Jak rozmawiać z rekruterem przez telefon?

Proces rekrutacyjny po stronie rekrutera zamyka się w kilku etapach: zdefiniowanie potencjalnych kandydatów (search), ocena potencjalnych kandydatów (selection), zaprezentowanie kandydatów klientowi, logistyka (umawianie kandydatów na rozmowy z klientem), zebranie informacji zwrotnych przekazanie kandydatom, ewentualne wsparcie kandydata i klienta podczas negocjacji pakietu pracowniczego. 

Rekruterzy zazwyczaj prowadzą kilka projektów jednocześnie (dla jednego lub kilku klientów), ich bonusy zależą od sukcesu w procesie rekrutacji, a czas na zamknięcie procesu jest ograniczony. Proces selekcji kandydata w zależności od poziomu stanowiska może być bardziej lub mniej rozwinięty. Rozmowa telefoniczna z rekruterem może służyć kilku kwestiom:

1. Szybkiemu sprawdzeniu lub doprecyzowaniu istotnych faktów związanych z procesem rekrutacyjnym (np. czy kandydat jest świadomy, że praca jest w innym regionie niż wynikające z jego CV obecne miejsce zamieszkania, co kryje się pod określonym przez kandydata poziomem znajomości j. obcego – czasami kandydaci opisują znajomość jako „możliwość szybkiego odświeżenia” itp., jaki jest oczekiwany poziom wynagrodzenia kandydata, potwierdzenie aktualności uprawnień, określenie okresu wypowiedzenia kandydata etc.). Taka rozmowa służy szybkiej weryfikacji, czy kandydat spełnia dane warunki brzegowe oferty. Rozmowa w tym przypadku nie ma na celu całościowej ocenie kompetencji kandydata.
2. Powierzchownej ocenie kluczowych kompetencji i motywacji kandydata do objęcia proponowanego stanowiska. Czasem w przypadku, gdy proces rekrutacyjny jest wielostopniowy i prowadzony przez 2 rekruterów, jedna osoba przeprowadza część interview telefonicznego, a kolejnym krokiem jest spotkanie w firmie rekrutacyjnej, gdzie następuje pogłębiona rozmowa. Może również okazać się, że firma rekrutacyjna robi jedynie tzw. „screening kandydatów” – czyli po krótkiej rozmowie proponuje (lub nie – w zależności od wyniku) ich aplikacje do dalszego rozpatrzenia przez klienta.
3. Dogłębnej ocenie profilu kandydata. Niektóre firmy rekrutacyjne nie ograniczają się do procesów rekrutacyjnych w mieście/rejonie, w którym mają swoją siedzibę, rekrutują kandydatów z innych lokalizacji w kraju czy za granicą. Szanując czas kandydatów i wiedząc, że czeka ich jeszcze najprawdopodobniej niejedno spotkanie bezpośrednio u potencjalnego pracodawcy, przeprowadzają klasyczne (mniej więcej godzinne) interview przez telefon lub przez Skype’a.

Kiedy zadzwoni rekruter…

Rekruterzy pracują z reguły w typowych godzinach pracy, w związku z tym kontaktują się z kandydatami również w tych godzinach. Jeśli otrzymasz telefon od rekrutera, to kluczowe dla Ciebie jest ustalenie celu rozmowy. Jeśli zadzwoni w trakcie Twojej pracy i będzie chciał jedynie ustalić kilka szczegółów, które opisałam w punkcie pierwszym, a Ty możesz na chwilę wyjść i udzielić mu tych informacji – zrób to (zaoszczędzisz w ten sposób czas swój i rekrutera). Tak czy inaczej poinformuj, że jesteś obecnie w pracy i możesz poświęcić mu/jej dosłownie kilka minut. Jeśli nie możesz rozmawiać, to poproś o telefon w innym terminie (najlepiej, żeby był to termin nie odległy – idealnie tego samego dnia lub następnego). Rekruter może też dzwonić jedynie, żeby umówić się z Tobą na telefoniczne interview (Punkt 2 i 3).

W takiej sytuacji ustal:

– ile czasu będzie trwała ta rozmowa oraz czy będzie to klasyczne interview z tym, że przez telefon,
– zapytaj czego możesz się spodziewać i jak możesz przygotować się do tej rozmowy,
– od razu zapytaj, jakie są etapy w tym procesie rekrutacyjnym (czy to będzie jedyna rozmowa telefoniczna z rekruterem, jakie będą kolejne kroki).

