Jak powinni działać rekruterzy aby aktywnie wpłynąć na Candidate Experience i zadbać o pozytywne doświadczenia kandydatów w kontakcie z firmą?
Aby znaleźć odpowiedź na to pytanie wystarczy postawić się na miejscu kandydata. Tylko tyle i aż tyle. Osoba poszukująca pracy chce być zauważona, oczekuje interakcji, poważnego traktowania i podejścia do niej w indywidualny sposób. Jest to łatwiejsze (choć jak się okazuje, nie zawsze oczywiste) na dalszych etapach rekrutacji, gdy wybrana i niewielka pula kandydatów jest już po rozmowie z rekruterem. Trudniej sprostać tym oczekiwaniom na pierwszym etapie rekrutacji, czyli tuż po otrzymaniu przez firmę aplikacji.
Na niektóre oferty pracy odpowiadają setki osób i nie ma możliwości, aby z każdą z nich porozmawiać. Ważna jest jednak reakcja, czyli sygnał dany kandydatowi, że jego aplikacja dotarła, została przyjęta i nie wpadła do bazy bez echa. Została przecież zweryfikowana, wstępnie oceniona i sklasyfikowana. Warto o tym kandydata poinformować. Pomocą mogą służyć ustawienia automatycznych odpowiedzi w programie pocztowym. Takie rozwiązanie pozwala na szybkie poinformowanie adresata o statusie aplikacji, bez pozostawiania go w niepewności. Jest to co prawda mało spersonalizowane działanie, ale lepsza jest taka reakcja niż jej brak.
Potwierdzają to również przeprowadzone niedawno przez eRecruitment Solutions pierwsze w Polsce badania Candidate Experience i przygotowany na podstawie ich wyników raport „Kandydaci wymagający, pracodawcy za mało przyjaźni”. Spośród przeszło 4000 przebadanych kandydatów:
- 77% zadeklarowało, że najważniejsza jest dla nich informacja zwrotna na temat statusu ich aplikacji oraz etapu prowadzonej rekrutacji . To nie koniec jeśli chodzi o potrzebę komunikacji;
- 77% kandydatów uważa, że pracodawca powinien informować osobę aplikującą o powodach, dla których nie została przyjęta do pracy.
W badaniu wypowiedzieli się również pracodawcy, reprezentowani przez 554 osoby zajmujące się w firmach rekrutacją.
- 73% z nich uważa, że dba o relacje z kandydatami, ale równocześnie tylko 45% deklaruje, że zawsze wysyła potwierdzenie otrzymania aplikacji;
- Jedynie 23% firm wysyła do wszystkich kandydatów informacje o przebiegu rekrutacji.
Słabym pocieszeniem jest fakt, że na zachodzie wcale nie jest lepiej. Według badań CareerBuilder opublikowanych w 2013 roku 75% z prawie 4000 przebadanych kandydatów nigdy nie dostało informacji zwrotnej od pracodawcy. Wyniki są tym bardziej smutne, że w tym samym badaniu aż 82% kandydatów zadeklarowało, że właśnie takiej informacji oczekuje.
Zacznijmy więc budowanie Candidate Experience od komunikacji z kandydatami i udzielania im informacji zwrotnej. Jak działać, żeby uzyskać pozytywny efekt?
Jak najszybciej
Czyli zaraz po otrzymaniu aplikacji. Możemy wcześniej ustawić automatyczne powiadomienie potwierdzające otrzymanie aplikacji. Warto również umieścić w ogłoszeniu informację o przewidywanym czasie jaki dajemy sobie na analizę spływających zgłoszeń i kolejnych etapach, które ewentualnie czekają kandydata. To niewiele, ale z punktu widzenia osoby aplikującej może być to rozwiązanie satysfakcjonujące. Z perspektywy rekrutera jest zaś realne do zrealizowania.
Co w sytuacji gdy pojedynczy kandydaci przesyłają CV z informacją, że poszukują pracy, ale nie odnoszą się do żadnego konkretnego ogłoszenia? Tutaj obowiązuje ta sama zasada – trzeba przygotować wiadomość z podziękowaniem i informacją kiedy kandydat może spodziewać się kolejnego kontaktu. Powinniśmy również wygospodarować czas na przeanalizowanie aplikacji i jeśli nie wpisuje się ona w żadne aktualne ani planowane procesy rekrutacyjne, to warto w rozmowie z kandydatem lub mailowo odnieść się do przesłanego dokumentu. Czasem wystarczy krótka informacja o prowadzonych procesach, innym razem może to być krótki komentarz do CV lub zasugerowanie działań, które kandydat może podjąć, aby zwiększyć swoje możliwości na rynku pracy.
