Firmowy handbook tajną bronią w employer brandingu |

Zatrudnianie właściwych ludzi na właściwe stanowiska to jedna z najważniejszych rzeczy na świecie. Niezależnie od branży nie jest to łatwe zadanie – wręcz przeciwnie. Jest jednak coś, co może wzmocnić Twoje działania HRowe oraz korzystnie wpłynąć na odbiór przedsiębiorstwa przez potencjalnych kandydatów: firmowy handbook.

Co to jest firmowy handbook

W telegraficznym skrócie: handbook jest wewnętrznym dokumentem firmy, którego podstawowym zadaniem jest oswojenie i zapoznanie nowego pracownika z realiami w niej panującymi. Na swoich łamach omawia zasady oraz kulturę pracy w danym miejscu. I chociaż to jego najbardziwej eksponowana funkcja, to nie jedyna ani najważniejsza. O pozostałych napiszę za chwilę.

Sama idea firmowego handbooka jest doskonale znana na świecie. Pomysł ten rozpropagowała amerykańska firma Valve, która w 2012 roku wydała pierwszą edycję kultowego już „Valve: Handbook For New Employees”. Świetnie ilustrowany i będący doskonałą inspiracją PDF, opowiada o „płaskiej kulturze organizacji pracy”, jaka panuje u komputerowego giganta. Jako czytelnik znad Wisły daleko mi do traktowania tego podręcznika jako zwykłej ciekawostki z jednego prostego względu.

Handbook Valve opowiada o tym, jak pracuje się w firmie, która co roku generuje stale rosnące zyski i tworzy innowacyjne produkty na bardzo agresywnym rynku gier komputerowych, a na dodatek zatrudnia najlepszych z najlepszych.

Na Zachodzie to nic nadzwyczajnego… a nad Wisłą?

Pierwsza myśl po lekturze nakazała mi stwierdzić, że Valve to niesamowite miejsce. Transparentność procedur oraz procesów rekrutacyjnych, brak hierarchicznej struktury organizacyjnej, partnerstwo w relacjach między podwładnymi a przełożonymi – „płaski świat”. Handbook prezentuje obraz firmy, w której każdy chciałby pracować. „Kupiłem” ich wizję oraz sposób podchodzenia do biznesu i zatrudniania ludzi.

Na Zachodzie wykorzystanie handbooka do komunikacji z pracownikami to nic nadzwyczajnego. Tego typu dokumenty posiadają zarówno największe korporacje, jak i mniejsze firmy. Poniżej znajdziesz listę kilku przykładowych przedsiębiorstw, które pośród swoich dokumentów mają handbooka.

Po przeczytaniu „Valve: Handbook For New Employees” zacząłem się zastanawiać nad tym, dlaczego temat ten praktycznie nie istnieje w świadomości polskich przedsiębiorców. Nie znalazłem logicznego wytłumaczenia tej sytuacji, bo przecież nie brakuje u nas organizacji, które mogłyby pochwalić się swoją kulturą pracy.

A ponieważ sam jestem częścią firmy, która śmiało może komunikować światu, jak się w niej pracuje, postanowiłem stworzyć własną wersję handbooka. Tak oto powstał „Podręcznik Dev Knighta”.

Dlaczego warto mieć własnego handbooka pośród firmowych dokumentów? Oto kilka powodów.

Wzmocnij swoje procesy onboardingowe

W swoim dotychczasowym życiu zawodowym miałem okazję pracować w kilkunastu firmach i w większości z nich pierwszego dnia czułem się jak piąte koło u wozu. Rzadko kiedy ktoś był gotów poświęcić dla mnie swój czas, żeby opowiedzieć mi o miejscu, w którym się znalazłem oraz o zasadach w nim panujących. Jeżeli wiesz, że w Twojej firmie procesy onboardingowe również nie należą do najlepszych, to posiadanie handbooka znacznie je wzmocni.

