Jak wybrać system ATS do rekrutacji?

Decyzja o wdrożeniu w firmie profesjonalnego systemu rekrutacyjnego to pierwszy krok na drodze, która przeniesie Twoje procesy w zupełnie nowy wymiar efektywności. Sprawdź, co uwzględnić w czasie procesu decyzyjnego, by zdecydować się na najlepiej dopasowany do Twojej firmy system ATS (applicant tracking system)

Na początek warto podjąć próbę całościowego spojrzenia i analizy prowadzonych w Twojej firmie procesów rekrutacyjnych. Zastanów się, co dobrze się sprawdzało, a z czym mieliście powtarzalne problemy. Jakie rekrutacje pojawiają się w Twojej organizacji najczęściej? Które elementy chcesz zoptymalizować? Co jest dla Ciebie największym ograniczeniem? Te pytania pomogą Ci określić potrzeby firmy w zakresie nowego systemu ATS. Każda organizacja jest inna i zanim przejdziesz to porównywania ofert na rynku, zdiagnozuj Wasze indywidualne wymogi i cele w zakresie ulepszenia procesów rekrutowania nowych pracowników.

Koniecznie na tym etapie zaangażuj w przygotowania Twoich współpracowników. Nie możesz zapomnieć o:

• Dziale HR,
• przedstawicielach Działu IT lub Helpdesk,
• kadrze zarządzającej – zwłaszcza osobach, które najczęściej występują w roli hiring managerów,
• osobach decyzyjnych w zakresie finansów np. Dyrektor Finansowy.

Zgodnie z obowiązującymi w firmie procedurami poinformuj kolegów i koleżanki o planach wdrożenia systemu ATS, wyjaśnij powody i poproś o zgłoszenie swoich sugestii czy uwag. Patrząc przez pryzmat uwarunkowań swojego działu i stanowiska, każdy zwraca uwagę na nieco inne aspekty procesu rekrutacyjnego i wprowadzania do życia firmy nowego systemu. Warto skorzystać z ich doświadczeń. To pozwoli Ci zebrać nie tylko potrzeby, ale również potencjalne ograniczenia i uwarunkowania, z jakimi trzeba się liczyć przy wyborze nowej technologii. Przykładem z tego zakresu może być choćby konieczność integracji softu z działającymi już w przedsiębiorstwie narzędziami.

Warto również zebrać argumenty popierające konieczność implementacji nowego systemu i tłumaczące dodatkowy wydatek w firmowym budżecie. Postaraj się pokazać, jak przedsiębiorstwo zyska na wzroście efektywności, płynności i skuteczności procesów rekrutacyjnych. Nie zapomnij o poprawie Candidate Experience czy pozytywnym wpływie na Employer Branding i wizerunek marki. Nie powinno być to trudne 😊

Sprawdź, co oferuje rynek systemów ATS

Systemy rekrutacyjne z każdym rokiem coraz bardziej się rozwijają, a ich twórcy starają się wychodzić naprzeciw potrzebom swoich klientów. Jednak to Ty musisz wiedzieć, czego potrzebujesz od wdrażanej w firmie technologii. Warto podzielić swoje oczekiwania na dwie grupy – w pierwszej puli umieścić funkcjonalności dla Ciebie kluczowe (must have), a w drugiej te, które bardzo docenisz, ale ich brak nie spowoduje odrzucenia oferty danego producenta.

Obecne rynku systemy ATS oferują między innymi:

• multiposting ofert pracy czyli automatyczną publikację Twojego ogłoszenia w wielu miejscach jednocześnie (w przypadku systemu HRlink jest to ponad 40 portali z anonsami o pracę),
• selekcję aplikacji i opcje ułatwiające zarządzanie bazą kandydatów,
• opcja notatek tagów i filtrów,
• inteligentne wyszukiwanie, które niesamowicie ułatwia pracę z każdą większą bazą aplikacji,
• narzędzia do komunikacji z aplikantami np. automatyczne e-maile i SMSy wysyłane do kandydata po zmianie jego statusu,
• możliwość współpracy rekrutera i hiring managera,
• opcja generowania przez system dostosowanych do Twoich potrzeb raportów i podsumowań.

W miarę zapoznawania się z ofertami poszczególnych dostawców zaważysz, że niektóre systemy dają możliwość wykorzystania ułatwień, których prawdopodobnie nawet nie oczekujesz. Takim przyjemnym zaskoczeniem może być moduł poleceń pracowniczych, opcje ułatwiające sprawną organizację onboardingu czy outplacementu czyli proces wyjścia pracownika z organizacji.