W sytuacji gdy kandydat bierze już udział w naszym procesie rekrutacyjnym i odbył z nami spotkanie, wracamy do niego z informacją zwrotną od razu, jak tylko ją otrzymamy i nie później niż w zapowiedzianym wcześniej terminie.
Terminowo
Ważne jest określenie czasu naszej reakcji i jego dotrzymanie – niezależnie czy jest to automatyczna informacja w odpowiedzi na przesłane przez kandydata CV, czy też ustnie uzgodniony termin kontaktu po spotkaniu. Jeśli nie mamy wiążących informacji – dajemy kandydatowi sygnał o dłuższym oczekiwaniu na decyzje. Pozwoli mu to zaplanować działania związane z pozostałymi procesami, w których bierze udział.
Po ludzku
Nie możemy zapominać o tym, że po drugiej stronie jest człowiek. Proces starania się o pracę, etap zmian i poszukiwań jest sam w sobie wystarczająco stresujący. Rolą rekrutera jest przeprowadzić kandydata przez wszystkie etapy w sposób jak najbardziej sprawny i profesjonalny, co nie oznacza braku empatii. Jest ona potrzebna szczególnie w sytuacji przekazywania kandydatowi informacji dla niego negatywnych. Jest to tym trudniejsze, im dalej doszedł w kolejnych etapach rozmów. Czasem do samego ich końca jest jedną z kilku osób, które są brane pod uwagę przy obsadzeniu stanowiska i warto, żeby dostał na ten temat informację.
Kandydat czasem okazuje swoje niezadowolenie z ostatecznych decyzji wykluczających go z dalszej rekrutacji i ma do tego prawo. Gdy to zrozumiemy, będzie nam łatwiej uniknąć nieporozumień. Kandydata zaś będzie miał poczucie, że kontakt nie zostaje zerwany wraz z zakończeniem tej jednej konkretnej rekrutacji i wkrótce możemy zwrócić się do niego z inną propozycją.
Szczerze i konstruktywnie
Każdej osobie, która poświęca swój czas na odpowiedź na naszą ofertę, udział w rozmowach, testach i kolejnych etapach, należy się szczera informacja i podziękowanie za zaangażowanie. Informacja, jaką możemy ofiarować w takiej sytuacji kandydatowi musi być przemyślana i odnosić się do faktycznych przyczyn, które zaważyły na takiej a nie innej decyzji. Powinna również bazować na konkretnych wymaganiach dla danego stanowiska i odnoszących się do nich informacjach uzyskanych od kandydata. Taka informacja powinna zawierać przydatne elementy np. wskazówki co do działań, jakie kandydat może podjąć aby podnieść swoje kompetencje przy staraniu się o podobne stanowisko lub przy ponownym kontakcie z tą samą firmą.
Jak SWOT
Informacja zwrotna powinna odnosić się do silnych stron kandydata, jak i wskazać na te aspekty jego doświadczenia, czy umiejętności „miękkie”, których zabrakło. Wartością dodaną będzie również podzielenie się z kandydatem swoją wiedzą na temat rynku pracy, możliwości jakie jeszcze daje, ale też trudności, jakie ze sobą niesie i na które kandydat powinien się przygotować.
Dwukierunkowo
Rekruterzy zbyt rzadko pytają kandydata o jego odczucia wyniesione z procesu rekrutacji. Mówię to niestety również w oparciu o własnego doświadczenia. Jeśli już wykazujemy aktywność i udzielamy feedbacku, to jest on najczęściej jednostronny. Pamiętając o Candidate Experience warto myśleć o stworzeniu kandydatowi przestrzeni do wypowiedzenia się. Możliwość udzielenia uwag i wskazówek na temat procesu rekrutacji na pewno zostanie przez kandydata odebrana pozytywnie i da mu należne poczucie partnerstwa w procesie, na który poświęcił swój czas. My zaś zyskamy bezcenne wskazówki na temat sposobów, w jaki możemy udoskonalać naszą pracę.
Znaczenie Candidate Experience rośnie, a jednocześnie poziom dbałości rekruterów o wrażenia i opinie kandydatów wciąż pozostawia wiele do życzenia. Warto zatem dbać o komunikację z naszymi kandydatami, szanować ich czas oraz wsłuchiwać się w ich potrzeby. Wychodźmy naprzeciw tym potrzebom, bo są bardzo czytelne i niewygórowane. W zamian nie tylko pozyskamy z rynku najlepszych specjalistów, ale też umocnimy nasz wizerunek pracodawcy.