„Podręcznik Dev Knighta” jest wyjątkowym dokumentem, ponieważ w jasny sposób przekazuje nowemu pracownikowi najważniejsze informacje o przedsiębiorstwie, w którym właśnie został zatrudniony. Pomoc w zaaklimatyzowaniu się w firmie jest najbardziej eksponowaną funkcją handbooka. Stworzenie tego dokumentu było świetną okazją do tego, żeby odejść od nudnych procedur. W firmie panuje silny duch myślenia wizualnego, więc zdecydowaliśmy się zastąpić tradycyjne regulaminy infografikami, a te umieścić na kartach „Podręcznika” oraz na ścianach korytarzy.

Dev Knight dowiaduje się też z „Podręcznika”, co czeka go w pierwszym miesiącu pracy oraz dostaje jasne wskazówki w jaki sposób ma komunikować problemy, z którymi nie może sobie poradzić lub do kogo zwrócić się o pomoc. Wszystko po to, żeby praca w firmie była maksymalnie przyjemna i efektywna dla nowego pracownika.

Pokaż swoją kulturę pracy

Zawsze wiedzieliśmy, że panuje u nas specyficzna (czyt. przyjazna) kultura pracy. Zespół działający w myśl zasady „czterech Muszkieterów” jest jednym z naszych najsilniejszych atutów, ale nie mieliśmy nigdy pomysłu jak pokazać to komuś z zewnątrz. Handbook był strzałem w dziesiątkę. Sam proces tworzenia „Podręcznika” był też doskonałym momentem na refleksję.

Pisząc go zadawałem sobie ciągle różne pytania: Jak się u nas pracuje? Co nas wyróżnia? Dlaczego warto tu być? W czym jesteśmy najlepsi? Większość odpowiedzi na te pytania zawarłem na kartach „Podręcznika”, ale wiem też, że wielu tematów (jeszcze) nie poruszyłem. Ostatecznie dzięki temu dokumentowi udało się stworzyć spójną wizję tego, jak się u nas pracuje, a każdy, kto sięgnie po „Podręcznik Dev Knighta” będzie mógł się przekonać o kulturze pracy w firmie.

To, w jaki sposób przedsiębiorstwo przedstawi swoją kulturę pracy zależy tylko od wyobraźni ludzi mających przygotować handbook. My skupiliśmy się na 4 zasadach eEngine oraz podejściu Agile (ludzie ponad procesy!), ale np. w Zappos najważniejsze są wartości, a w Google „dziesięć prawd”. A co wyróżnia Ciebie i kulturę pracy w Twojej organizacji? Jeżeli znasz odpowiedź na to pytanie, to właśnie dlatego warto mieć w swoich dokumentach firmowych handbooka. Szczególnie, jeśli masz się czym pochwalić, a nie do końca wiesz, jak to zrobić.

Zbuduj silną markę swojej firmy

Dzisiaj dużo mówi się o tym, jak ważne jest budowanie silnej, rozpoznawalnej i dobrze kojarzącej się marki firmy. Nigdzie jednak nie spotkałem się ze stwierdzeniem, że firmowy handbook może być jednym z elementów składających się na ten czynnik. Chyba jeszcze mało kto dostrzega potencjał tego dokumentu, co jest oczywiście błędem. Dlaczego?

Po pierwsze, mało kto takowy posiada. Po drugie, jeszcze mniej firm ma dobrze napisanego handbooka. Nie muszę Cię chyba przekonywać, że to świetny element wyróżniający Twoją markę na rynku. Szczególnie, gdy kandydat prześwietla firmę i szuka powodów, dla których miałby skorzystać z Twojej oferty pracy.

Będąc właścicielem kilkudziesięcioosobowej firmy, konkurując z wielkimi korporacjami powinieneś szukać nowych sposobów na ściąganie do siebie odpowiednich ludzi na odpowiednie stanowiska. Szczególnie, że np. w branży IT występuje coraz mniejsza konkurencja o klienta, a zaczęła się walka o pracownika. Korporacje działające w Polsce również powinny szukać innowacyjnych pomysłów na rekrutowanie pracowników.

