Anna Lisowska z Objectivity odpowiada na kilka pytań na temat wdrażania nowego pracownika.
Anna Lisowska – z wykształcenia pedagog, zawodowo od 2009 roku związana z branżą HR – głównie w branży IT, obecnie jako HR Business Partner w firmie Objectivity Bespoke Software Specialists Sp. z o.o., wcześniej jako Specjalista ds. rekrutacji w agencji rekrutacyjnej i firmie outsourcingowej. W jej pracy najbardziej fascynują ją ludzie i ich talenty, na ich rozwoju się skupia, aby mogli mądrze pracować.
Jak dobrze przygotować onboarding nowego członka zespołu, a przede wszystkim – od czego zacząć?
Anna Lisowska: W Objectivity proces wdrożeniowy jest bardzo ważny. Zdajemy sobie sprawę, że z reguły nowy pracownik wchodzi do naszej firmy z dużym zaangażowaniem, które chcielibyśmy w nim nie tylko podtrzymać, a wręcz podkręcić podczas pierwszych tygodni jego pracy. Pomysłodawcami naszego procesu onboardingu byli nie tylko HR-owcy, ale również managerowie poszczególnych działów w firmie. Poświęciliśmy wiele tygodni na wspólne ustalenie, co jest dla nas ważne, czyli czego nowa osoba na pokładzie powinna się podczas tego okresu dowiedzieć, poznać, zobaczyć. Pytaniem było też, jak ją wesprzeć, aby ułatwić jej wejście do zespołu i w jaki sposób przekazać niezbędne informacje, aby mogła jak najszybciej swobodnie poruszać się po firmie i samodzielnie pracować. Oprócz tego istotne dla nas było ustalenie tempa całego procesu i liczby zaangażowanych w niego osób. Ponadto chcieliśmy utrzymać przy tym nieformalną otoczkę, która będzie oddawała klimat pracy w Objectivity i sprawiała, że nowe osoby od początku będą czuły się u nas bardzo mile widziane. Gotowy proces przedstawiliśmy wszystkim liderom i poprosiliśmy o ewentualne opinie i uwagi. W Objectivity proces induction obejmuje zarówno część ogólną, skierowaną do wszystkich nowych pracowników, jak i dedykowaną poszczególnym stanowiskom (szkolenia techniczne). Są zatem dwie części: pierwsza jest obowiązkowa, drugą należy przeanalizować z liderem i wspólnie zdecydować, na które szkolenia warto pójść. Wszystkie zaś mają na celu szybsze poznanie naszej firmy oraz sposobu, w jaki pracujemy.
Część ogólna to m.in. garść słów o powstaniu firmy, omówienie struktury organizacyjnej, która jest dosyć nietypowa (Guilds&Tribes) oraz tego, w jaki sposób komunikujemy się w firmie. Jeszcze do niedawna pracownicy mieli również spotkanie z szefem firmy, który przyjeżdżał z UK i prowadził kameralne spotkania dotyczące wartości firmy (People, Integrity, Excellence, Agility). Obecnie prowadzi je szefowa działu komunikacji. Każda nowa osoba dostaje również Poradnik Nowego Pracownika. Liczymy, że zebrane w nim informacje ułatwią mu poruszanie się po firmie w pierwszych tygodniach pracy. Oprócz tego każdy nowo zatrudniony przechodzi też przez szereg szkoleń wprowadzających i spotkań, m.in. z Guild Masterami (szefami poszczególnych działów), z Dyrektorem Zarządzającym, który opowiada o firmie i odpowiada na wszelkie (te niewygodne również) pytania, administratorami i przedstawicielami działu komunikacji oraz działu jakości. Myślę, że to, co nas wyróżnia, to zaangażowanie całego kierownictwa firmy (a nie tylko działu HR) w proces onboardingu. Obok takiego powitania ciężko przejść obojętnie!
Czy warto powitać nowego pracownika welcome packiem?
AL: Pewnie że tak! Od około 2 lat wysyłamy spersonalizowane pakiety powitalne do nowych pracowników jeszcze zanim przyjdą do pracy w Objectivity. Wychodzimy z założenia, że dobrego pracodawcę nie poznaje się po tym jak kończy, tylko jak zaczyna ;) Chcemy, aby nasi nowi pracownicy wiedzieli, że przychodzą do miejsca, w którym wszyscy na nich czekają, a pozytywne wrażenie zdobyte podczas procesu rekrutacji to dopiero początek większego, ciekawego doświadczenia, jakim jest praca w Objectivity.
