Beata Konaszewska

- organizacja podróży służbowych Prezesa Zarządu – samodzielne wyszukiwanie lotów oraz rezerwacja biletów, hoteli, wynajem aut,
- rozliczanie delegacji oraz wydatków służbowych Prezesa Zarządu,
- współpraca z zewnętrznymi podmiotami (agencje graficzne, zakłady ubezpieczeń, agencje celne, ambasady – wyrabianie wiz),
- koordynacja zadań zleconych przez Prezesa lub Członków Zarządu,
- wsparcie „informacyjne” dla Prezesa Zarządu – wyszukiwanie i przesyłanie potrzebnych informacji,
- współpraca ze wszystkimi działami spółki,
- udział w spotkaniach Prezesa Zarządu – sporządzanie notatek ze spotkań,
- raportowanie, przygotowywanie zestawień, analiz i prezentacji,
- współpraca z korporacjami taksówkowymi, firmami kurierskimi, outsourcantami pocztowymi,
- kontrola kosztów administracyjnych biura,
- zarządzanie kalendarzem spotkań w tym organizacja spotkań wewnątrz i na zewnątrz firmy,
- organizacja targów za granicą,
- ścisła współpraca z biurem księgowym spółki, kancelarią notarialną oraz prawnikami,
- przygotowywanie sali konferencyjnej na spotkania Zarządu spółki.

- doradztwo z zakresu aranżacji wnętrz,
- wykonywanie wizualizacji (Sketchup),
- wykonywanie odręcznych rysunków perspektywicznych projektów,
- obliczanie zapotrzebowania danego materiału na określoną powierzchnię,
- stały kontakt z Klientem – udzielanie porad,

- organizacja obiegu dokumentów i właściwa ich rejestracja oraz archiwizacja,
- kontrola i nadzór wykonywanych prac na terenie siedziby spółki (firmy sprzątające, montaż mebli, wszelkie zlecone naprawy),
- redagowanie oraz publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych,
- analiza i selekcja aplikacji kandydatów,
- uczestniczenie w procesie rekrutacji na stanowisko sekretarki – nadzór oraz ocena pracy,
- kontakt z kluczowymi Klientami,
- nadzór nad dokumentacją księgową spółki – przekazywanie dokumentów do księgowości w określonym terminie,
- praca w programie brokerskim – wprowadzanie polis ubezpieczeniowych oraz wystawianie faktur na koniec miesiąca,
- windykacja należności.

Obowiązki na stanowisku Sekretarka:

- bieżąca obsługa recepcyjna firmy, udzielenie informacji o firmie, usługach
- odbieranie i łączenie rozmów telefonicznych,
- obsługa wszelkiej korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- przyjmowanie i obsługa gości,
- przygotowywanie codziennej ewidencji dokumentów przekazywanych do współpracujących firm zewnętrznych i urzędów,
- organizacyjne wsparcie biura,
- zarządzanie platformą online do zamówień art. biurowych oraz spożywczych dla biura.