W kolejnej Scenie HR Katarzyna Bodziony z firmy Infolet opowiada o budowaniu zaangażowania pracowników, roli działu HR w tym procesie i mierzeniu jego efektów.
Katarzyna Bodziony – Business Development and Recruitment Manager w Infolet, firmie outsourcingowej z branży IT. Absolwentka UJ i AGH. Zarządza projektami rekrutacyjnymi współpracując z wykwalifikowanym zespołem Specjalistów ds. Rekrutacji. Nawiązuje i utrzymuje relacje z partnerami biznesowymi. Od 2013 roku wspiera działania Fundacji Infolet – młodzi w IT angażując się w organizowane eventy.
Od czego zacząć budowanie zaangażowania pracowników?
KB: W literaturze zaangażowaniem określana jest miara siły związku pracownika z firmą, która przekłada się na przywiązanie pracownika do organizacji, jego efektywność czy wewnętrzną motywację do pracy. Budowanie zaangażowania pracowników dobrze byłoby zatem rozpocząć od określenia, co dla naszej organizacji oznacza zaangażowany pracownik. Stwórzmy sobie portret pracownika zaangażowanego, opiszmy jego postawy, zachowania, podejmowane działania. Trudno jest budować zaangażowanie w zespole nie wiedząc, do czego dążymy. Nie możemy też zapominać, że miara zaangażowania pracowników może się różnić w poszczególnych branżach i organizacjach. Jeżeli pytanie brzmiałoby, od kiedy zacząć budowanie zaangażowania pracowników, odpowiedziałabym, że nawet nie od pierwszego dnia pracy, ale od początku prowadzonego przez naszą organizację procesu rekrutacji.
W jaki sposób zidentyfikować, jaka metoda budowania zaangażowania będzie najlepsza dla zespołu?
KB: Kiedy już określimy, że chcemy pracować nad zaangażowaniem zespołu, dobrze jest rozpoznać, jaka metoda będzie w naszym zespole najbardziej efektywna, czyli co w tym obszarze najlepiej zadziała. Musimy dowiedzieć się, czego najbardziej brakuje naszemu zespołowi, co może być przyczyną biernej postawy czy zniechęcenia. Być może to brak kontaktu z bezpośrednim przełożonym, kiepska atmosfera w zespole, nierozumienie celu własnego stanowiska i wykonywanych zadań? W wielu firmach funkcjonują cykliczne badania zaangażowania i satysfakcji pracowniczej, które mogą odpowiedzieć na takie pytanie. W mniejszych zespołach świetnie sprawdzą się samodzielnie przygotowane anonimowe ankiety zawierające kilka pytań czy też zwykła rozmowa z pracownikiem o jego potrzebach i odczuciach. Samo podejście pracowników do takiego badania czy rozmowy powie nam wiele na temat jego zaangażowania i obszarów, które wymagają usprawnienia w firmie.
Jakie są metody budowania zaangażowania wśród pracowników?
KB: Słysząc o metodach budowania zaangażowania, często myślimy o skomplikowanych i drogich rozwiązaniach, na które na pewno nie będzie nas stać. Tymczasem wielkie zaangażowanie można zbudować małymi krokami, na dodatek zupełnie bezkosztowo. Na początek warto pomyśleć o tym, jak moglibyśmy opisać kulturę organizacji, w której pracujemy. Czy możemy wskazać jakieś wyróżniki? Warto przeanalizować, czy pracownicy znają misję i wartości firmy wiedząc, że chętniej i efektywniej pracuje się w organizacjach, z których wartościami się utożsamiamy. Środowisko sprzyjające zaangażowaniu to środowisko, które się wspiera, wzajemnie sobie ufa i wspólnie dąży do wyznaczonych celów. Pracownicy mający poczucie, że w trudnych sytuacjach będą mieli wsparcie menedżera i współpracowników, chętniej angażują się w nawet bardzo trudne zadania.
