Teoretycznie, umiejętność profesjonalnego przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej powinna być w przypadku pracowników działów HR czymś całkowicie oczywistym. Niemniej jednak, z rynku wciąż dochodzą sygnały świadczące o niewystarczających kompetencjach (a nieraz wręcz rażących błędach) wielu rekruterów. Z czego to wynika? Często przyczyną tego stanu rzeczy jest brak odpowiedniego przeszkolenia w tym zakresie i/lub niewielkie doświadczenie. Co gorsza, w niektórych firmach świadomość tego, jak powinna wyglądać rozmowa kwalifikacyjna, jest wciąż stosunkowo niska. Tymczasem, profesjonalne interview nie tylko zmniejsza ryzyko kosztownej pomyłki rekrutacyjnej, ale również jest ważnym elementem employer brandingu (zaryzykowałabym twierdzenie, że dużo ważniejszym niż efektowne foldery czy wyszukane pod względem formy i treści ogłoszenia). Dlatego, warto mieć na uwadze kilka podstawowych zasad efektywnej rozmowy kwalifikacyjnej.
1. Dobre przygotowanie do interview
Podstawą profesjonalnej rozmowy kwalifikacyjnej jest odpowiednie wcześniejsze przygotowanie. Przed rozmową, dokładnie zapoznajemy się z CV kandydata, zaznaczając wszystkie szczególnie interesujące nas punkty, a także te kwestie, które budzą nasze wątpliwości. Dobrze jest, aby rozmowy miały z góry zaplanowaną strukturę. Nie chodzi oczywiście o to, aby recytować mechanicznie kolejne pytania, lecz raczej o szkielet, który powinien być zbliżony dla wszystkich kandydatów.
2. Uprzejmość i pozytywna atmosfera
Warto zadbać o profesjonalną, ale i przyjazną atmosferę podczas rozmowy o pracę. Samo interview to wystarczająco stresująca sytuacja dla większości kandydatów i wprowadzanie dodatkowych czynników stresogennych w większości przypadków jest zbędne. Osobę rekrutującą, jako przedstawiciela firmy, obowiązuje wysoka kultura osobista, nienaganny sposób formułowania wypowiedzi, a także adekwatny strój. Warto rozpocząć rozmowę od kilku zdań na neutralny temat, które pomogą w przełamaniu lodów. Zawsze dziękujemy też kandydatowi na początku i na końcu rozmowy.
3. Przedstawienie firmy i stanowiska
Rozmowę dobrze jest rozpocząć od przedstawienia pracodawcy i stanowiska, którego dotyczy spotkanie. Oczywiście, na wstępie warto zapytać samego kandydata, co już wie o naszej firmie. Osoba zmotywowana i poważnie podchodząca do procesu rekrutacyjnego powinna wykazać się przynajmniej podstawowymi informacjami.
4. Otwartość i obiektywizm
Częstym błędem, jaki popełniają osoby rekrutujące jest wejście na rozmowę z gotowymi przekonaniami na temat kandydata, zarówno pozytywnymi, jak i negatywnymi (schematy myślowe typu: mieszkał 3 lata w Kanadzie – na pewno zna biegle jęz. angielski, prowadził działalność – nie odnajdzie się na etacie, pracowała w małej firmie – nie odnajdzie się w dużej, itd.). Oczywiście, należy wyjaśnić wszystkie nurtujące nas wątpliwości, natomiast nigdy nie powinniśmy z góry przyjmować czegoś za pewnik. Bardzo ważna podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest również maksymalny obiektywizm oceny, dlatego najlepiej, jeśli prowadzą ją dwie osoby i niezależnie od siebie notują swoje spostrzeżenia.
5. Niezbędna doza asertywności
Podczas interview musimy zachować odpowiednią równowagę pomiędzy uprzejmością, a asertywnością. Nie powinniśmy pozwolić kandydatowi na przejęcie kontroli nad rozmową. W szczególności, nie możemy dopuścić do sytuacji, w której kandydat omija niewygodne kwestie, zbaczając z tematu lub opowiadając o czymś innym. W takich wypadkach nie wahajmy się grzecznie, ale stanowczo naprowadzić rozmówcę na właściwe tory.
6. Pytania zorientowane na kompetencje
Pamiętajmy, że kluczową dla nas kwestią są kompetencje kandydata i na nich właśnie powinno koncentrować się interview. Wielu rekrutujących popełnia błąd, skupiając się wyłącznie na doświadczeniu, tymczasem w wielu przypadkach pewne braki w tym zakresie można znacznie łatwiej nadrobić niż zniwelować istotną lukę kompetencyjną. Doświadczenie nie zawsze odzwierciedla kompetencje. Innymi słowy, ważne jest nie tylko to, co kandydat robił, ale przede wszystkim – czy robił to dobrze. Są niestety osoby, które notorycznie powtarzają te same błędy… Dodatkowo, kandydatom łatwiej jest wyolbrzymiać gdy opowiadają o swoim zakresie obowiązków. Dużo trudniej jest im natomiast wykazać, że rzeczywiście posiadają pożądane kompetencje. Dlatego też, zadawane podczas rozmowy kwalifikacyjnej pytania powinny zawsze odnosić się do konkretnych okoliczności, zachowań i przykładów. Unikajmy ogólnikowych pytań typu: co może Pan/i zaoferować naszej firmie? – nie dają nam one żadnych konkretnych informacji, a jedynie podnoszą ryzyko, że zamiast najlepszej osoby zatrudnimy tę, która umie się najlepiej sprzedać. Wiele kompetencji możemy zweryfikować za pomocą próbek pracy, testów, podczas dnia próbnego lub assessment centre – wykorzystujmy więc te narzędzia, jeśli tylko jest taka możliwość.
7. Jak najwięcej pytań otwartych/problemowych
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej zadajemy przede wszystkim pytania otwarte, wymagające od kandydata szerszej wypowiedzi. Bardzo przydatne są również pytania problemowe, czy mini case’y, dzięki którym będziemy mogli przekonać się, w jaki sposób kandydat myśli, jakimi kieruje się priorytetami i jaką ma wiedzę w zakresie omawianego zagadnienia. Do tego typu pytań znacznie trudniej się wcześniej przygotować, istnieje więc mniejsze ryzyko, że usłyszymy standardową, wyuczoną recytację.
8. Precyzujmy oczekiwania
Mówmy otwarcie nie tylko o tym, co pracodawca ma do zaoferowania, ale i o oczekiwaniach, jakim będzie musiała sprostać poszukiwana osoba.
9. Czas dla kandydata
Pamiętajmy, aby zawsze dać kandydatowi możliwość zadania pytań na temat stanowiska i organizacji oraz udzielić na nie rzetelnych odpowiedzi. Przedstawiajmy firmę w korzystnym świetle, ale bez fałszowania rzeczywistości. Pamiętajmy, aby w pierwszej kolejności ukazać pozytywy, a w drugiej – wyzwania i problemy. Przekażmy też kandydatowi informację na temat dalszych etapów rekrutacji, wraz z orientacyjnymi ramami czasowymi.
Pozyskuj, zatrudniaj oraz wdrażaj pracowników!
Sprawdź nasze narzędzia rekrutacyjne
