Zadbaj o komunikację wewnętrzną

Jeden z najważniejszych współczesnych teoretyków komunikacji, Paul Watzlawick, twierdził, że człowiek nie może się nie komunikować. Komunikujemy na zewnątrz (i do wnętrza siebie) od momentu urodzenia. Nawet jeśli odrzucimy komunikację werbalną, nasze gesty, mimika, postawa czy wizerunek wysyłają nieustanne komunikaty do świata zewnętrznego. Mimo to, komunikacja wewnętrzna potrafi mieć zaskakująco niski priorytet. Dlaczego, szczególnie teraz, po roku funkcjonowania w pandemicznej rzeczywistości, warto położyć nacisk na komunikację wewnętrzną organizacji? Oto 5 powodów:

1. Bo jeśli nie zadbasz o komunikat, ktoś zrobi to za Ciebie

Komunikacja nie znosi próżni. Nie zarządzając komunikacją w swojej firmie, przygotowujemy żyzny grunt pod zasianie plotek, niedopowiedzeń, a nawet oszczerstw. To jak poddanie walki walkowerem – ponad 65% badanych uważa słowa „bez komentarza” za przyznanie się do winy (Porter Novelli, 1993). Tyczy się to nie tylko sytuacji kryzysowych, ale właściwie każdej sytuacji jaką możemy sobie wyobrazić w biznesie.

– Nie zmuszaj pracowników, żeby się domyślali co z podwyżkami, czy ominie ich redukcja personelu albo czy przysługuje im dany benefit – doradza Marta Kowalczyk-Rompała, CEO HUBHR. – Szczególnie w sprawach trudnych, takich jak zwolnienia czy kryzys wizerunkowy firmy, lepiej wystosować szczery i odpowiednio zredagowany komunikat, niż pozwolić, by pracownik coś sobie dopowiedział. Zadbaj o to, żeby o żadnej ważnej sprawie Twoi współpracownicy nie dowiedzieli się od kogoś, kto może przekręcić Twoje słowa. Im większa organizacja, tym ważniejsze, by zapobiec efektowi „głuchego telefonu” – dodaje mentorka.

2. Bo komunikacja zewnętrzna i tak dociera do Twoich pracowników.

W 2021 roku nie trzeba nikogo przekonywać o konieczności wydzielenia odpowiedniego budżetu na kampanie marketingowe i PR-owe. Każdy przedsiębiorca rozumie wagę komunikowania na zewnątrz. Ale nie każdy wie, że wszystkie komunikaty medialne opuszczające firmową skrzynkę mailową powinny być poprzedzone przynajmniej krótką informacją skierowaną do pracowników i partnerów. Granica pomiędzy komunikacją wewnętrzną a zewnętrzną zaciera się – obecnie mówimy o komunikacji 360. Specjalistka HR, Marta Kowalczyk-Rompała, komentuje: Popatrzmy na to całościowo. Pracownicy, którzy są naturalnymi ambasadorami Twojej firmy, nie zasługują na to, by z gazety dowiadywać się o wejściu przedsiębiorstwa na giełdę. Dzielenie się sukcesami i trudnościami to coś, bez czego nie wyobrażam sobie dobrego employer brandingu.

3. Bo jak inaczej zarządzać ludźmi?

Jak budować zespół bez motywowania, udzielania informacji zwrotnej, rozwijania kompetencji, zapewnienie zrozumienia działań organizacji wśród pracowników i pomoc w osiąganiu celów organizacji, angażowania poszczególnych osób w spójne z misją organizacji działania i integrowania pracowników między sobą? To pytanie czysto retoryczne. Bez tych funkcji komunikacji wewnętrznej niemożliwe jest zarządzanie ludźmi i projektami. Komunikacja wewnętrzna to nie tylko dostarczanie informacji na temat realizowanej przez zarząd strategii, ale przede wszystkim komunikacja menedżerska.

– Nie bez powodu wśród TOP 10 oczekiwań wobec lidera znajdują się pozycje takie jak „Stwarza warunki do otwartego mówienia o problemach i wspiera w ich rozwiązaniu” oraz „Komunikuje się często i otwarcie” – zwraca uwagę Marta Kowalczyk-Rompała. Ekspertka podkreśla również wagę komunikacji wewnętrznej w ostatnim odcinku swojego podcastu „Pani i Pan HR”.

4. Bo to proste

– Zarządzanie komunikacją wewnętrzną z prawdziwego zdarzenia to niemała sztuka, zwłaszcza w korporacjach zrzeszających setki, tysiące i setki tysięcy pracowników. Ale umiejętne wykorzystanie team collaboration tooli, czyli narzędzi usprawniających komunikację w firmie, bardzo tę komunikację usprawnia  – mówi Marta Kowalczyk-Rompała.

Wiodącym trendem jest oparcie komunikacji o mikrotreści, a więc teksty, grafiki i krótkie filmy, z którymi można zapoznać się w ciągu kilku minut. Pionierem w upraszczaniu skomplikowanych sformułowań (również w komunikatach skierowanych do klientów) jest bank ING. Nie można jednak pominąć boomu na podcasty i pracownicze rozgłośnie radiowe. Zasada jest prosta – jeśli chcesz, by pracownicy słuchali, odpowiadali i uczestniczyli w dialogu – musisz się do nich zwrócić. Wybór narzędzi to sprawa drugorzędna – jest ich naprawdę wiele.

5. Bo co drugi pracownik Ci nie ufa

I mamy na to statystyki. Jak powiedział wspomniany już wcześniej Watzlawick: „Przekonanie, że nasza wizja rzeczywistości jest jedyną poprawną jest najbardziej niebezpieczną ze wszystkich iluzji”. Tylko wzajemne zrozumienie swoich potrzeb i pobudek pozwala zbudować relację opartą na zaufaniu i szacunku, bez której trudno wyobrazić sobie rozwój organizacji.

– Komunikacja na linii pracodawca-pracownik nie ma najmniejszego sensu bez zrozumienia, że nasz punkt widzenia nie jest prawdą objawioną – mówi mentorka biznesowa Marta Kowalczyk-Rompała. – Tak jak autorytetu nie buduje się jednorazowym przemówieniem, tak zaufania nie zdobywa się zabarykadowując się w swoim gabinecie, czy zamykając się w swojej bańce informacyjnej. Bez wyjścia z niej, pracownicy nigdy nie zidentyfikują się z firmą i jej wartościami.

Zwłaszcza, że 95% ankietowanych w Polsce przyznaje, że poczucie przynależności ma pozytywny wpływ na wyniki osiągane przez organizacje (raport Global Human Capital Trends). Budowanie i wzmacnianie relacji między pracownikami, ich zespołami i pracodawcami nie jest możliwe bez udziału komunikacji wewnętrznej i nie można jej niczym zastąpić.

Szukasz inspiracji? Zajrzyj do e-booka LepszyHR