Anna Modrzejewska

1. Przygotowywanie umów i zleceń przychodowych w oparciu o uzyskane informacje we współpracy z działem prawnym i księgowym oraz innymi komórkami firmy.
2. Przygotowywanie umów kosztowych.
3. Przyjmowanie faktur kosztowych, sprawdzanie pod względem merytorycznym, opisywanie, wprowadzanie w obieg.
4. Dbanie o realizację zamówień biurowych na rzecz Działu.
5. Aktywny udział w procesach związanych z realizowanymi działaniami.
6. Monitorowanie płatności za reklamy w Tygodniku Podlaskim.
7. Wykonywanie innych prac i obowiązków wynikających z doraźnych poleceń przełożonego i okresowych zastępstw za nieobecnych pracowników.

1. Prowadzanie spraw kadrowych, w tym:
a) Przygotowywanie, opracowywanie i nadzór nad kompletnością dokumentacji pracowniczej,
b) Ewidencja czasu pracy - w szczególności ewidencja i rozliczanie urlopów i innych nieobecności pracowniczych,
c) Nadzór nad prawidłowymi zapisami na liście obecności oraz weryfikacja ewidencji w programie OPTIMA,
d) Obsługa CRM pod kątem rozliczenia nieobecności pracowniczych
2. Kontrola terminów badań lekarskich pracowników w zakresie medycyny pracy, przygotowywanie skierowań na badania wstępne, okresowe i kontrolne.
3. Sporządzanie informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia pracowników i zmianach w ich zakresie.
4. Prowadzenie ewidencji szkoleń pracowniczych, ich organizacja oraz rozliczanie zgodnie z procedurą.
5. Organizacja prac przy przeprowadzaniu ocen pracowniczych, ich analiza i podsumowanie (tworzenie raportu z przeprowadzenia ocen okresowych).
6. Obsługa programu Benefit.
7. Ewidencja świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

1. Koordynacja współpracy z administratorem budynku.
2. Organizacja spotkań zewnętrznych Zarządu i posiedzeń organów Spółki.
3. Prowadzenie bieżących spraw biurowych:
a) przyjmowanie przychodzącej korespondencji,
b) rejestracja wysyłanej i otrzymywanej korespondencji,
c) wysyłanie korespondencji,
d) opracowywanie dokumentów do wysyłki.
3. Koordynacja współpracy z Poczta Polska, w tym nadzór nad aktualnością umów.
4. Obowiązki sekretarsko - asystenckie:
a) przygotowywanie dokumentacji na polecenie Zarządu,
b) prowadzenie bazy teleadresowej biura,
c) prowadzenie ewidencji niezębnych w pracy Biura Zarządu,
d) dokonywanie rezerwacji hoteli oraz połączeń lotniczych,
e) obsługa gości Prezesa,
f) prowadzenie i koordynacja prac zleconych przez Zarząd,
g) nadzór nad obiegiem dokumentów ( umowy, faktury, pisma kierowane do Zarządu) w Biurze Zarządu,
h) obsługa obiegu umów( weryfikacja kompletności umów i prawidłowości formalnej ich przygotowania do podpisów,
5. Prowadzenie zaopatrzenia biura w materiały biurowe oraz artykuły spożywcze.
6. Koordynacja współpracy z Administratorem budynku w zakresie spraw porządkowych i administracyjnych.
6. Opieka nad gośćmi Spółki.
7. Telefoniczna obsługa biura.
8. Sprawna obsługa komputerowa ( Word, Excel, internet).
9. Dbanie o estetyczny wygląd swojego stanowiska pracy.

1. Organizacja spotkań w szczególności z udziałem osób wchodzących w skład organów Spółki, Dyrektora Generalnego i Zarządu.
2. Obsługa korespondencji:
a) korespondencja wychodząca,
b) korespondencja przychodząca,
c) terminowe załatwianie korespondencji,
d) pełna obsługa przesyłek kurierskich,
e) nadzór nad kompletnością, przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji w biurze.
3. Dokumentacja i raporty:
a) przygotowywanie dokumentacji, w tym raportów na polecenie przełożonego oraz członków organów spółki,
b) prowadzenie bazy teleadresowej spółki,
c) prowadzenie ewidencji niezbędnych w pracy biura.
4. Zaopatrzenie Spółki w artykuły biurowe oraz artykuły spożywcze, dbałość o stała dostępność wskazanych powyżej artykułów.
5. Opieka nad gośćmi Spółki:
a) przyjmowanie gości,
b) powiadamianie pracowników o przybyciu gości,
c) obsługa spotkań z udziałem gości.
6. Telefoniczna obsługa biura.
7. Prowadzenie rejestrów i ewidencji na potrzeby Spółki.
8. Przyjmowanie i opisywanie faktur za zakupy artykułów biurowych i spożywczych, usługi pocztowe i kurierskie.
9. Sprawna obsługa komputerowa ( Word, Excel, Internet) oraz innego sprzętu biurowego.
10. Dbanie o estetyczny wygląd biura.
11. Kompetentne i uprzejme przyjmowanie interesantów.

1. Koordynowanie kalendarza i korespondencji oraz bieżących spraw administracyjnych.
2. Organizowanie spotkań i podróży służbowych, krajowych jak i zagranicznych:
a) przygotowanie podróży ( noclegi, transport itp.)
b) ustalenie najdogodniejszych połączeń komunikacyjnych i preferowanego środka transportu,
c) ustalenie ceny biletów i czasu oczekiwania na następne połączenie ( podróż lotnicza ), a także rezerwacja lub wykupienie biletu.
3. Kontrola i rozliczanie wydatków firmowych oraz pracowniczych.
4. Rozliczanie delegacji pracowniczych:
a) delegacje zagraniczne,
b) delegacje krajowe.
5. Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów korporacyjnych i informacji.