#6: Pierwszy kontakt z kandydatem

Tak naprawdę wstępną selekcję przeprowadziliśmy już na etapie tworzenia profilu kandydata. Zdecydowaliśmy, jakie powinien mieć on kwalifikacje, czego od niego oczekujemy i jakie będzie miał obowiązki. W ten sposób zdecydowaliśmy, jacy kandydaci powinni przesyłać do nas aplikacje. Teraz przyszedł czas, by spośród nich wybrać te, które są najbardziej interesujące i kwalifikują się do przeprowadzenia rozmowy. W dzisiejszej lekcji podpowiemy Ci jak tego dokonać i jak powinien wyglądać pierwszy kontakt z kandydatem.

Plan lekcji:

1. Selekcja zgłoszeń

2. Pierwszy kontakt:

• Telefon czy mail?
• Rozmowa
• Potwierdzenie

3. Najczęstsze błędy

4. Podsumowanie

Omówimy przede wszystkim proces selekcji zgłoszeń będących odpowiedzią na ogłoszenie zamieszczone w prasie, internecie, w zakładce „kariera” na twojej stronie lub na profilu na portalu społecznościowym. Selekcją taką zajmujesz się osobiście lub za pośrednictwem wyznaczonych do tego zadania rekruterów. W przypadku direct search ten etap rekrutacji jest przyspieszony dzięki funkcjom wyszukiwarki kandydatów lub jest jednym z obowiązków firmy rekrutacyjnej.

Selekcja zgłoszeń

Polega na wybraniu spośród nadesłanych kandydatur tych, które najdokładniej odpowiadają twoim oczekiwaniom i pokrywają się ze stworzonym przez Ciebie profilem potencjalnego pracownika. To z tymi wyselekcjonowanymi kandydatami spotkasz się na rozmowie kwalifikacyjnej. Zdecydujesz o tym, jakie kryteria przyjmiesz – czy oferta aplikanta ma się pokrywać w 100 procentach, czy też najważniejsze jest wykształcenie, doświadczenie lub znajomość języków.

Nie oczekuj jednak, że wśród tysięcy zgłoszeń znajdziesz to idealne. Rzadko zdarza się, że oczekiwania pokrywają się w 100 procentach z kandydaturą. Czasami to, że otrzymasz zgłoszenie od osoby niespełniającej oczekiwań co do kompetencji, nie oznacza z góry, że dany kandydat powinien zostać wykluczony już na etapie wstępnej selekcji i nie jest wart zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.

PORADA Wiele firm nie docenia zdolności pracowników do uczenia się i przyswajania wiedzy. Często bardziej opłaca się poświęcić nieco czasu na szkolenia, które uzupełnią lukę kompetencyjną, niż miesiącami oczekiwać na pojawienie się wymarzonego kandydata.

Pierwszy kontakt

Kiedy już zdecydujesz, z którymi kandydatami warto się spotkać, przychodzi czas na pierwszy kontakt. Pamiętaj, jeśli to ty dokonujesz selekcji, warto poinformować kandydata o propozycji spotkania samodzielnie. Jeśli jednak wyborem zajmował się zespół rekrutacyjny bądź konkretny pracownik, ta część należy do jego obowiązków. Nie wystarczy jednak po prostu zadzwonić i zaproponować spotkania. Pierwszy kontakt to również pierwsza okazja do zbudowania relacji z kandydatem. Powinno więc się to odbyć w oparciu o kilka podstawowych zasad.

Telefon czy mail?

To niepozorne pytanie, ale jak się okazuje bardzo istotne, szczególnie przy tak powszechnym stosowaniu korespondencji mailowej. Jednak gdy w grę wchodzi kontakt z kandydatem na stanowisko w Twojej firmie, zdecydowanie powinieneś postawić na telefon. To najszybszy i najbardziej bezpośredni środek komunikacji. Poza tym, już po tonie głosu i poziomie odpowiedzi możesz stwierdzić, z kim masz do czynienia.

PORADA Mail stosowany jest w przypadku, gdy CV nie zawiera numeru telefonu. Wyjątek to sytuacja, gdy sam wyszukasz kandydata na jednym z portali networkingowych – masz wtedy do czynienia z osobą nie szukającą aktywnie pracy i telefon w godzinach 8-18 może być odebrany jako nachalność.

