Po co piszesz e-maile? Założę się, że najczęściej po to, aby otrzymać coś od odbiorcy. Chcesz, aby coś dla Ciebie wykonał, zorganizował, przekazał czy przyszedł na spotkanie. Chcesz załatwić jakąś sprawę. Najczęściej jest to coś, co przybliża Cię do biznesowego celu.
Komunikacja za pomocą e-maili w biznesie służy do przekazywania informacji i egzekwowania zadań. Rzadko traktujemy ją jako narzędzie do zarządzania ludźmi – na przykład zmotywowania lub docenienia współpracowników lub podwładnych.
Poprzez dzisiejszy wpis chcę Cię zachęcić do następującego przemyślenia: jak często dziękujesz innym? Chodzi mi o pochwały osobiste, ale też te pisemne. Czasem nie masz możliwości, aby spotkać się z pracownikiem i złożyć mu osobiste podziękowania. Co wtedy robisz?
Siła regularnych drobnych pochwał
Podczas otwartych warsztatów Lekcji Pisania prosiliśmy uczestników o wykonanie pewnego zadania. Każda grupa miała napisać e-mail informujący o nagrodzie dla zespołu. Nadawcą tego e-maila był hipotetyczny szef, który – w zależności od założonego celu – miał sformułować odpowiedni przekaz do osób w organizacji. Z przyjemnością odnotowywaliśmy, że większość osób dziękowała za wysiłek i wkład wyimaginowanych uczestników projektu. Odczytując na głos te komunikaty, wydawali się być rzeczywiście dumni, choć było to tylko wymyślone przez nas ćwiczenie.
Jednak jest to sytuacja wyjątkowa. Jak często zdarza się, że zespół otrzymuje nagrodę? Raz na rok? Raz na dwa lata? A co, jeśli w ogóle jej nie otrzyma?
Propaguję lepszą komunikację w biznesie. Dlatego zwracam uwagę na te komunikaty, które wspierają w ludziach poczucie „o, jestem doceniany!”. Jest tylko jeden warunek: takie wiadomości muszą być autentyczne. Zapomnij o pompatycznych słowach i „korpomowie”. Tylko autentyczne słowa spowodują, że ludzie poczują się dostrzeżeni.
Do czego potrzebujemy pochwał?
Jesteśmy „dużymi dziećmi”, które domagają się uwagi. Nasza przewaga nad dziećmi polega na tym, że sami możemy sobie zafundować nagrody. Mamy na to środki finansowe. Chodzi o to, aby to inni nas docenili.
Te mechanizmy niechętnie uznajemy w świecie biznesu. Myślenie o pracownikach w kategorii „dużych dzieci” może być odebrane jako mało profesjonalne. Dlaczego? Bo jest po prostu naturalne, a takie kwestie często eliminujemy z głowy przed wejściem do biura. Nie da się jednak oddzielić potrzeb osobistych od świata biznesu. Wchodząc do biura, jesteśmy ludźmi, a nie cyborgami, które realizują zadania i cele. (Myślicie inaczej? Chcę wierzyć, że nie.)
Dlatego zachęcam Cię do doceniania: współpracowników, klientów czy podwykonawców (kto docenia podwykonawców?). Chodzi o dziękowanie za rzeczy, które inni doprowadzili do końca. Nie za „kamienie milowe”, które są spektakularne i mają wielu „ojców sukcesu”. Mam na myśli te drobne usprawnienia, które często wynikają z czyjejś dobrej woli, charakteru czy etosu pracy, a nie tylko z przyjętych procedur.
Jak zacząć?
Najprościej, jak się da.
Zaplanuj, że w kolejnym e-mailu:
- zauważysz ważne postępy – np. zakończenie kolejnego etapu projektu lub znalezienie rozwiązań,
- podziękujesz za nie zespołowi, używając konkretnych słów.
Kluczem są tylko:
- konkretne pochwały
- proste słowa.
Obserwuj reakcje i wyciągaj wnioski, które pomogą Ci w lepszej komunikacji.
Prędzej czy później zadziała reguła wzajemności, którą także kierujemy się w życiu. Myślę, że także zaczniesz otrzymywać e-maile z drobnymi podziękowaniami. Pomyśl o tym, jak się wtedy poczujesz.
Zapisz się na newsletter Goldenline, a otrzymasz bezpłatnie raport
„Human Relations Trends 2025”
Pozyskuj, zatrudniaj oraz wdrażaj pracowników!
Sprawdź nasze narzędzia rekrutacyjne