To, co w budowaniu zaangażowania ma ogromną wartość, to informacja. Nie sposób wyobrazić sobie budowanie zaangażowania wśród zespołu, któremu ogranicza się dostęp do informacji. To właśnie bezpośrednie spotkania okazują się być najbardziej efektywnymi narzędziami budowania zaangażowania wśród pracowników. Informacja przekazywana bezpośrednio od menedżera oraz zbierana od zespołu daje możliwość zrozumienia aktualnej sytuacji. O informacji możemy mówić również w kategorii jasno określonych celów oraz udzielania informacji zwrotnej – nie tylko negatywnej, ale tez pozytywnej, wtedy gdy wszystko idzie dobrze. W budowaniu zaangażowania ważna jest też komunikacja działająca w dwóch kierunkach: menedżer nie tylko mówi, ale też słucha, buduje w pracownikach poczucie sprawstwa i możliwości wpływu na omawiane problemy. Posiadając w zespole specjalistów, którzy są najbliżej runku i klientów, warto słuchać ich propozycji i pomysłów dotyczących usprawnień. Wykorzystując dobre rozwiązania, wdrażając je i dodatkowo doceniając powodujemy, że pracownicy wiedzą, że mają realny wpływ na kształt swojej pracy. Innowacyjne pomysły – wdrożone czy też nie, zawsze powinny być traktowane z szacunkiem. Są one świadectwem tego, że pracownik myśli o swojej pracy i jej efektach. Budowanie w pracownikach świadomości, że ich praca jest częścią sukcesu firmy, również wpływa na ich zaangażowanie.
Jaka jest rola działu HR oraz managera zespołu w budowaniu zaangażowania?
KB: Działy HR – świadome konieczności posiadania zaangażowanych zespołów – powinny dzielić się wiedzą z menedżerami. Rolą HR jest wsparcie menedżerów w rozpoznaniu problemu, doborze i wdrożeniu metod budowania zaangażowania. HR często jest inicjatorem i organizatorem badań zaangażowania i satysfakcji, pomaga opracować ankiety, wyniki badań. Menedżer – jeżeli oczekuje zaangażowania od swoich pracowników, sam powinien być w pełni zaangażowany w bieżącą pracę i obowiązki. Przykład idzie z góry, menedżerowie powinni dać odczuć swoim pracownikom, że im zależy na efektach pracy. Dodatkowo stała komunikacja, udzielanie informacji zwrotnej, pewność pracownika, że zostanie wysłuchany, dostrzeganie jego starań i pracy oraz wyrażanie aprobaty czy świętowanie sukcesów to bardzo znaczące czynniki budujące zaangażowanie.
Jak sprawdzić, czy nasze działania w tym zakresie się sprawdzają?
KB: Musimy pamiętać, ze nie będziemy w stanie tego zweryfikować, jeżeli na początku nie ustalimy, co określi nam poziom zaangażowania pracownika. Oprócz okresowych badań satysfakcji i zaangażowania, warto poświęcać czas na rozmowy i spotkania z pracownikami, tak by omówić bieżące sprawy. Zmianę dostrzeżemy też w ilości zgłaszanych pomysłów czy otwartości pracowników, którzy chcą być autorami innowacji i zmian. Zachęcając pracowników do mówienia, musimy pamiętać, że niesie to ze sobą obowiązek wysłuchania i pochylenia się nad ich pomysłami. Inaczej zespół bardzo szybko dostrzeże nieszczerość zamiarów i przestanie się angażować.
W jaki sposób wzrost zaangażowania przełoży się na pracę zespołu i poszczególnych osób?
KB: Zaangażowani pracownicy po prostu pracują lepiej. Rozumieją cel swojego stanowiska i wiedzą, że ich praca ma przełożenie na wynik firmy. Mając poczucie wpływu na kształt swojej pracy i pewność, że zostaną wysłuchani. Proponują rozwiązania, które usprawniają procesy i przynoszą korzyści finansowe. Zaufanie, jakim darzą się wzajemnie oraz pewność, że w trudnej sytuacji otrzymają wsparcie powoduje, że chętniej biorą na siebie odpowiedzialność za powierzone zadania. Wiedzą, że ich praca ma wartość i znaczenie w kontekście sukcesu całej firmy.