Emilia Cieślak

Manage and monitor the Payroll Accounting processes;
Monitor the performance of our service provider(s) who is performing the processing;
Manage all stakeholders (both internal as well as external);
Ensure timely payment of monthly salaries and expatriates reimbursements
Ensure accurate and timely recharging of payroll and expatriates related costs
Manage the global administration of Expat related financials.
Ensure timely and accurate management reporting;
Execute and ensure Month End closing activities for the payroll entity
Review the periodic internal control self-assessment
Continuously look for improvements and implement quick wins;
Focusing on innovation and automation
Creating a plan how to set KPI’s, monitor them and improve the outcomes;
Champion in problem solving, identifying root causes of issues, implementing countermeasures and embedding the new way of working.
Run process improvement projects;
Subject matter expert for the entire Payroll and Expatriates Administration process
Maintain the relation with service provider(s)

Payroll processing in accordance with company policy and required laws
Payroll processing for different countries, entities
Ensuring accurate and timely payrolls, disbursements reporting, reconciliations
Ensuring accuracy of additional pay inputs, bonuses, incentives, adjustments, deductions, sales bonuses etc.
Reviewing payroll registers, accounting journals, reports during each pay period for accuracy, completeness and compliance; clarifying differences / errors
Conducting projects with payroll vendor, introducing improvements, organizing meetings and monthly performance reviews
Managing standardization and simplification of the payroll process both internally and in cooperation with payroll vendor
Preparing payroll procedure manuals, instructions, maintaining and developing internal payroll controls
Running process improvement projects
Active looking after correctness of internal regulations with the Labor Law,
Being part of one HR team and participation in various projects – Great Place to Work, Onboarding, Voluntary leave program, Women in Action group, creation of internal HR regulations and procedures, searching for cause of any issues, managing repair process from development to implementation, deployment of new tools and HR solutions
Supporting Social Fund (ZFŚS) activities
Proactively facilitating agreement on annual/ ad hoc payroll cycle calendar between the parties
Maintaining relationship with HR department, Finance department including mutual process dependencies, information sharing and internal controls

Zapewnienie procesu płacowego zgodnie z polityką firmy i przepisami prawa
Odpowiedzialność za proces płacowy różnych spółek firmy (zarówno w Polsce jak i w innych krajach) - odmienne uregulowania prawne, różne terminy wypłat, różne procesy płacowe, raporty, systemy rozliczeń itp.
Analizowanie i przygotowywanie danych dla regularnych comiesięcznych wypłat wynagrodzeń
Przygotowywanie i dostarczenie danych do nieregularnych, dodatkowych wypłat
Zapewnienie poprawności i terminowości list płac, wypłat wynagrodzeń i sprawozdawczości
Wdrażanie nowych rozwiązań w celu usprawniania procesów i ułatwiania codziennej pracy
Doświadczenie w przejmowaniu obowiązków, wsparcie dla innych regionów,
Odpowiedzialność za zapewnienie poprawności cyklu comiesięcznych premii sprzedażowych, premii rocznych oraz innych nagród
Przygotowywanie regularnych i doraźnych raportów
Monitorowanie zmian w Kodeksie Pracy oraz ustawodawstwie
Wsparcie dla Kierownictwa w zakresie wynagradzania pracowników, rozwiązań procesowych, norm czasu pracy, realizacji procesu płacowego
Wsparcie dla ZFŚS - procesowanie dodatkowych list płac na potrzeby ZFŚS