Co zrobić, aby nowa osoba już od początku obecności w firmie systematycznie zapoznawała się z nowymi osobami, procedurami i narzędziami?
AL: Służą temu przeróżne, zarówno zaplanowane jak i spontaniczne, spotkania oraz szkolenia. W Objectivity zapraszamy nowych pracowników na tzw. tour the office. Jest to godzinny spacer po firmie z osobą z działu HR, podczas którego nowo zatrudnieni mają okazję zobaczyć kto gdzie siedzi, poznać osobiście inne zespoły, porozmawiać z interesującymi ich ludźmi itd. Świetną okazją do poznania się są też najzwyczajniej w świecie wspólne posiłki w kuchni oraz dołączenie do kółek zainteresowań tzw. communities – np. piłkarzy, amatorów gier planszowych, specjalistów pogłębiających wiedzę z zakresu automatyzacji testów. Upewniamy się też, że nowa osoba ma wskazanego mentora lub przynajmniej kolegę z zespołu, do którego może zwrócić się z pytaniami. Myślę, że wszyscy tworzymy taką atmosferę w firmie, że nowe osoby szybko się aklimatyzują.
Jeśli chodzi o procedury i narzędzia, to poznawanie ich następuje podczas wspomnianych przeze mnie wcześniej dedykowanych konkretnym stanowiskom szkoleń. Dodatkowo odbywa się to już na bieżąco w ramach pracy w danym zespole. Mentor lub lider wprowadzają nowego pracownika w te tematy.
W każdej firmie panuje inna kultura organizacyjna. W jaki sposób zaznajomić pracownika z niepisanymi zasadami panującymi w naszym miejscu pracy?
AL: To, jak pracujemy, staramy się pokazać już podczas rozmowy rekrutacyjnej. Później nowy pracownik może to już tylko poczuć na własnej skórze :) Mail z zaproszeniem na rozmowę, sama rozmowa, welcome pack, zaproszenie na pierwszy dzień w pracy, całe wdrożenie, a później bliska współpraca z liderem (regularne spotkania „one to one”) i mentorem oraz opieka ze strony HR-u mają na celu pokazanie mu, co jest dla nas ważne, jak pracujemy, jak wzajemnie się traktujemy.
Kiedy możemy powiedzieć, że onboarding jest skuteczny?
AL: Kiedy pracownik pod koniec okresu próbnego nadal lubi przychodzić do pracy :) Gdy czuje się w zespole i firmie swobodnie, posiada informacje, które pozwalają mu na samodzielną pracę oraz wie, gdzie szukać, jeśli czegoś potrzebuje i ma odwagę to zrobić. Najłatwiej sprawdzić to, pytając nowo zatrudnioną osobę o feedback.
W jaki sposób można sprawdzić, czy rzeczywiście przynosi efekty?
AL: W Objectivity robimy to tak, że pod koniec okresu próbnego nowego pracownika przeprowadzamy z nim tzw. ankietę poadaptacyjną. Jest to rozmowa z pracownikiem działu HR, podczas której zadajemy konkretne pytania, aby poznać wrażenia pracownika dotyczące jego pierwszych dni pracy. Opracowana przez nas lista pytań nie jest ściśle zamknięta, a spotkanie ma charakter luźnej rozmowy. Wątki, które są dla nas szczególnie ciekawe lub niepokojące, pogłębiamy kolejnymi pytaniami. Całość zbieramy, analizujemy, spisujemy i omawiamy. Cieszymy się z pozytywnych informacji – umacniają nas one w przekonaniu, że induction zostało dobrze zaplanowane. A jeśli ktokolwiek wskazał obszary do poprawy, wówczas opracowujemy plan działania, aby udoskonalić proces wdrożenia lub po prostu rozwiązać jednorazowy problem. W międzyczasie HRBP zespołu, w którym znalazł się pracownik, zagląda do nowej osoby, pyta co słychać i czuwa nad właściwym przebiegiem wdrożenia. Co jest ważne – proces wdrożeniowy jest ciągle udoskonalany.