Anna Maloney

Kierownik Dzialu Exportu

-obsługa korespondencji (poczta, e-mail)
-dbałość o prawidłowość obiegu dokumentów i informacji, w tym ich segregowanie i archiwizacja
-obsługa i dbałość o sprawność urządzeń biurowych (centrala telefoniczna, fax, xero, sieć internet)
-obsługa gości i partnerów Stowarzyszenia podczas ich pobytu w Polsce
-prowadzenie kalendarza spotkań prezesa oraz bieżącej korespondencji w jego imieniu oraz w imieniu Stowarzyszenia
-pomoc koordynatorom w technicznej obsłudze realizowanych
projektów
-pełnienie obowiązków asystenta projektu „Prasa lokalna instrumentem demokratyzacji Ukrainy w kontekście standardów UE”, finansowanego z dotacji przyznanej przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP (Pomoc Zagraniczna 2009)
wykonywanie bieżących tłumaczeń na potrzeby Stowarzyszenia
monitoring wykorzystania i zakupy materiałów biurowych, spożywczych

• pozyskiwanie nowych klientów
• dbałość o klientów dotychczasowych
• bieżące negocjacje handlowe
• sporządzanie ofert
• kontakty z fabrykami, producentami polskimi i zagranicznymi w sprawie bieżących zapytań ofertowych
• samodzielne prowadzenie biura oraz koordynowanie jego pracy
• współpraca z firmą księgową
• dbałość o sprawną współpracę z firmami usługowymi
• sporządzanie faktur oraz dokumentów dla agencji celnej
• zorientowanie na potrzeby klienta
• dopełnienie wszelkich formalności dla pozyskania dofinansowania targów przez Ministerstwo Gospodarki
• sporządzanie raportów kasowych; przygotowywanie zestawienia dokumentacji dla księgowości
• przeprowadzanie akcji marketingowych

• nadzór pracy sekretariatu Prezesa – cudzoziemca,
koordynowanie agendy Prezesa,
• umawianie i kontrolowanie spotkań według skali priorytetów,
• zarządzanie hierarchią informacji przypływających do Prezesa,
• sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych informacji,
• monitorowanie rozmów telefonicznych, przejmowanie wyznaczonych interesantów,
• odpowiednią organizację pracy w kontaktach z licznymi interesantami,
• organizacja i dbałość o pracę biura,
• dbałość o stałą sprawność środków pracy,
• stworzenie bazy danych kierowców w poszczególnych województwach,
• wysłanie zapytań ofertowych,
• nadzór nad procesem rekrutacyjnym (umawianie kandydatów na spotkania),
• organizacja spotkań,
• nadzór nad obiegiem dokumentów i informacji w firmie oraz prowadzenie korespondencji firmy,
• bieżąca obsługa administracyjno-biurowa,
• segregacja dokumentów finansowych, rejestracja przepływu faktur,
• korespondencja z ZUS.