– Wybierając system do rekrutacji ATS warto pamiętać o kilku kwestiach – mówi Alina Michałek, ekspertka HR z HRlink. – Kluczowe jest dopasowanie systemu do potrzeb organizacji. W wielu organizacjach świetnie sprawdzają się rozwiązania, które dają rekruterom i nie tylko im znacznie więcej opcji. Możliwość zorganizowania systemu poleceń pracowniczych, realizacji procesu onboardingowego, czy wygodnego zarządzania komunikacją w trakcie całego procesu, a nawet automatyczne publikowanie ogłoszeń. To tylko kilka kwestii, o których warto pamiętać analizując systemy ATS.

Gdy wiesz już, jakie funkcje i udogodnienia oferują producenci, nie zapomnij upewnić się, że rozważany przez Ciebie system ATS gwarantuje Twojej firmie pełne bezpieczeństwo danych. Jako pracownik HR sam wiesz najlepiej, że aplikacje, kontakty kandydatów i przekazywane przez nich informacje to dane wrażliwe, które wymagają wyjątkowych zabezpieczeń i kontroli dostępu. Nie zapomnij zapytać, czy system spełnia wymogi związane z ochroną danych osobowych znanych potocznie jako RODO.

Wybierz długofalowego partnera

Polscy przedsiębiorcy mogą wybierać pomiędzy dwoma głównymi rodzajami systemu ATS. Pierwszy to gotowy produkt, który firma kupuje i wdraża w zaplanowanym przez twórców kształcie. Taka wersja pudełkowa jest czasami korzystniejsza cenowo, jednak nie daje możliwości dopasowania softu do indywidualnych potrzeb firmy czy rekrutera.

O wiele bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wybór dostawcy, który stanie się Twoim partnerem. Przy takim wyborze dostajesz nie tylko kompleksowy system ATS, ale też:

• rozbudowany etap szkolenia,
• wsparcie w zakresie wdrożenia systemu i jego integracji z używanymi przez firmę technologiami,
• pomoc w personalizacji indywidualnych ustawień, raportów i widoków,
• podpowiedzi w zakresie pełnego wykorzystania możliwości systemu rekrutacyjnego,
• wsparcie obsługi klienta, która w razie ewentualnych problemów szybko znajdzie rozwiązanie, bo zna system od podszewki.

System rekrutacyjny HRlink oferuje swoim klientom nie tylko różne pakiety, ale też profesjonalne wsparcie na etapie wdrażania, uczenia się i pracy z nowym narzędziem.

Optymalizuj i ulepszaj

Początki pracy na nowym systemie na pewno dla części zespołu będą wyzwaniem, ale szybko docenicie wzrost efektywności i ułatwienie pracy w rekrutacji, jakie gwarantuje sprawdzony i kompleksowy Applicant Tracking System. Nie bój się angażować do korzystania z nowego softu kolejnych osób – zwłaszcza hiring managerów.

Z czasem gdy już opanujecie umiejętność swobodnego poruszania się w nowym narzędziu, warto trzymać rękę na pulsie i śledzić nowe funkcjonalności, które każdego roku dodawane są przez twórców np. HRlink. To sprawi, że Twoja firma będzie w stanie korzystać z najnowszych osiągnięć techniki i co za tym idzie stale ulepszać swoje procesy rekrutacyjne.

Nie jesteś pewien, jaki system ATS będzie optymalny dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami i zapytaj o demo HRlink. Służymy Ci radą i doświadczeniami z wdrożenia naszych rozwiązań u kilkudziesięciu zadowolonych klientów.

Przeczytaj także:

• Rekrutuj sprawniej i nawet z 50 kandydatów, których wyszuka dla Ciebie sztuczna inteligencja. Poznaj nowość ogłoszenie z TalentPoolem
• Poznaj raport ekspercki Digital HR 2022 – odkryj wyzwania cyfrowego HR i EB
• Zgłoś swoją firmę do konkursu Dream Employer 2022
• Scena HR: Mateusz Jabłonowski – Miinto
• Zajrzyj do e-booka o partnerskim Candidate & Employee Experience
• 10 książek dla Employer Branding Managera
• Szukasz inspiracji do rozwoju? Zajrzyj do Centrum Kariery Goldenline

Zapisz się na newsletter Goldenline
i otrzymaj dostęp do raportu:
People Trends 2026