Praca rekrutera – jak każda inna – niesie ze sobą wyzwania, z którymi przychodzi się mierzyć specjalistom w dziedzinie rekrutacji i selekcji każdego dnia. Nie czyni jej to jednak mniej atrakcyjną, a wręcz przeciwnie, ciekawszą i dynamiczną. Wiedząc w jaki sposób możemy rozwiązywać, ale również podejmować działania zaradcze, jesteśmy w stanie skutecznie zminimalizować potencjalne ryzyka.
Poniżej przedstawiam wyzwania, które moim zdaniem dotykają większość rekruterów oraz sprawdzone metody radzenia sobie z nimi – mam nadzieję, że okażą się pomocne.
Zmieniające się oczekiwania klientów względem kandydata
Bardzo często nasi klienci nie zdają sobie sprawy, jakie skutki dla ciągłości i skuteczności procesu rekrutacji ma zmiana oczekiwań względem kandydata i warunków jego zatrudnienia. Nie mówimy tu o niuansach związanych np. z pożądaną cechą charakteru, czy też tzw. kryteriami mile widzianymi. Chodzi o znaczące zmiany jak np. obligatoryjne posiadanie certyfikatu w danej dziedzinie; konieczność relokacji czy 100% pracy zdalnej; skrócenie terminu, w jakim kandydat musi podjąć zatrudnienie; znajomość języka w znacznie bardziej zaawansowanym stopniu niż ustalony na początku. Co zrobić, aby tego typu sytuacje nie miały miejsca lub zdarzały się sporadycznie? Warto już na samym początku, w chwili przyjmowania zlecenia rekrutacyjnego do realizacji wspomnieć, iż znacząca zmiana oczekiwań wobec kandydata powoduje powrót w procesie do momentu, w którym na nowo musimy np. stworzyć ogłoszenie rekrutacyjne, rozszerzyć lub zawęzić obszar poszukiwań, czy też dokonać powtórnej selekcji otrzymanych aplikacji pod innym kątem, co przełoży się na wydłużony czas realizacji projektu. Ponadto, należy poświęcić wystarczającą ilość czasu na ustalenie racjonalnych oczekiwań względem kandydata i jasne określenie kluczowych kompetencji, bez których wykonywanie przez kandydata pracy na powierzonym stanowisku nie będzie możliwe. Weryfikując i urealniając oczekiwania klienta w odniesieniu do posiadanej przez nas wiedzy o rynku pracy i dostępności kandydatów jesteśmy w stanie z góry określić, których oczekiwań nie powinniśmy modyfikować w trakcie trwania procesu. Innymi słowy naszym obowiązkiem jest budować świadomość klienta dotyczącą wpływu jego decyzji na proces rekrutacji, jasne określenie jakie zmiany dotyczące profilu kandydata są w granicach normy, a jakie znacząco wpłyną na termin i płynność realizacji zlecenia.
Znalezienie kandydata w budżecie zaplanowanym przez klienta
Niejednokrotnie klienci mają ogromne oczekiwania względem kandydatów przy jednoczesnym zaniżaniu ich wartości rynkowej, co może wynikać np. z nieśledzenia na bieżąco trendów i sytuacji na rynku pracy. Koniecznie należy uświadomić klientowi, jakich kandydatów jesteśmy w stanie pozyskać w danych przedziałach finansowych. Najlepiej zrobić to, podając konkretne przykłady lub pokazując CV kandydatów, aby klient samodzielnie, poprzez analizę porównawczą, mógł dostrzec różnice między np. poziomem kompetencji, latami doświadczenia zawodowego, wykształceniem, znajomością języków obcych, wielkością i prestiżem firm w jakich pracował kandydat, a jego oczekiwaniami finansowymi i pozapłacowymi. Przygotowując się do spotkania z klientem warto skonsultować się z działem kadr i płac, aby poznać obowiązujące w naszej organizacji zarobki na danym stanowisku, wziąć pod uwagę obecne zarobki osób w dziale, do którego ma dołączyć kandydat, czy też w sytuacji, gdy nie mamy dostępu do wspomnianych danych, skorzystać z ogólnodostępnych raportów płacowych i przedstawić adekwatne do sytuacji na rynku pracy widełki płacowe dla danego stanowiska.
