Właściwie masz już za sobą cały proces rekrutacyjny – wyliczanie kosztów, tworzenie profilu, wybór źródeł kandydatów, dobór narzędzi ich poszukiwania i selekcję zgłoszeń. Teraz czas na wyjątkowo ważną część rekrutacji, czyli rozmowę kwalifikacyjną. Z dzisiejszej lekcji dowiesz się, jak skutecznie ją przeprowadzić, o czym pamiętać i jakich błędów unikać. W końcu to nie tylko kandydat ma zrobić na tobie dobre wrażenie, ale również Ty na nim.
Plan lekcji:
- Przygotowanie do rozmowy.
- Wprowadzenie kandydata.
- Przedstawienie firmy i stanowiska.
- Właściwa rozmowa.
- Zadania.
- Czas dla kandydata.
- Najczęstsze błędy rekruterów.
- Podsumwoanie.
Zanim wprowadzimy cię w tajniki przeprowadzania udanej rozmowy kwalifikacyjnej, warto zaznaczyć, że nie będzie to tylko test kompetencji kandydata, ale również Twoich. Pracownik działu HR nie powinien mieć problemu z profesjonalnym przeprowadzeniem takiego interview, podobnie jak dyrektor, który wie, jakiego pracownika chce pozyskać. Skuteczna rozmowa kwalifikacyjna to mniejsze ryzyko kosztownej pomyłki rekrutacyjnej i ważny element employer branding.
 |
PORADA |
Pamiętaj również, że jest to etap rekrutacji, w którym osoby przychodzące na spotkanie to wyselekcjonowani spośród wielu zgłoszeń kandydaci o określonych kwalifikacjach i doświadczeniu. Weź pod uwagę to, że będą oni, tak jak Ty, przygotowani do rozmowy i wiedzą, jakich pytań mogą się spodziewać. Postaraj się więc jak najdokładniej przygotować i pomyśleć o nieszablonowym przeprowadzeniu takiej rozmowy. Zaskoczenie i spontaniczne odpowiedzi najlepiej pokażą kompetencje kandydata i jego umiejętność radzenia sobie w różnych sytuacjach.
Przygotowanie do rozmowy
Z pewnością już na etapie selekcji kandydatów dokładnie poznasz treść ich podań. Nie zaszkodzi jednak raz jeszcze się im przyjrzeć. Zaznacz punkty, które interesują Cię najbardziej i o które chciałbyś dopytać, bo budzą Twoje wątpliwości (np. częsta zmiana pracodawcy). Zaplanuj również strukturę i przebieg takiej rozmowy. Dzięki temu można wyliczyć, ile czasu zajmie Ci spotkanie z jednym kandydatem. Konkretny plan pozwoli płynnie przechodzić do kolejnych części rozmowy.
Wypisz pytania, które chcesz zadać kandydatowi i zadania, jakie dasz mu do rozwiązania w trakcie spotkania. Nie ucz się ich na pamięć, ale trzymaj pod ręką w razie potrzeby. Jeśli kandydat okaże się ciekawym rozmówcą, raczej nie trzeba będzie co chwilę zaglądać do kartki. Rób notatki, wypisuj za i przeciw w trakcie rozmowy, bo to ułatwi Ci później podjęcie decyzji, a z pewnością nie zapamiętasz wszystkich szczegółów ze wszystkich spotkań.
Pamiętaj również, że w miarę możliwości warto postarać się, by na rozmowie była obecna jeszcze jedna osoba np. kierownik działu lub specjalista HR. On najlepiej zna specyfikę pracy na stanowisku, które chcesz obsadzić i z pewnością posłuży Ci radą i pomocą w trakcie rozmowy, a także dopyta kandydata o bardziej szczegółowe kwestie. Twój pomocnik powinien również zapoznać się z danym zgłoszeniem przed rozpoczęciem rozmowy.
Wprowadzenie
Z pewnością pamiętasz, jak wygląda rozmowa po tej drugiej stronie biurka, więc wiesz, jak wymagającym jest to zadanie. Należu więc zadbać o miłą atmosferę podczas spotkania i nie stresować dodatkowo kandydata. Na początek zaproponuj coś do picia, zapytaj, czy nie miał problemów z dotarciem, dodaj kilka neutralnych zdań od siebie – to pozwoli przełamać lody. Podziękuj mu również za przybycie (a także na końcu za rozmowę). Postaraj się, jeśli to tylko możliwe, by rozmowa była przeprowadzona w sali konferencyjnej lub pokoju wypoczynkowym, a nie przy biurku, jak podczas przesłuchania.
| |
PORADA |
Przedstawienie firmy i stanowiska
Podobnie jak w przypadku zamieszczania ogłoszenia, musisz zapoznać kandydata ze swoją firmą, wyjaśnić mu, czym się zajmuje i na jakim obszarze działa. W przypadku stanowiska będzie tak samo – opowiedz o wymaganiach, obowiązkach i korzyściach z pracy. Warto również zapytać samego kandydata, co już wie na temat firmy. Pamiętaj jednak, że jego wiedza nie zawsze będzie szczegółowa i będzie starał się udzielić bezpiecznej (nie zawsze szczerej) odpowiedzi, tak żeby nie popełnić gafy. Jeśli jednak wykaże choć odrobinę wiedzy w tym temacie, będzie to oznaczało jego wysoką motywację do pracy w Twojej firmie.