W sprzedaży odpowiedzialni za targety nie są tylko handlowcy. To samo dotyczy rekrutacji. Sposób, w jaki zaprezentujesz przedsiębiorstwo na zewnątrz będzie miało istotny wpływ na to, jacy kandydaci zainteresują się Twoją ofertą. Rekrutacja to nie tylko dział HR. Rekrutujesz całą firmą, więc zadbaj o to, żebyś miał asa w rękawie, który wyróżni Cię i sprawi, że potencjalny kandydat świadomie wybierze właśnie Ciebie. Tym asem może być właśnie handbook.

Wesprzyj swój dział HR

Nieważne, w jakiej branży pracujesz. Wszystkie rządzą się swoimi realiami i w każdej trudno znaleźć odpowiedniego pracownika. Często potencjalny kandydat ma do wyboru kilka ofert. O tym, czy zdecyduje się właśnie na Twoją mogą zdecydować drobne, ale istotne rzeczy. Zarobki, realizowane projekty, atmosfera w firmie, wykorzystywane technologie, portfolio klientów czy nawet czas dojazdu. Przekuj te elementy w swoje atuty i chwal się nimi przed kandydatami.

Wszystko, co wyróżnia Twoją firmę i co mogłoby zainteresować potencjalnego pracownika możesz, a nawet powinieneś zamieścić w swoim handbooku i wykorzystywać go aktywnie przy procesach rekrutacyjnych. Sami tak robimy i zdaje to egzamin. Dodatkowo w „Podręczniku Dev Knighta” zamieściliśmy główne zasady opisujące nasze podejście do HR oraz informacje o programie headhunterskim, prowadzonym wewnątrz firmy. To kolejny argument dla potencjalnego kandydata za tym, żeby wybrał właśnie nas.

Handbook nie rozwiązuje wszystkich problemów. Jest na tyle unikatowy, że Twój wymarzony pracownik, po zapoznaniu się z nim, dwa razy zastanowi się nad wyborem konkurencyjnej oferty.

Krótki poradnik jak stworzyć firmowy handbook

To, jakie informacje będzie przekazywał handbook nowemu pracownikowi zależy od wielu czynników. Inny podręcznik będzie posiadała wielka korporacja finansowa, a jeszcze inny kilkudziesięcioosobowa firma IT. Dlatego nigdy nie spotkacie dwóch takich samych podręczników. Niektóre z nich będą bardzo formalne (np. Sodexo), inne będą koncentrować się na tym, żeby obok kwestii merytorycznych pobudzać też artystyczne zmysły (np. Zappos, Valve, eEngine).

Przy projektowaniu własnego handbooka musisz pamiętać o kilku kluczowych elementach.

Co Was wyróżnia?

Odpowiedz najpierw na to pytanie, zanim zabierzesz się za prace nad własnym podręcznikiem. Określ charakterystyczne cechy firmy, które będziecie chcieli wyeksponować. Nie próbuj tworzyć obrazu przedsiębiorstwa pod handbook. Opisz swoją organizację taką, jaka jest, a nie jaką chciałbyś ją widzieć. Jeżeli rozminiesz się z rzeczywistością, nowy pracownik bardzo szybko wyczuje fałsz.

Określ konkretnie, co chcesz zawrzeć w swoim handbooku

Nasza wersja handbooka powstawała na przestrzeni pięciu miesięcy. Moglibyśmy tworzyć ten dokument znacznie dłużej, a to wszystko ze względu na jego nieskończony aspekt. Finalna wersja była wielokrotnie zmieniana oraz poprawiana. Dotyczy to zarówno tekstów, jak i grafiki. Wszystko przez to, że do firmowego podręcznika zawsze można dopisać coś nowego, bawić się konwencją i w zasadzie nigdy nie można uznać, że jest on skończony.