Oczekiwany przez klienta czas realizacji zlecenia rekrutacyjnego vs rzeczywisty
Spotkanie inicjujące proces rekrutacji jest również momentem, w którym powinniśmy jasno określić wszystkie etapy oraz przypisane im ramy czasowe. Pomocne może się tutaj okazać zobrazowanie tego np. na mapie procesu, gdzie krok po kroku opisujemy cały proces, szczególnie podkreślając te etapy, w których nasz klient odegra kluczową rolę i to właśnie od niego będzie zależała płynność dalszych kroków. Są nimi np. etap weryfikacji zaproponowanych do spotkania kandydatów, spotkania bezpośrednie, przekazanie informacji zwrotnej oraz przewidziany czas na ich realizację. Warto również przygotować, na podstawie statystyk z poprzednich procesów rekrutacyjnych (minimum w skali roku) tzw. SLA (Service Level Agreement – Umowa o Gwarantowanym Poziomie Świadczenia Usług) rekrutacyjne, czyli konkretne przedziały czasowe np. 2 tygodnie, 3-4 tygodnie, 6-9 tygodni realizacji usługi w zależności od np. od poziomu stanowiska w organizacji: młodszy specjalista, specjalista, starszy specjalista, młodszy manager, manager etc. i podanie ich do publicznej informacji w organizacji. Pozwoli to planować naszym klientom procesy rekrutacyjne z odpowiednim wyprzedzeniem, zachęci do budowania planów sukcesji czy też zastępstw w dziale na czas poszukiwań następcy.
Pozyskanie jak najlepszych kandydatów przy jak najniższych środkach zaplanowanych na ich rekrutację
W sytuacji ograniczonych środków na realizację procesu rekrutacji pomocne okazują się takie metody jak: polecenia pracownicze; przejrzenie aplikacji z poprzednich, analogicznych rekrutacji i poproszenie kandydatów o aktualizację CV z jednoczesnym zaproszeniem do udziału w obecnie prowadzonym procesie; poszukiwania bezpośrednie na portalach kariery (GoldenLine, LinkedIn) oraz umieszczenie na swoim profilu informacji o obecnie prowadzonych procesach z prośbą o kontakt; udział w forach tematycznych/eksperckich i nawiązywanie kontaktu z osobami, które wyróżniają się wiedzą, czy też proaktywnością; budowanie zawczasu sieci kontaktów podczas konferencji, targów pracy, wydarzeń branżowych i prowadzenie skrupulatnej ewidencji kandydatów pasujących do profilu najczęściej poszukiwanych pracowników. Można również poprosić o wskazanie przez klienta firm/osób, z których pracownicy byliby przez niego szczególnie pożądani i poszukać możliwości kontaktu z nimi bezpośredniego lub online, chociażby poprzez naszych znajomych, którzy mogą nam to ułatwić – nawet jeśli nie osobiście, to za pośrednictwem swoich znajomych. Jeśli pracujemy w dziale HR i prowadzimy rekrutację dla klienta wewnętrznego, w pierwszej kolejności powinniśmy poszukać potencjału wewnątrz organizacji kontaktując się z działem odpowiedzialnym za rozwój kariery/sukcesję i wyłonić kandydatów spośród obecnych pracowników. W wielu firmach działa także system poleceń pracowniczych, dzięki czemu pracownicy mogą otrzymać bonus za każdą zarekomendowaną osobę, która znajdzie za jej pośrednictwem zatrudnienie. Najczęściej polecane przez obecnych pracowników osoby są bliższe kulturze organizacyjnej i dobrze dopasowane do stanowiska, gdyż polecający czują się współodpowiedzialni za daną kandydaturę oraz pragną zwiększyć swoje szanse na otrzymanie nagrody, która – w zależności od danej firmy – wypłacana jest np. w systemie transz ze względu na staż nowo zatrudnionej osoby np. moment zatrudnienia, zakończenia okresu próbnego, po roku pracy.
