacji przesadzenia
- przesadzenie i aplikacja wody i nawozów
- posprzątanie
Dalszym krokiem powinno być uszeregowanie sobie tych czynności według czasu ich realizacji.
Posłużyć nam do tego może stary dobry arkusz kalkulacyjny:
Następnym krokiem, jaki powinniśmy wykonać, jest określenie pracochłonności, jaka jest przeznaczona dla tego projektu.
Dodajemy kolumny Excela, przypisując do każdej czynności ilość godzin, jaką powinno się przeznaczyć na daną czynność. Przy pierwszym planowaniu margines błędu nie powinien przekraczać 90% do 170% czasu rzeczywistego, później można „zejść” do dokładności +-10%. Dodamy jeszcze jeden wiersz na samej górze, który będzie nam identyfikował wykonanie pewnej grupy czynności, który w naturalny sposób wynikły w Excelu:
Znając już czas, powinniśmy jeszcze do tego czasu przypisać odpowiednie koszty. Koszty mogą wynikać z różnych czynników, charakteryzujących zadanie, jak np. czas pracy pracownika, wykonawcy usługi, nasz koszt pracy, koszt materiałów itp. Przyjmijmy, że nasz koszt pracy będzie przypisany w rozliczaniu godzinowym i będzie nas kosztował tyle, ile byśmy zarobili, poświęcając ten czas na pracę np. biurową (ok. 14 PLN brutto). Z prostego rachunku wynikałoby, że pracując 8 godzin, zarobilibyśmy brutto 112 zł. Ale czy te 8 godzin oznacza pracę efektywną, a przecież pracownik (my) wykonuje jeszcze szereg innych czynności (prywatnych, przerwy na odpoczynek, obsługa innych biżących zdarzeń, itd.) Jako korygujące, przyjmuje się współczynniki od 0,65 do 0,95 wydajności. Czyli te 8 godzin należy podzielić przez wydajność naszą – powiedzmy, że robimy dla siebie, więc będziemy mieli wydajność rzędu 0,85. 8 godzin podzielone przez 0,85 daje ok. 8,4 godzin, czyli koszt wzrasta do ok. 118 zł.
Pozostałe czynności uwzględniają już nasz koszt pracy, zatem pozostaje koszt materiałów.
Dokładamy koszty materiałów, mając w pamięci 118 złotych:
Mamy czas pracy, mamy koszt, mamy rozplanowane składniki – brakuje jeszcze daty rozpoczęcia i zakończenia „projektu”. Powiedzmy, że mamy zaplanowany start na jeden dzień roboczy, czyli od 8 do 16.
Dzięki tym zabiegom powstaje nam coś na kształt wykresu Gantta [2]
Uwaga: czas, pieniądz i zasoby to PODSTAWOWE zmienne projektu, aby móc go osadzić w czasoprzestrzeni.
Powinniśmy mieć budżet określony przez właściciela projektu / sponsora projektu (np. mama, dziewczyna, żona, chłopak itd. – ktoś, kto fizycznie sprawuje władzę nad „Project managerem”). Powinniśmy mieć określony czas na realizację zadania (np. 2 dni). Powinniśmy mieć jeszcze określone zasoby do realizacji celu. Każdy element z tych trzech wpływana na pozostałe – np. będziemy musieli inaczej ustawić zadania albo np. wydłużyć czas. Wydłużenie czasu z kolei może powodować wzrost kosztów, itd. Reakcje mogą być w różnych kierunkach (np. powolniejszy, ale dużo tańszy wykonawca).
C.D.N.
[1] http://pl.wikipedia.org/wiki/Struktura_podzia%C5%82u_p...
[2] http://pl.wikipedia.org/wiki/Diagram_Gantta