Przed telefonicznym interview

• Zadbaj o dogodne warunki

Przed umówioną rozmową z rekruterem zadbaj o dogodne dla Ciebie warunki – najlepiej w domu lub jeśli w pracy to w miejscu, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Jeśli w domu to uprzedź domowników, wyłącz wszystkie sprzęty mogące zagłuszać rozmowę, jeśli masz małe dzieci to zadbaj o to, żeby Ci nie przeszkadzały. Nie prowadź rozmów rekrutacyjnych w samochodzie np. wracając z pracy lub jadąc do pracy. Dlaczego? Musisz być maksymalnie skupiony – to jest rozmowa oceniająca Twoje kompetencje. Niektórzy błędnie zakładają, że jeśli jest to rozmowa telefoniczna, to nie jest tak naprawdę diagnostyczna i można ją luźno potraktować. Absolutnie tak nie jest. W mojej karierze headhuntera zdarzały mi się doprawdy zadziwiające sytuacje np. kandydatka, która w umówionym czasie rozmowy rekrutacyjnej postanowiła, że będzie w trakcie rozmowy jeździć na rowerze lub kandydat, który podczas interview przez Skypa „poczuł się zobowiązany” pokazywać mi swoją „latorośl”. Takie sytuacje miały miejsce, pomimo potwierdzeń kandydatów, że będą mieli dogodne warunki do rozmowy tj. w miejscu, w którym nikt im nie będzie przeszkadzał i nic ich nie będzie rozpraszać. Dodam, że w kwestii przeprowadzania interview jestem bardzo elastyczna – dostosowuję się do kandydatów, głównie umawiam się późnym wieczorem, gdy kandydaci są już po pracy (lub jak się okazało w parku na rowerze). Warunki rozmowy rekrutacyjnej mają wpływ na jakość tej rozmowy. Zadbajmy o nie dla swojego dobra, ale też dla dobra rekrutera – po prostu traktujmy ten sposób interview poważnie.

• Przygotuj się tak jak do klasycznego interview

Przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej jest połową sukcesu. Najważniejszą kwestią jest: opis stanowiska i informacje o potencjalnym pracodawcy (jeśli proces rekrutacyjny nie jest utajniony). Pamiętajmy, że czas na interview jest ograniczony – często do 1h, w związku z tym musimy konkretyzować swoje wypowiedzi.

Opis stanowiska (jeśli dobrze przygotowany – tzn. odzwierciedlający faktyczną potrzebę firmy) stanowi dla nas ważny drogowskaz.

Opisy stanowisk w swojej prostocie lub kompleksowości tak naprawdę dzielą się na 2 podstawowe sekcje: obowiązki i oczekiwania względem kandydata. Pomijam tutaj opis firmy, gdyż w niektórych ogłoszeniach on nie występuje bądź jest bardzo ogólny, a jeżeli chodzi o firmy rekrutacyjne to najczęściej utajniony.  Idąc tym tropem proponuję stworzyć matrycę – ja nazwałam ją matryca HRS. H – od „hard skills” czyli umiejętności twarde tzw. zawodowe, R – od „responsibilities” zadania, S – od „soft skills” czyli umiejętności miękkie – społeczne.

Matryca HRS jak z niej skorzystać przygotowując się do interview?

• Przeanalizuj opis stanowiska i uszereguj oczekiwania pracodawcy – wypisz umiejętności i zdania.
• Zrób przegląd swojego CV i zanotuj  sytuacje/przykłady, kiedy wykazałeś się danymi umiejętnościami (Na jakim stanowisku? W przypadku wykonywania jakich obowiązków? W jakich projektach? W jakich sytuacjach?).
• Jeśli nie posiadasz danej umiejętności lub nie wykonywałeś danych zadań, zastanów się, czym możesz to zastąpić i zanotuj – postaraj się znaleźć antidotum na brak tej kompetencji .

Przykład matrycy HRS poniżej:

Opis stanowiska: Konsultant w dziale Management Consulting – sektor finansowy

 Zakres obowiązków

• realizacja projektów doradczych z obszaru działalności zespołu
• opracowywanie zasobów wiedzy na temat obsługiwanych klientów i wskazanych sektorów rynku
• przygotowywanie analiz, prezentacji i raportów sektorowych
• wsparcie działań marketingowych, w tym sprzedaży

 Od kandydatów oczekujemy

• wykształcenia wyższego ekonomicznego lub kierunkowego
• biegłej znajomości języka angielskiego
• kilkuletniego doświadczenia pracy w instytucjach finansowych lub konsultingu
• dogłębnej znajomości organizacji sektora finansowego i instytucji w nim działających
• doświadczenia w przygotowywaniu różnego rodzaju raportów oraz edytowaniu prezentacji biznesowych
• biegłej znajomości pakietu MS Office
• wysokich umiejętności analizy i syntezy informacji
• umiejętności pracy w zespole
• wysoko rozwiniętych zdolności komunikacyjnych
• rzetelności i samodzielności w wykonywanej pracy

Matryca HRS

HARD SKILLS/ EXPERIENCE
(TWARDE KOMPETENCJE/DOŚWIADCZENIE)

RESPONSIBILITIES (ODPOWIEDZIALNOŚCI NA TYM STANOWISKU)

SOFT SKILLS (UMIEJĘTNOŚCI „MIEKKIE”)