Kontakt z kandydatem
W trakcie trwania procesu rekrutacji mamy ciągły kontakt z kandydatem, począwszy od umieszczenia ogłoszenia rekrutacyjnego, a skończywszy na złożeniu mu oferty pracy. Na każdym ze wspomnianych etapów możemy spotkać się z innymi wyzwaniami. Jednym z nich jest niewystarczający spływ aplikacji w odpowiedzi na ogłoszenie rekrutacyjne. Co może być przyczyną? Przede wszystkim brak jasnych informacji o sposobie aplikowania, nieokreślone miejsce wykonywania pracy, zbyt skomplikowane formularze aplikacyjne lub system do rekrutacji online, ogłoszenie w języku obcym, podczas gdy jest on wymagany od kandydata w stopniu podstawowym i inne. W tym celu, na etapie tworzenia ogłoszenia musimy się upewnić, że jest ono przejrzyste i precyzyjne, nie zawiera błędnych danych kontaktowych, jest widoczne w sieci (termin wygaśnięcia publikacji), zaś sam proces aplikowania nie zajmuje więcej niż 10 – 15 minut. W dobie kandydatów z generacji „Z” proces aplikowania powinien być szybki, maksymalnie 3 kroki/”kliknięcia”, atrakcyjny wizualnie, pomysłowy. Kolejnym wyzwaniem może być dostępność kandydata pod kątem przeprowadzenia wywiadu telefonicznego lub bezpośredniego, konieczności wypełnienia wszelkiego rodzaju testów selekcyjnych. W zależności od sytuacji na rynku pracy (rynek pracodawcy/rynek pracownika) elastyczność kandydatów jest zmienna. Cóż zatem począć, jeśli kandydat odrzuca wszystkie zaproponowane przez nas terminy? Możemy zawczasu zaplanować sobie dni dedykowane tylko i wyłącznie na wywiady telefoniczne czy też bezpośrednie, zarezerwować salę lub zadbać o dogodne miejsce, a następnie stworzyć grafik godzin, co znacząco zwiększy wybór możliwych godzin dla kandydata. Istnieje także możliwość umieszczenia kalendarza w sieci (online) wraz ze zdefiniowanymi uprawnieniami, gdzie kandydaci będą mogli samodzielnie zapisywać się na ogólnodostępnym dysku (sharepoint/cloud), podobnie jak ma to miejsce podczas rezerwacji np. miejsc w kinie, czy też wizyt lekarskich. Ten sposób docenią szczególnie nowe generacje kandydatów. W przypadku trudności z dotarciem na spotkania bezpośrednie do biura możemy zaproponować rozmowę za pośrednictwem np. Skype (należy wtedy założyć konto firmowe i z niego korzystać) lub video konferencję za pomocą np. Webex, Video Recruit oraz innych tego typu narzędzi, gdzie w trakcie jednej transmisji możemy połączyć się z kilkoma osobami jednocześnie np. kandydatem, klientem i rekruterem. Wyzwaniem bywa również niespodziewana rezygnacja z udziału w procesie lub odrzucenie oferty pracy. W pierwszym przypadku warto w ramach wywiadu telefonicznego z kandydatem zapytać, czy bierze udział w innych procesach rekrutacji i jaki jest szacowany czas ich finalizacji, a co za tym idzie dostępności kandydata na potrzeby naszego procesu. Niezmiernie istotne jest także zbadanie prawdziwej motywacji kandydata do podjęcia pracy właśnie w naszej firmie, rzetelne przedstawienie warunków pracy i zatrudnienia, aby np. po spotkaniu bezpośrednim z naszym klientem nie został zaskoczony informacjami np. o konieczności częstych podróży, braku samochodu służbowego, wynagrodzeniu prowizyjnym, konieczności relokacji, które mogłyby poskutkować wycofaniem się z procesu lub odrzuceniem oferty. W przypadku konieczności relokacji warto jasno określić jakiego wsparcia w przeprowadzce i związanych z nią procedurami/logistyką udziela pracodawca, a co leży po stronie pracownika. Polecam również zbadać, czy decyzja o przeprowadzeniu się do innego miasta została skonsultowana przez kandydata z rodziną, na jakich zasadach będzie się odbywała, w jakim przedziale czasowym etc., aby mieć pewność, że na etapie finalizacji procesu osoby trzecie nie zadecydują o rezultacie naszej dotychczasowej, rekruterskiej pracy.
Zainspiruj się. Czeka na Ciebie Human Relations Inspirations Book.
Pozyskuj, zatrudniaj oraz wdrażaj pracowników!
Sprawdź nasze narzędzia rekrutacyjne