Jak sformułować poprawnego maila:

• Klarowny tytuł wiadomości – “oferta pracy” jest zbyt ogólny, najlepiej napisać konkretnie, jaki jest cel tej wiadomości np. “Sales Manager – Firma XYZ (oferta pracy)”;
• Przedstaw siebie i firmę – kilka słów o twoim przedsiębiorstwie pozwoli kandydatowi poznać, z kim ma do czynienia, możesz też odesłać go do profilu w mediach społecznościowych- pamiętaj jednak, by wcześniej sprawdzić, czy jest kompletny;
• Podaj powód – tu zwracamy się już bezpośrednio do kandydata z informacją o celu wiadomości, staraj się, by treść była jak najbardziej spersonalizowana.;
• Wskaż, co Ciebie zainteresowało – napisz, co było przekonujące w aplikacji danej osoby (konkretne doświadczenie, umiejętność) ;
• Zachęć korzyściami – napisz, co kandydat zyska przechodząc do twojej firmy (kursy, szkolenia, zaplecze socjalne, wynagrodzenie);
• Link do oferty – może być dodatkiem, by adresat mógł się zapoznać z oficjalną ofertą;
• Kontakt – musi być kompletny, czyli poza adresem e-mail zawierać również adres firmy oraz numer telefonu – czasem kandydat woli od razu zadzwonić i dopytać o szczegóły.
• Język – dopasuj styl wypowiedzi do odbiorcy

Przykładowa treść poprawnej wiadomości:

Rozmowa

O tym, że na początku wypada się przedstawić (również z nazwy firmy), nie musimy chyba przypominać. W pierwszej kolejności musisz zaznaczyć w jakiej sprawie dzwonisz i o jakie dokładnie ogłoszenie chodzi, samo „w sprawie ogłoszenia” nie wystarczy. Poszukujący pracy wysyłają po kilka zgłoszeń tygodniowo, do różnych firm i w pierwszym momencie mogą nie skojarzyć, o którą konkretnie chodzi, zwłaszcza jeśli między publikacją twojego ogłoszenia a telefonem minęło trochę czasu.

PORADA Twój ton nie może być pretensjonalny ani znudzony. Musisz zachęcić kandydata do ewentualnej pracy w twojej firmie.

W następnej kolejności powinno paść pytanie czy kandydat jest nadal zainteresowany ofertą – być może w międzyczasie znalazł już pracę. Jeśli tak, to teraz wypada podpytać go o jego oczekiwania względem pensji, czasu pracy, rodzaju umowy, warunków. Często będą to ogólnikowe pytania, ale powinniśmy być przygotowani do udzielenia na nie odpowiedzi.

Jeśli kandydat nie wyraził żadnych wątpliwości, czas by umówić się na rozmowę kwalifikacyjną. Termin powinien być uzgodniony wspólnie – tak by pasował zarówno tobie, jak i kandydatowi. Dobrze też, by był on w miarę niedaleki (maksymalnie do tygodnia) i w optymalnych godzinach między 10 a 16. Zbyt wczesne godziny grożą spóźnieniem (również twoim) spowodowanym porannymi korkami, a zbyt późne mogą wiązać się z tym, że będziesz zmęczony po całym dniu pracy, co od razu nada rozmowie negatywny charakter.

Warto jednak pamiętać o elastyczności, niektóre z zapraszanych osób wciąż pracują i mogą nie być w stanie przybyć w powyższych godzinach. Zdarza się, że nie ma innej mozliwości i wówczas trzeba przeprowadzić rozmowę wcześnie rano albo wieczorem, aby nie tracić wartościowego kandydata.

Potwierdzenie spotkania

Doskonale wiesz, jak to jest z podawaniem adresu przez telefon i pamiętaniem godzin spotkań. Kandydat w euforii lub z powodu zaskoczenia Twoim telefonem, może zapomnieć szczegółów spotkania. Warto więc zaraz po zakończeniu rozmowy, tym razem już w mailu lub w wiadomości SMS, wysłać kandydatowi wszystkie ustalenia – dzień, godzinę i miejsce spotkania, a także podać swoje dane kontaktowe. To nie tylko zagwarantuje Ci, że nie dojdzie do pomyłki, ale również przedstawi cię w dobrym świetle – pokażesz, że naprawdę zależy ci na tym spotkaniu.

Najczęstsze błędy

Niestety kontaktując się po raz pierwszy z kandydatem można bardzo łatwo popełnić błędy, które zaważą na całej relacji i zamiast kandydata zachęcić, sprawią, że nie będzie on zainteresowany współpracą z nami.

Oto najczęstsze z nich:

• Brak znajomości podstawowych zasad savoir vivre;
• Brak przygotowania ze strony rekrutera pod względem życiorysu kandydata i jego ewentualnych pytań;
• Brak wiedzy ze strony rekrutera na temat szczegółów oferty pracy (m.in. z zakresu obowiązków kandydata, możliwości rozwoju zawodowego w firmie);
• Zbyt pretensjonalny lub obojętny ton – budowanie relacji od układu władca i podwładny, podobnie jak obojętność w głosie, nie przyniosą pożądanego efektu – zniechęci kandydata;
• Niedokładne podanie szczegółów spotkania i brak potwierdzenia.

Po zapoznaniu się z powyższą lekcją będziesz wiedzieć, jak się ich wystrzegać. Nie zapominaj również, że wstępna rozmowa powinna być w miarę krótka i konkretna – to jeszcze nie jest rozmowa kwalifikacyjna. O tym, jak przygotować się do tej części rekrutacji, dowiesz się już w następnej lekcji.