Postaw na jakościowy feedback

Feedback odmieniamy w biznesie przez wszystkie przypadki, a jednak udzielanie informacji zwrotnej może przysparzać problemów. Jakich błędów nie popełniać przy udzielaniu konstruktywnej informacji zwrotnej?

– Feedback to nie krytyczny atak, nie ocena okresowa, ale też nie tylko pochwała i spijanie sobie z dziubków – wyjaśnia Marta Kowalczyk-Rompała, CEO HubHR. Udzielanie informacji zwrotnej to proces, który buduje zaufanie między współpracownikami, ważny element systemu motywacyjnego i motor do zmian. Poza docenianiem, czyli tzw. feedbackiem pozytywnym, istotny jest feedback konstruktywny (nazywany czasem negatywnym), czyli wskazanie nieodpowiednich działań i postaw. Nie tylko zapobiega on powtarzaniu błędów, ale również oczyszcza atmosferę pracy – nie pozwala negatywnym emocjom na kumulowanie się.

– Istnieje wiele sposobów udzielania informacji zwrotnej, ale w każdy oparty jest o te fundamenty. Są to: dobre intencje, pozytywne nastawienie do pracownika i gotowość do rozmowy w cztery oczy – dopowiada Kowalczyk-Rompała.

3 sprawdzone metody udzielania informacji zwrotnej

Kanapka

Wyobraź sobie, że przygotowujesz kanapkę: trudną informacje zwrotną (gorzką pigułkę) umieszczasz między dwoma przyjemnymi. Twój komunikat powinien mieć następującą budowę: komentarz pozytywny – komentarz negatywny – komentarz pozytywny.

“Kanapkę” warto stosować przy codziennym feedbacku, kiedy mamy do przekazania nieskomplikowaną informację zwrotną na temat pojedynczych błędów. Ma swoje plusy i minusy: Przekazanie negatywnej informacji w ten sposób będzie mniej demotywujące (a gorzka pigułka łatwiejsza do przełknięcia), ale ryzykujesz, że ostatnia (pozytywna) informacja rozmyje przekaz, na którym Ci najbardziej zależy, czyli zwrócenie uwagi na popełniane błędy.

FUKO

Ten akronim rozwijamy do czterech elementów, na których zbudowana powinna być informacja zwrotna:

• Fakty – Oparcie komunikatu o fakty, mówienie o konkretnych sytuacjach.
• Uczucia – Przywołanie osobistych odczuć związanych z sytuacją, używanie komunikatu „JA”.
• Konsekwencje – Wskazanie konsekwencji z jakimi wiążą się omawiane działania.
• Oczekiwania – Przedstawienie odbiorcy naszych oczekiwań oraz określenie celu.

To metoda, którą należy stosować stale, w ustrukturyzowanym procesie feedbackowania. Dzięki oparciu o strukturę rozmowa przynosi korzyści każdej ze stron. Pozytywnie wpływa na relacje i może być również wykorzystana jako narzędzie rozwiązywania konfliktów. Jednocześnie jest trudna: wymaga zaangażowania nadawcy i odbiorcy. Nie można przejść przez FUKO „po łebkach” – metoda opiera się na kompleksowym podejściu i skrupulatności.

Stop/Start/Continue

To najprostsza z technik przekazywania feedbacku. Komunikat opiera się na trzech punktach:

• Przestań –  jakie błędy popełnia pracownik?
• Zacznij – co można zrobić, żeby poprawić proces?
• Kontynuuj – co pracownik robi dobrze i czego nie powinien zmieniać?

Stop/Start/Continue nadaje się idealnie do prostego, codziennego feedbacku, który ma na celu wzmocnić pożądane zachowania. Feedback nie musi być przekombinowany. Proste jest piękne! S/S/C ma jednak poważną wadę: nie jest holistyczny i nie uwzględnia wszystkich aspektów pracy.

Czego nie robić?

– Nawet najlepiej dopracowany schemat nie zadziała, jeśli nie podejdziemy do pracownika po partnersku. Rozmowa nie może być tyradą menadżera przekonanego o swojej nieomylności – mówi Marta Kowalczyk-Rompała. W swoim Youtubowym kanale “Pani i Pan HR” przypomina podstawowe zasady udzielania feedbacku, o których zapominają nawet najbardziej doświadczeni menadżerowie, m.in.: Skup się na ocenie działań, zachowań i postawy. Ocenianie samego pracownika może mieć wiele niepożądanych skutków:  demotywacja, wrogość, poczucie niedocenienia. Do każdej rozmowy mającej na celu przekazanie informacji zwrotnej, należy się porządnie przygotować, tak by nasz feedback był oparty na konkretnych przykładach i w efekcie doprowadził do pozytywnej zmiany.

Szukasz inspiracji ze świata rekrutacji? Zajrzyj na blog HRlink a także do naszego raportu Idealna Rekrutacja.