Dlatego pisząc handbooka zapomnij o tym, że będzie on idealny. Określ konkretnie te elementy, które muszą się znaleźć w jego pierwszej edycji i skup się tylko na nich. W trakcie tworzenia będą pojawiać się nowe pomysły. To samo dotyczy informacji zwrotnych od czytelników (nie tylko pracowników i kandydatów). Zawsze znajdzie się ktoś, kto powie Ci, że czegoś brakuje. Gromadź wszystkie uwagi do przyszłych wydań podręcznika. Jeżeli napiszesz go dobrze, na pewno będą następne.

W trakcie tworzenia niech przyświeca Ci myśl: *Better is done than perfect.*

Pisz zwinnie

Firmowy handbook jest dokumentem dosyć złożonym w swojej treści, jaki i kompozycji. Z jednej strony powinien być pełen merytorycznych zagadnień, a z drugiej warto napisać go tak, żeby lektura zaciekawiła czytelnika. Dochodzi jeszcze kwestia oprawy graficznej, która powinna być spójna z kolorystyką i stylem całej organizacji. To wszystko sprawia, że napisanie kilkudziesięciostronicowego podręcznika jest prawdziwym wyzwaniem. Handbook należy tworzyć ze świadomością, że cały proces może zająć minimum kilka miesięcy. Warto zatem podzielić prace nad nim na etapy.

W przypadku „Podręcznika Dev Knighta” wyglądało to następująco. Przez pierwsze trzy miesiące tworzyłem koncepcję całości, zastanawiałem się nad treściami oraz zbierałem informacje od współpracowników. Dopiero, gdy miałem już przygotowane większość tekstów zajęliśmy się opracowywaniem projektu graficznego handbooka. Sam „Podręcznik” składa się z krótkich rozdziałów. Każdy z nich był projektowany osobno i dopiero po zatwierdzeniu ostatecznego wyglądu i zawartych w nim treści tworzyliśmy kolejne. Na tym etapie prac ściśle współpracowało ze sobą kilka osób: autor, konsultanci projektu oraz grafik.

Brian Tracy, guru zarządzania oraz sprzedaży, radzi, żeby do dużych zadań podchodzić jak do żaby i „zjadać” je po kawałku. Koniecznie zrób tak samo w przypadku własnego handbooka.

Zadbaj o efekt synergii

„Podręcznik Dev Knighta” nigdy nie powstałby w obecnej formie, gdyby od A do Z przygotowywała go tylko jedna osoba. Dlatego decydując się na stworzenie własnej wersji handbooka zadbaj o to, żeby zaangażować do pracy nad nim niewielki zespół. Tak jak wspomniałem, w naszym przypadku był to autor, konsultanci projektu oraz grafik.

Team dobierz w taki sposób, żeby połączenie pracy Twoich ludzi dało efekt synergii (2+2=5). Za stworzeniem podręcznika muszą stać pracownicy, którzy nie boją się zadawać pytań, a informacje zwrotne przekuwają w konkretne poprawki i zmiany w projekcie. To bardzo podstawowe założenia, ale jakże potrzebne przy pisaniu handbooka.

Weź sprawy w swoje ręce

Co sądzisz o idei handbooka? Jak widzisz temat jest złożony, ale wydaje mi się, że wart propagowania w Polsce. Szczególnie dlatego, że funkcjonuje u nas wiele firm, które w ten sposób mogłyby pochwalić się swoją kulturą pracy i budować własną markę.

„Podręcznik Dev Knighta” możesz pobrać stąd. Niech będzie inspiracją dla Ciebie do stworzenia własnej wersji firmowego handbooka. Sam służę pomocą i radą.

Mam nadzieję, że przekonałem Cię do tego pomysłu.

Powodzenia!