To, z czym nadal spotyka się wielu kandydatów po rozmowie kwalifikacyjnej przypomina scenę z filmu ,,Diabeł ubiera się u Prady”, w której Miranda Priestly (Meryl Streep) po kilku pytaniach zadanych ubiegającej się o posadę asystentki Andrei Sachs (Anne Hathaway) rzuca krótkie ,,to wszystko” i charakterystycznym gestem rąk sugeruje jej, że powinna już odejść.
Tymczasem świadomie poszukujący dla siebie odpowiedniego miejsca pracy kandydaci oczekują, że w zamian za poświęcony na spotkanie z rekruterem czas otrzymają od niego coś więcej. Tym czymś jest informacja zwrotna. I nie chodzi tu tylko o formułkę mówiącą, że zdecydowaliśmy się na współpracę z innymi kandydatami, ale przede wszystkim o powód, dla którego tak się stało. Udzielanie informacji zwrotnej (zwłaszcza negatywnej) to jedno z trudniejszych zadań w pracy rekruterów, wymagających od nich profesjonalizmu i taktu.
Tak jak dla adwokatów treść ślubowania o gorliwym i sumiennym wykonywaniu obowiązków zawodowych jest wyznacznikiem ich postawy w codziennej pracy, tak dla rekrutujących udzielanie informacji zwrotnej powinno stać się żelazną zasadą towarzyszącą wykonywaniu ich zawodu. Oto dlaczego:
Informacja zwrotna ma znaczenie
Na początku warto zdać sobie sprawę, że problem udzielania informacji zwrotnej w procesie rekrutacji dotyczy różnych jego etapów (przesłania aplikacji, informacji o zakwalifikowaniu się do etapu spotkań, kolejnego etapu rekrutacji i wreszcie, odrzuceniu). W zależności od tego, w którym momencie rekrutacji jesteśmy, odpowiedź zwrotną możemy przekazywać telefonicznie, mailowo lub osobiście (spotkanie twarzą w twarz lub rozmowa online). Wzorowo przeprowadzona rekrutacja zakłada udzielanie informacji zwrotnej kandydatowi na wszystkich jej etapach, co niewątpliwie sprzyja budowaniu pozytywnych relacji z tymi, którzy zdecydowali się w niej uczestniczyć. Niezależnie od tego, co mamy do zrobienia w zakresie utrzymywania kontaktu z kandydatami w całym procesie rekrutacji, spośród wszystkich informacji, które się w nim pojawiają, najważniejsza jest właśnie ta mówiąca o powodach niezatrudnienia. Do wszystkich aplikujących trafia ona od 42% badanych pracodawców (III Edycja Badania Candidate Experience, Koalicja na rzecz Przyjaznej Rekrutacji, 2015r.).
Z czego składa się informacja zwrotna? Gdybyśmy mieli stworzyć jej szablon, warto uwzględnić:
- element podziękowania za udział w procesie rekrutacji i poświęcony czas,
- powód, dla którego kandydat nie został zatrudniony (lub nie przeszedł do kolejnego etapu),
- pytanie (lub zapewnienie, jeśli pytaliśmy o to na etapie zgód i klauzul) o pozostawienie CV w bazie i możliwości kontaktu w przyszłości,
- zachęcenie do śledzenia zakładki kariera firmy lub/i jej profili w mediach społecznościowych.
Przygotowana w ten sposób odpowiedź, zawierająca konkretne i indywidualne wnioski (z rozbudowanym punktem 2) to w procesie rekrutacji punkt, na który odrzuceni kandydaci czekają z takim samym napięciem, jak zatrudniona osoba na pierwszy dzień nowej pracy. Nie tylko z tego powodu nie warto jej pomijać.
Gdzie ta informacja zwrotna?
Na pytanie, co może wywoływać negatywne wrażenia podczas rozmowy i procesu rekrutacyjnego, 81% kandydatów odpowiedziało, że jest to brak jakiejkolwiek informacji zwrotnej ze strony pracodawcy (III Edycja Badania Candidate Experience, Koalicja na rzecz Przyjaznej Rekrutacji, 2015r.). Skoro mamy jasność, że nieudzielanie odpowiedzi zwrotnej szkodzi wizerunkowi pracodawcy, zastanówmy się, dlaczego rekrutujący nie zawsze podejmują się dopełnienia tego kroku, który niczym wisienka na torcie, powinien zdobić udaną (i porządnie przeprowadzoną) rekrutację.
Jednym z powodów może być obawa co do reakcji kandydata, któremu ujawnimy powody odrzucenia jego aplikacji, a więc wskażemy elementy, które zadecydowały o tym, że tym razem jednak czegoś mu zabrakło. Kluczem do sukcesu w tym obszarze jest przede wszystkim stworzenie odpowiedniej przestrzeni do rozmowy, a także rzeczowe i merytoryczne zbudowanie przekazywanego komunikatu wraz z odpowiednią argumentacją podjętych decyzji. Niewątpliwie jest to działanie wymagające od rekrutujących dodatkowego zaangażowania i czasu, a to w połączeniu z obawą, że mimo podjętego wysiłku możemy zostać źle zrozumiani, skutkuje albo całkowitym odejściem od udzielania informacji zwrotnych w firmie, albo robienia tego w sposób uniwersalny, przy użyciu formułek, które słyszeliśmy już w życiu przynajmniej raz.
Z drugiej strony, udzielanie informacji zwrotnej świadczy o dojrzałości organizacji, z którą zetknął się kandydat oraz jej dbałością o tych, którzy (nawet chwilowo) znajdują się w jej otoczeniu. Jest też niesamowicie silnym narzędziem, z którym nasz kandydat, w przypadku zatrudnienia, wielokrotnie spotka się również w codziennej pracy, co oznaczałoby, że na podstawie kontaktów z działem HR podczas rekrutacji wyrobi on sobie opinię na temat funkcjonowania pewnych procesów w całej firmie. Dobrze potraktowany podczas rekrutacji kandydat (a nie sposób o takim mówić bez zamknięcia rekrutacji informacją zwrotną) nawet, jeśli ostatecznie nie zostanie pracownikiem firmy, prawdopodobnie stanie się ambasadorem naszej marki w swoim środowisku, chętniej sięgnie po oferowane przez nią produkty lub zwyczajnie sprawdzi w przyszłości, czy pojawiły się dla niego nowe oferty pracy.
Nie bierz przykładu z Python’ów
W jednym ze skeczy Monty Pythona pracownik biorący udział w stresującej rozmowie rekrutacyjnej na jej zakończenie dowiaduje się, że na to stanowisko wolnych miejsc nie ma już od kilku tygodni. Można powiedzieć, że praktycznie analogiczna sytuacja ma miejsce, gdy zniecierpliwiony kandydat, który nie otrzymał odpowiedzi zwrotnej na czas (lub nie otrzymał jej wcale), w końcu podejmuje inicjatywę i sam pyta rekrutera, czy wiadomo już coś w sprawie jego kandydatury, po czym dowiaduje się, że proces rekrutacji już dawno się zakończył, a on po prostu nadal nic o tym nie wie.
Proces rekrutacji to dla każdej firmy niepowtarzalna szansa na budowanie relacji z kandydatami. W pogoni za coraz nowszymi narzędziami i ciekawszymi kampaniami zastanówmy się, czy na pewno wywiązujemy się z podstawowych zobowiązań wobec tych, którzy tak samo jak my poświęcają w procesie rekrutacji swój czas i energię?