Cel rozmowy rekrutacyjnej jest jeden: sprawdzić/ocenić, czy dany kandydat posiada kompetencje (wiedzę, doświadczenie, umiejętności i postawy) oczekiwane na tym stanowisku. Oczywiście zdarzają się też ogólne interview z rekruterami – ukierunkowane na poznanie doświadczenia zawodowego kandydata, jego motywacji i poszukiwanych ról zawodowych. Wnikliwie analizując opis stanowiska i przygotowując przykłady z naszej kariery zawodowej potwierdzające posiadanie poszukiwanych umiejętności przez pracodawcę, istotnie zwiększamy nasze szanse na sukces. Warto przedyskutować z rekruterem faktyczne potrzeby zleceniodawcy (w tym przypadku firmy, która rekruterowi zleca poszukiwanie kandydata) i potwierdzić, czy zostały dobrze ujęte w opisie stanowiska, aby móc lepiej przygotować się do kolejnego interview już bezpośrednio z firmą.

Jeśli wiemy kto jest potencjalnym pracodawcą to w ramach przygotowania do rozmowy musimy również przeczytać informacje o firmie. Poza stroną internetową warto również poszukać innych informacji w sieci – sprawdzić czy firma jest obecna w mediach społecznościowych (np. Profile Pracodawców na Goldenline), doniesienia prasowe, zapoznać się profilami osób pracujących w tej firmie oraz opiniami o firmie. Te informacje nie są istotne jedynie z punktu widzenia zademonstrowania naszej motywacji do objęcia danego stanowiska podczas interview. Dzięki nim możemy podjąć świadomą decyzję co do chęci pracy w tej konkretnej firmie – nikt nie powie nam, co będzie dla nas najlepsze pod kątem naszej kariery zawodowej.

Rekruter jest pośrednikiem – on pracuje dla swojego klienta, nie dla nas. Z punktu widzenia przygotowania – ważne są też właśnie nasze pytania do rekrutera. Pamiętaj też, że podczas rozmowy z rekruterem masz prawo zadawać pytania dotyczące stanowiska, firmy, pakietu wynagrodzenia, kultury organizacyjnej etc.

Rozmowa telefoniczna – na czym polega trudność?

Wielu klientów, z którymi przeprowadzam symulację rozmowy rekrutacyjnej lub też kandydatów, których oceniam, czuje dyskomfort podczas telefonicznego interview. Sądzą bowiem, że podczas osobistego spotkania wypadają lepiej. Moim zdaniem rozmowa telefoniczna faktycznie wymaga większego skupienia i uważności. Nie widzimy reakcji drugiej strony – możemy sobie ją tylko wyobrażać, a samo w sobie interview jest już wystarczająco stresujące. Wiele też zależy od umiejętności prowadzenia rozmowy i zadawania pytań naszego współrozmówcy. Pamiętajmy, że nie wszyscy są w tym dobrzy, ale mimo wszystko tym się zajmują. Warto jest zatem poćwiczyć. Polecam również stosowanie podstawowych narzędzi komunikacyjnych, o których kandydaci często zapominają, ponieważ mylnie odbierają rozmowę rekrutacyjną jako przesłuchanie. Warto używać parafrazy i klaryfikacji. Jeśli coś nie jest dla Ciebie jasne – nie rozumiesz pytania lub intencji pytającego – pytanie jest dla Ciebie zbyt ogólne – zapytaj, poproś o uściślenie, zapytaj czy dobrze zrozumiałeś pytanie – naprawdę nic w tym zdrożnego, a potwierdza jedynie Twoje zdolności komunikacyjne i troskę o to, żeby druga strona zrozumiała intencję Twojej wypowiedzi.

W dzisiejszych czasach rozmowy telefoniczne czy też przez Skype’a nie należą do rzadkości. Mniemam wręcz, że w przyszłości być może (na etapie rekruterów) zastąpią klasyczne rozmowy bezpośrednie. W przypadkach międzynarodowych procesów rekrutacyjnych, trzeba liczyć się z tym, że część procesu oceny będzie przebiegał zdalnie. Warto zatem „szlifować” własne umiejętności komunikacyjne.

Podsumowanie:

1. Ustal intencję rozmówcy.
2. Zapytaj, w jaki sposób możesz przygotować się do rozmowy – z jakiego zakresu.
3. Zadbaj o dogodne warunki rozmowy.
4. Przygotuj się do rozmowy (opis stanowiska – matryca HRS, informacje o firmie, Twoje pytania).
5. Komunikuj się skutecznie (używanie narzędzi komunikacji: klaryfikacja, parafraza, pytania otwarte).

Przeczytaj także, jak rozmawiać o wynagrodzeniu w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, jak sobie poradzić z trudnymi pytaniami podczas rozmowy kwalifikacyjnej, a także sprawdź 5 tajemnic rekrutera, o których kandydaci powinni wiedzieć.