Właściwa rozmowa
Najwyższy czas przejść do kluczowej części całej rozmowy, czyli pytań zorientowanych na kompetencje. To z nich dowiesz się tak naprawdę, jakie doświadczenie i kwalifikacje ma kandydat oraz pomogą Ci one zweryfikować informacje zawarte w CV. Najbardziej interesujące Cię kwestie to nie tylko to, co kandydat robił do tej pory, ale również jak to robił. Weź poprawkę na to, że często rozmówcy koloryzują w kwestii wykonywanych przez siebie zadań. By wykazać, czy rzeczywiście mają kompetencje, postaraj się, by Twoje pytania były szczegółowe oraz dotyczyły konkretnych okoliczności, zachowań i przykładów.
Unikaj pytań ogólnikowych, takich jak np. „Co może Pan/i zaoferować naszej firmie?”, bo nie wniosą niczego nowego. Dodatkowo grożą tym, że zatrudnisz osobę, która najlepiej „się sprzedaje”, a niekoniecznie ma najwyższe kompetencje. Zwróć też uwagę na to, czy jego odpowiedzi są spójne i konkretne, czy nie odbiega od tematu. Ważnym aspektem jest również motywacja pracownika oraz dopasowanie jego oczekiwań rozwoju do tego, co może zaoferować mu Twoja firma.
| |
PORADA |
O co nie powinno się pytać?
- religia;
- orientacja seksualna;
- poglądy polityczne;
- plany macierzyńskie i matrymonialne;
- sytuację rodzinną i pochodzenie;
- stan zdrowia (jeśli stanowisko nie wymaga bardzo dobrego).
Zadania
Czysto teoretyczne pytania nie pozwolą Ci w pełni zweryfikować umiejętności kandydata. To umożliwią próbki pracy, takie jak rozwiązywanie konkretnych case’ów czy testów. Opracuj hipotetyczną sytuację, w jakiej może znaleźć się kandydat, kiedy obejmie stanowisko i poproś go o jej rozwiązanie. Przygotuj się również na ewentualne pytania z jego strony i różne możliwości rozstrzygnięcia.
Istnieje również możliwość przeprowadzenia tzw. Assessment Center, czyli wielowymiarowego procesu oceny kompetencji kandydata, w którym jest obserwowany przez zespół rekruterów. Najczęściej jest to zestaw kilku zadań, zbliżonych do sytuacji mających miejsce w pracy, sprawdzających pierwszą reakcję, radzenie sobie w różnych sytuacjach, rodzaj dobierania metod działania czy szybkość i słuszność podejmowanych decyzji.
AC możesz stosować również w odniesieniu do audytu personalnego już zatrudnionych pracowników, planowaniu szkoleń i awansów.
Czas dla kandydata
Twoja tura pytań i zadań minęła. Teraz czas dla Twojego rozmówcy. Można spodziewać się przede wszystkim pytań o warunki finansowe i socjalne. Na inne pytania również postaraj się odpowiedzieć rzetelnie, nie koloryzuj, bo możesz zrobić tak samo mylne wrażenie, jak on na Tobie, kiedy nie mówi całej prawdy.
Najczęstsze błędy rekruterów
Choć wiele się mówi o konieczności profesjonalnego podejścia do rozmowy kwalifikacyjnej, to wciąż zdarza się, że rekruterzy popełniają kardynalne błędy. Narażają one na szwank wizerunek firmy i mogą skończyć się odstraszeniem idealnego kandydata. Błędy zdarzają się nawet najlepszym, a przyczyną często jest rutyna i nieprzemyślane podejście. Oto najczęstsze z nich:
- Spóźnianie się – szanuj czas kandydata. Jeśli umawiasz się na konkretną godzinę, postaraj się być na czas.
- Brak przygotowania do rozmowy – jeśli nie wiesz nic o stanowisku, na które szukasz kandydata, ani o samych aplikantach, nie przeprowadzaj interview. Najgorsze, co może spotkać kandydata, to brak konkretów i odpowiedzi na pytania.
- Brak umiejętności aktywnego słuchania – nie chodzi wyłącznie o odpytywanie, ale o płynną rozmowę, która wymaga, by obie strony słuchały się nawzajem.
- Tendencyjne pytania – np. „Jaka jest największa pana/i wada”
Podsumowanie
Rozmowa kwalifikacyjna to bardzo ważny element każdej rekrutacji. Wywołuje u kandydatów silne emocje, przez co zapamiętuje się ją na długi czas. Warto przygotować się do takiej rozmowy, aby pierwsze spotkanie z firmą było dla kandydata miłym i rozwijającym doświadczeniem.
Dzięki tym emocjom mamy możliwość poznać kandydata znacznie lepiej i sprawdzić, jak reaguje na systuacje stresowe. A to pozwoli Ci podjąć decyzję, czy rzeczywiście chcesz z daną osobą pracować.
W kolejnej, ostatniej już części naszego kursu, zajmiemy się sprawami związanymi z ostatecznym zatrudnieniem kandydata. Podpowiemy, na co trzeba zwrócić uwagę i gdzie można popełnić bład.