Zapewnienie procesu płacowego zgodnie z polityką firmy i przepisami prawa
Analizowanie i przygotowywanie danych dla regularnych comiesięcznych wypłat wynagrodzeń
Przygotowywanie i dostarczenie danych do nieregularnych, specjalnych wypłat
Zapewnienie poprawności i terminowości list płac, wypłat wynagrodzeń i sprawozdawczości
Odpowiedzialność za ewidencję i rejestrację czasu pracy w systemie Kronos oraz zapewnienie zgodności czasu pracy z wszystkimi obowiązującymi przepisami Prawa Pracy
Współudział w tworzeniu oraz odpowiedzialność za poprawność grafików pracy (produkcyjnych, indywidualnych, biurowych) pod względem norm czasu pracy i przepisów Prawa Pracy
Odpowiedzialność za zapewnienie poprawności cyklu premii rocznych.
Przygotowywanie regularnych i doraźnych raportów (np. wynagrodzeń, czasu pracy, nadgodzin, raporty planu wynagrodzenia, normy czasu pracy itp.)
Monitorowanie zmian w Kodeksie Pracy oraz ustawodawstwie
Wsparcie dla pracowników, udzielanie odpowiedzi na pytania, wyjaśnianie niezgodności oraz pomoc w sytuacjach trudnych
Wsparcie dla Kierownictwa w zakresie norm czasu pracy, wynagradzania, realizacji procesu płacowego
Wsparcie dla ZFŚS

Kontrola naliczania płac, ewidencji czasu pracy, prowadzenia administracji kadrowo - płacowej
Sporządzanie umów o pracę, umów cywilno-prawnych
Sporządzanie deklaracji podatkowych, ZUS, GUS, PFRON
Modernizowanie siatki płac, współpraca przy opracowywaniu Regulaminu Pracy firmy
Sporządzanie analiz, zestawień (zarówno kadrowych, z obszaru wynagrodzeń, a także finansowych, na potrzeby serwisu, rynkowych itp.), przygotowywanie raportów i prezentacji
Zapewnienie zgodności wszelkich działań i procedur dotyczących personelu zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi
Współpraca z organizacjami, urzędami i firmami zewnętrznymi w zakresie wykonywanych obowiązków
Odpowiedzialność za realizację różnorodnych projektów
Pełnienie funkcji Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością
Opracowywanie procedur kadrowych, operacyjnych oraz dla potrzeb Systemu Zarządzania Jakością
Koordynowanie i prowadzenie spotkań biznesowych, negocjacji
Kontakty z kontrahentami i klientami (często w języku angielskim)
Współudział we wdrażaniu nowych kontraktów i procedur

Prowadzenie administracji kadrowo - płacowej
Sporządzanie list płac
Ewidencja czasu pracy
Sporządzanie umów o pracę, umów cywilno-prawnych
Administrowanie i prowadzenie akt osobowych
Sporządzanie deklaracji podatkowych, ZUS, GUS, PFRON
Współpraca z organizacjami, urzędami i firmami zewnętrznymi w zakresie wykonywanych obowiązków
Modernizowanie siatki zatrudnienia, współpraca przy opracowywaniu Regulaminu Pracy firmy
Analizowanie wynagrodzeń i innych danych kadrowych, sporządzanie raportów i analiz
Zapewnienie zgodności wszelkich działań i procedur dotyczących personelu zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi
Organizowanie szkoleń dla pracowników

Sporządzanie raportów miesięcznych, analiza zestawień zwrotnych od kontrahentów
Analiza danych i kluczowych wskaźników efektywności
Koordynowanie raportowania zleceń do kontrahentów
Sporządzanie zestawień zużytych części zamiennych, wystawianie dokumentów WZ, PZ, faktur
Kontrola poprawności zamawiania części zamiennych i produktów na wymiany serwisowe
Kontrola nad spełnianiem, wymagań kontrahentów, terminowości napraw i procedur
Sporządzanie analiz, raportów, zestawień, przygotowywanie prezentacji
Kontakty z kontrahentami i klientami

Koordynowanie poprawności oraz raportowanie zleceń serwisowych
Sporządzanie miesięcznych zestawień, analizowanie wyników współpracujących serwisów
Koordynowanie poprawności danych przekazywanych do kontrahentów
Koordynowanie pracy współpracujących i podległych serwisów
Kontrola spełniania procedur, warunków umów, terminowości napraw
Zarządzanie łańcuchem dostaw produktów na wymiany serwisowe